Banner

QuickBooks Tutorial

সকল প্রশংসা মহান রাব্বুল আলামীনের জন্যে যার অশেষ রহমতে সেলফ লার্নিং গাইড ফর “কুইকবুকস” গাইডটি লেখার সুযোগ হয়েছে। এটি কুইকবুকস এন্টারপ্রাইজ সল্যুশনস ২০১৮ এর আলোকে লেখা হয়েছে। বর্তমানে বাংলাদেশের অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানের হিসাব সমূহ সফটওয়্যারে মেইনটেইন করার প্রবনতা বেড়েছে। বাজারে বেশ কয়েকটি একাউন্টিং সফটওয়্যার রয়েছে যার মধ্যে কুইকবুকস একটি। যারা হিসাব সেকশনে ক্যারিয়ার গড়তে আগ্রহী তাদের অবশ্যই ই আর পি সফটওয়্যার সম্পর্কে ধারনা রাখা প্রয়োজন। আপনারা এই বইটির মাধ্যমে “কুইকবুকস সম্পর্কে” সম্পর্কে অবশ্যই ধারনা অর্জন করবেন। ইনশাআল্লাহ।

কুইকবুকস হলো একটি একাউন্টিং, ইনভেন্টরী অ্যান্ড পে-রোল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। এটি ১৯৮৩ সালে যুক্তরাষ্ট্রের “Intuit Inc.” কোম্পানি QuickBooks সফটওয়্যারটি বাজারে নিয়ে আসে। প্রথমে এটি যুক্তরাষ্ট্রের মধ্যে চলতে থাকে এবং ধীরে ধীরে সারা বিশ্বে এটির ব্যবহার বাড়তে থাকে। আমাদের দেশেও এর গ্রহনযোগ্যতা অনেক বেশী। বর্তমানে প্রায় ৫০ লাখেরও বেশী ব্যবহারকারী রয়েছে।

কুইকবুকস সফটওয়্যারে কোন হিসাব কোড ছাড়াই হিসাব সংরক্ষণ করা যায়। অনেক একাউন্টিং সফটওয়্যার রয়েছে যেখানে নিউমেরিক হিসাব কোডের মাধ্যমে হিসাব সংরক্ষণ করা হয়ে থাকে। কুইকবুকস-এ কোন কোডের ঝামেলা ছাড়াই অর্থবহ বাক্যের মাধ্যমে হিসাব রাখা যায়।

QuickBooks-এর চারটি ভার্সন রয়েছে। ১) US ভার্সন, ২) Canadian ভার্সন, ৩) UK ভার্সন, ৪) Australian ভার্সন। প্রতিটি ভার্সনের একাউন্টিং এবং ইনভেন্টরী ফিচার সমূহ একই রকম। শুধুমাত্র পে-রোল ফিচার সমূহ ভিন্ন ভিন্ন। তবে আমাদের দেশে এই পে-রোল অপশনটি কার্যকরী নয়। QuickBooks Edition: কুইকবুকস-এর চারটি এডিশন রয়েছে। ১) Easy Start এডিশন, ১) Pro এডিশন, ১) Premier এডিশন, ১) Enterprise Solutions এডিশন। এই গাইডটিতে অধিকাংশ অ্যাপ্লিকেশন ধাপে ধাপে তুলে ধরা হয়েছে। এই গাইডটিকে উন্নত করার জন্য আপনাদের সহযোগিতা আমাদের কাম্য।


কোম্পানি ফাইল তৈরিকরন প্রক্রিয়া

Go to --> File Menu --> New Company --> Business set up quickly স্ক্রিন দেখতে পাবেন

Detail Start বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের EasyStep Interview স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি যেই কোম্পানির হিসাব রাখতে চান সেই কোম্পানির তথ্যসমূহ লিপিবদ্ধ করুন।

Company Name:যে কোম্পানির হিসাব সংরক্ষণ করতে চান এখানে সেই কোম্পানির নাম লিখুন। যেমনঃ National Traders Limited

