Tally.ERP9 Tutorial

Group Setup

একটি কোম্পানি ফাইল তৈরি করার পরপরই এর চার্ট অফ একাউন্টস্‌ তৈরি করতে হয়। আর এই চার্ট অফ একাউন্টস্‌ কতগুলো Group, Sub-Group এবং Ledger এর সমন্বয়ে তৈরি করা হয়ে থাকে। প্রতিটি Group একাউন্টস্‌ এর চারটি ন্যাচার (Assets, Liabilities, Income and Expenses) এর ভিত্তিতে তৈরি হয়ে থাকে। ট্যালিতে ২৮টি প্রি-ডিফাইন Group এবং ২টি Ledger দেয়া আছে। এই প্রি-ডিফাইন Group এবং Ledger সমূহ কখনো মুছে ফেলা যাবে না। তবে এগুলোর নাম পরিবর্তন করা যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Group তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally--> Accounts Info.--> Groups--> Create--> নিম্নের Group Creation স্ক্রিন দেখতে পাবেন।

Name: এই ফিল্ডে Group এর নাম লিখুন (যেমনঃ Selling & Distribution Expenses) এবং Enter বাটন প্রেস করে Alias ফিল্ডে আসুন।

Alias: কোন কোন প্রতিষ্ঠান Group-এর কোড (যেমনঃ 4000-03) ব্যবহার করে থাকেন। এই ফিল্ডে Group-এর কোড লিখতে পারেন। এখানে কোড না লিখে Enter বাটন প্রেস করে Under ফিল্ডে আসুন।

Under: এই ফিল্ডে কারসার আসা মাত্রই ডানে Group-এর তালিকা দেখতে পাবেন। উপরোক্ত Group-টিকে যদি অন্য Group-এর Sub-Group হিসেবে রাখতে চান তবে, তালিকা হতে Group সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন। আর যদি এটি কোন Group-এর অধীনে না রাখতে চান তবে Primary সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন ।

Nature of Group: যদি Under ফিল্ডে Paimary সিলেক্ট করেন তবে, এই অপশনটি চলে আসবে এবং পাশে Nature-এর তালিকা দেখতে পাবেন। এখানে তালিকা হতে Nature-এর নাম (যেমনঃ Expenses) সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন।

Does it affect gross profits: উপরোক্ত Group-টিকে যদি মোট মুনাফায় affect করাতে চান তাহলে Yes করুন। তবে এখানে No রাখা হয়েছে। এর পরবর্তী অপশন সমূহ উপরোক্ত স্ক্রিনের মত রেখে Enter প্রেস করুন এবং শেষে Accept স্ক্রিন আসলে Y অথবা Enter বাটন প্রেস করে Group টি সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ A + G + C

প্রশ্নঃ কিভাবে Group দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally--> Accounts Info.--> Groups--> Display--> Group-এর তালিকা দেখতে পাবেন। যদি কোন Group-এর ডিটেইল দেখতে চান তবে উক্ত Group টিকে সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন। Group Display স্ক্রিন দেখতে পাবেন।

শর্টকাট কীঃ A + G + D

প্রশ্নঃ কিভাবে Group পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally--> Accounts Info.--> Groups--> Alter--> Group-এর তালিকা দেখতে পাবেন। যে Group-টিকে পরিবর্তন করতে চান, তালিকা হতে উক্ত Group টিকে সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন। Group Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন এবং শেষে Accept স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Y অথবা Enter বাটন প্রেস করে Group-টিকে পুনরায় সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ A + G + A

প্রশ্নঃ কিভাবে Group মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally--> Accounts Info.--> Groups--> Alter--> Group-এর তালিকা দেখতে পাবেন। যে Group-টিকে মুছে ফেলতে চান, তালিকা হতে উক্ত Group টিকে সিলেক্ট করে Enter বাটন প্রেস করুন। Group Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। Alt+D প্রেস করুন অথবা স্ক্রিনের নিচের বাটন বারে D:Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Y অথবা Enter বাটন প্রেস করুন Group-টি মুছে যাবে। এখানে উল্লেখ্য যে, যদি কোন Group-এর অধীনে অন্যকোন Sub-Group অথবা Ledger থাকে অথবা যদি প্রি-ডিফাইন Group হয়ে থাকে তবে সেটি মুছে ফেলা যাবে না।

শর্টকাট কীঃ A + G + A