Legal Name:কোম্পানির লিগ্যাল বা রেজিস্টার নাম লিখুন।

Tax ID: ট্যাক্স আই ডি লেখার প্রয়োজন নেই। বাংলাদেশের ট্যাক্স আই ডি গ্রহণ করবে না।

Street Address: কোম্পানির পুরো ঠিকানা লিখুন।

City: শহরের নাম লিখুন। তবে ষ্ট্রীট এড্রেসেই দিতে পারেন।

State: প্রয়োজন নেই।

Country: ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে other অপশনটি সিলেক্ট করুন।

Phone: কোম্পানির ফোন নাম্বারটি লিখুন। না থাকলে ট্যাব চেপে পরবর্তী ফিল্ডে যান।

Fax: কোম্পানির ফ্যাক্স নাম্বারটি লিখুন। না থাকলে ট্যাব চেপে পরবর্তী ফিল্ডে যান।

E-mail Address: কোম্পানির ই-মেইল আই ডি লিখুন।

Website: কোম্পানির ওয়েব সাইট আই ডি লিখুন। উপরোক্ত তথ্যসমূহ সঠিকভাবে দেয়ার পর Next বাটনে ক্লিক করুন। Select your Industry স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Tax ID:

এখানে কোম্পানির ধরনটি নির্বাচন করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের পরিচালনা বিষয়ের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনার কোম্পানিটি কি এক মালিকানা নাকি অংশীদারি কারবার তা রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের Fiscal Year Starting স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

এখানে ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে বছরের শুরুর মাসটি সিলেক্ট করুন। এবং Next বাটনে ক্লিক করুন নিম্নের এ্যাডমিনিস্ট্রেটর পাসওয়ার্ড স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Administrator Password: এখানে আপনার পাসওয়ার্ড লিখুন।

Retype password: পুনরায় পাসওয়ার্ড লিখুন। Next বাটনে ক্লিক করুন নিম্নের কোম্পানি ফাইল তৈরীর স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Next বাটনে ক্লিক করুন নিম্নের কোম্পানি ফাইল সেভ লোকেসন স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে অটোমেটিকভাবে সেইভ ইন কোম্পানি ফাইল চলে আসবে। আপনারা চাইলে অন্যকোন নামেও সেইভ করতে পারেন। Save বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের সেইভ প্রোগ্রেস স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে খানিকটা সময় নিবে। এর পর নিম্নের স্ক্রিনটি দেখাবে।

এই কোম্পানি কি বিক্রয় করবে, কখন, কিভাবে কাস্টমাররা পরিশোধ করবে এ ধরনের ফ্লো চার্ট দেখাবে। Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিন দেখতে পাবেন।

এই কোম্পানি কি বিক্রয় করবে? Both service and products রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি বিক্রয় ট্যাক্স চার্জ করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি এখানে কোটেশন তৈরি করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি বিক্রয়ের পূর্বে কাস্টমারদের অর্ডার মেইন্টেন করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি বিলের সাথে স্টেটমেন্ট ব্যাবহার করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি কাজের অগ্রগতির উপর ভিত্তি করে ইনভয়েস মেইন্টেন করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি Due বিলের স্টেটমেন্ট ব্যাবহার করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি ইনভেন্টরীর ট্রেকিং ব্যাবহার করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কি ট্রেকিংটাইম ব্যাবহার করবেন? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনার কোম্পানিতে কি কর্মী রয়েছে? Yes রেডিও বাটন সিলেক্ট করে কতজন রয়েছে তা চেক বক্সে সেলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কবে থেকে বুক্স্ অফ একাউন্টস্ মেইন্টেইন্স করতে চান তা দ্বিতীয় রেডিও বাটন সিলেক্ট করে তা তারিখ ফিল্ডে লিখে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

এটি একটি নমুনা ডিফল্ট চার্ট অফ একাউন্টস যে একাউন্টস সমূহ লাগবে তা সিলেক্ট করে Next বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

আপনি কোম্পানি তৈরির পুরো প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হয়েছে Go to Setup বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

Continue বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

Start Working বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

Esc বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের Home স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন

এখান থেকে আপনি কোম্পানির কার্যক্রম শুরু করবেন।


চার্ট অফ একাউন্টস্

একটি কোম্পানী ফাইল তৈরী করার পরে আপনাকে Chart of Accounts বা List of Ledger তৈরী করতে হবে । আমরা জানি, হিসাব এর Nature বা ধরন সমুহ চার ভাগে বিভক্ত- Income বা আয়, Expense বা ব্যয়, Assets বা সম্পদ, Liability বা দ্বায়। QuickBooks সফটওয়্যারে এই চারটি ধরন এর উপর ভিত্তি করে একটি Default Chart of Accounts তৈরী করা আছে। এই Chart of Accounts ১৬টি Accounts Types এর সমন্ময়ে গঠিত। যা নিম্নে দেয়া হলো।

Income বা আয়ঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠান তার কার্যকলাপের প্রকৃতির উপর নির্ভর করে আয় সমূহ আয় সমুহের খাত নির্ধারণ করে থাকে। উদাহরণ হিসেবে বলা যেতে পারে, স্কুল বা কলেজ একটি সেবামূলক প্রতিষ্ঠান। এখানে সাধারণত এ্যাডমিশন ফিস, টিউশন ফিস, এক্সাম ফিস হলো আয়ের প্রধান খাত আবার একটি ট্রেডিং প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে গুডস্ সেলস্ বা পণ্য বিক্রয় হলো প্রধান খাত। তাই এখানে প্রতিষ্ঠানের ধরণ অনুসারে প্রকৃত আয়ের খাতসমুহ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

Other Income বা পরোক্ষ আয়ঃ যে আয় সাধারনত প্রতিষ্ঠানের প্রত্যক্ষ আয়ের সাথে জরিত নয় অর্থাৎ সরাসরি ব্যবসায়িক লেনদেনের সাথে জরিত নয় তাকে পরোক্ষ আয় বলা হয়। পরোক্ষ আয়ের সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Type এর অধীনে হবে। যেমনঃ Bank Interest বা ব্যাংক হতে প্রাপ্ত সুদ।

Cost of Goods Sold বা বিক্রিত পণ্যের ব্যয়ঃ একে প্রত্যেক্ষ খরচও বলা হয়ে থাকে। কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সকল খরচ সমূহ পণ্যের সাথে জড়িত তাকেই প্রত্যেক্ষ খরচ বলা হয়ে থাকে। যেমনঃ Goods Purchase, Cost of Material, Cost of Labour, Shipping, Freight and Delivery ইত্যাদি।

Expense বা খরচঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠান তার অফিস ব্যয় নির্বাহের জন্য যে খাত সমূহ ব্যবহার করে থাকে সে খাত সমূহ এই টাইপ বা ক্যাটাগরির অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যেমনঃ Legal Expenses, Travel Expenses, Office Supplies, Meeting Expenses ইত্যাদি। এদেরকে প্রশাসনিক খরচও বলা হয়ে থাকে।

Other Expenses বা অন্যান্য খরচঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সকল খরচ সমূহ ব্যবসায়ের সাথে সরাসরি সম্পর্কযুক্ত নয় সে সকল খরচ সমূহ এই টাইপ বা ক্যাটাগরির অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। যেমনঃ Corporation Tax, Bank Charge ইত্যাদি।

Fixed Assets (Mejor Purchase) স্থায়ী সম্পত্তিঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানেরই কম বেশি স্থায়ী সম্পত্তি রয়েছে। সাধারণত যে সম্পত্তির উপর অবচয় ধার্য করা হয় তাদেরকেই স্থায়ী সম্পত্তি হিসাবে বিবেচনা করা হয়ে থাকে। ব্যতিক্রম শুধু ভূমির ক্ষেত্রে। যেমনঃ Furniture & Fixtures, Office Equipments, Land & Buildings, Plant & Machinery ইত্যাদি। এ ধরনের লেজার সমূহ এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

Accounts Receivable বা বিবিধ দেনাদারঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠান অন্য কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট কোন পণ্য বিক্রয় করা হলে পণ্য গ্রহনকারী প্রতিষ্ঠানটিকে ক্রেতা হিসাবে বিবেচনা করা হয়ে থাকে। কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সমস্থ পণ্য গ্রহনকারী প্রতিষ্ঠান রয়েছে তাদের সমষ্টিকে একাউন্টসের ভাষায় Accounts Receivable বলা হয়ে থাকে। কুইকবুকস্-এ এদেরকে Customer অপশন থেকে অন্তর্ভুক্ত করতে হয়।

Other Current Assets বা অন্যান্য চলতি ব্যয়ঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে ছোটখাটো খরচ বাবদ অথবা বেতন বাবদ অগ্রীম অর্থ প্রদান করা হয়ে থাকে যা স্বল্প সময়ের মধ্যে সমন্বয় করা হয়ে থাকে তাদেরকে এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে।

Other Assets: কুইকবুকস্-এ আদার এসেটস্ আর একটি টাইপ। প্রতিষ্ঠান অনেক সময় সিকিউরিটি ডিপোজিট, নোটস্ রিসিভেবল ইত্যাদি বাবদ অর্থ প্রদান করে থাকে। সাধারণত এই টাইপের লেজার সমূহ এর অধীনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে।

Bank: এই টাইপটিকে সাধারণত আমরা Cash & Cash Equivelant হিসাবে বিবেচনা করে থাকি। অর্থাৎ কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সমস্থ ব্যাংক হিসাব যেমন-চলতি হিসাব, সঞ্চয়ী হিসাব ইত্যাদি রয়েছে সেগুলোকে এর অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এমনকি Petty Cash ও এই টাইপে রাখতে হবে।

Loan বা ঋণঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তা ব্যবসা পরিচালনায় যেমন-ইনভেন্টরী, ইকুইপমেন্টস অথবা কার্যকরী মূলধনের জন্য স্বল্পমেয়াদী ঋণ গ্রহণ করে থাকেন। এই ঋণ হিসাব সমূহকে আলাদা একাউন্টস হিসাবে এই টাইপে সংরক্ষণ করতে হয়।

Credit Card: এই টাইপটিও প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি ঋণ হিসাব। এখানে প্রতিষ্ঠান একটি নির্দিষ্ট পরিমানে লোন গ্রহণ করতে পারেন। যদি প্রতিষ্ঠানের কোন ক্রেডিট কার্ড করা হয় তবে এখানে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

Equity বা মূলধনঃ মূলধন হলো মালিকের সম্পদ বা ব্যবসায় বিনিয়োগ করাকে বুঝানো হয়ে থাকে। সাধারণত যারা ব্যবসায় বিনিয়োগ করে থাকেন তাদেরকে মালিক বা শেয়ার হোল্ডার বলা হয়ে থাকে। প্রতিটা শেয়ার হোল্ডারের নাম এই টাইপের অধীনে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

Accounts Payable বা বিবিধ পাওনাদারঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠান অন্য প্রতিষ্ঠানের নিকট থেকে কোন পণ্য ক্রয় করা হলে পণ্য সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানটিকে বিক্রেতা হিসাবে বিবেচনা করা হয়ে থাকে। কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সমস্থ পণ্য সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান রয়েছে তাদের সমষ্টিকে একাউন্টসের ভাষায় Accounts Payable বলা হয়ে থাকে। কুইকবুকস্-এ এদেরকে Vendors অপশন থেকে অন্তর্ভুক্ত করতে হয়।

Other Current Liability বা অন্যান্য চলতি দ্বায়ঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে বিক্রয় জনিত ট্যাক্স, প্রদেয় বেতন ভাতা, প্রদেয় ইউটিলিটি বিল ইত্যাদি প্রভিশন করতে হয়। প্রভিশনের এই খাতসমুহ এই টাইপের অধীনে অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে।

Long Term Liability বা দীর্ঘমেয়াদী দ্বায়ঃ প্রতিষ্ঠান অনেক সময় ঋণপত্রের মাধ্যমে লোন গ্রহণ করে থাকে এবং এক বছরের অধিক মেয়াদে পরিশোধ করে থাকে। এ ধরনের লোন সমূহকে দীর্ঘমেয়াদী লোন বলা হয়ে থাকে। এ ধরনের খাত সমূহ এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে।


লেজার তৈরি করন, পরিবর্তন ও মুছেফেলা প্রক্রিয়া

লেজার হলো হিসাবের প্রান। আমরা প্রতিটি লেনদেনকে লেজারের মাধ্যমে সম্পন্ন করে থাকি। তাই এই লেজার তৈরীর ক্ষেত্রে সাবধানতা অবলম্বন করতে হবে। কোন ইনকাম টাইপের লেজার লাইবিলিটি টাইপে অথবা এক্সপেন্স টাইপের লেজারকে অ্যাসেট টাইপে অন্তর্ভুক্ত করা যাবে না।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি লেজারকে অন্তর্ভুক্ত করা যায়?

Go to List Menu --> Chart of Accounts --> Chart of Accounts স্ক্রিন দেখতে পাওয়া যাবে।

এখানে Account ড্রপ ডাউন ক্লিক করে New অপশন সিলেক্ট করুন। Choose Account Type স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে Account Type সিলেক্ট করে Continue বাটনে ক্লিক করুন। Ad New Account স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Account Type বা হিসাব টাইপঃ Choose Account Type স্ক্রিনে আমরা যে টাইপটি সিলেক্ট করা হয়েছিল তা এখানে দেখাচ্ছে। তবে ইচ্ছে করলে হিসাব টাইপটি পরিবর্তন করা যায়।

Account Name বা লেজার নামঃ এখানে প্রকৃত লেজার বা খতিয়ানের নাম লিখুন। যেই লেজারের মাধ্যমে লেনদেন করা হবে। যেমনঃ এখানে Goods Sales নামের একটি লেজার তৈরি করা হয়েছে।

Subaccount of বা সাব একাউন্ট টাইপঃ আমরা বেশিরভাগ সময়ে হিসাব সমূহকে বিভিন্ন সেগমেন্ট-এ ভাগ করে থাকি। নিচের উদাহরণটি দেখলে ভালভাবে বুঝতে পারবেন-

উপরে দেখা যাচ্ছে যে ইনকাম হলো মূল একাউন্ট টাইপ Product Income এবং Service Income সাব একাউন্ট টাইপ। যদি এই লেজারটিকে কোন সাব একাউন্ট টাইপের অধীনে রাখতে চান তবে Subaccount of চেক বক্সে ক্লিক করতে হবে এবং ড্রপ ডাউন বাটনটি একটিভ হয়ে যাবে। সেখান থেকে সাব একাউন্ট টাইপ সিলেক্ট করে দিতে পাবেন।

Description বা বর্ণনাঃ এই লেজারের মাধ্যমে কি ক্রিয়াকলাপ করা হবে তা লিখে রাখতে পারেন।

Note: যদি এই লেজারটি কোন বিশেষ কোন বিশেষ ইঙ্গিত বহন করে তবে তা লিখে রাখতে পারেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, যখন কোন লেজার অন্তর্ভুক্ত করবেন তখন লেজারের একাউন্ট টাইপ অনুসারে কিছু ভিন্ন ভিন্ন অপশন আসতে পারে। সাধারণত যে অপশন সমূহ আসতে পারে তা নিম্নে আলোচনা করা হলোঃ

Currency বা মুদ্রাঃ যখন Bank একাউন্ট টাইপ সিলেক্ট করা হবে তখন এই অপশনটি দেখতে পাবেন। ব্যাংক একাউন্ট লেজার তৈরি করা হলে সেটি কোন মুদ্রায় পরিচালিত করা হবে তা এই অপশনটির মাধ্যমে সেটআপ করতে হবে।

Bank Acc No. ব্যাংক হিসাব নাম্বারঃ এটি একটি অপশনাল ফিল্ড। উপরে যে একাউন্ট নেইম ফিল্ডটি রয়েছে সেটিতে লিখলেই চলে। এটিতেও পুনরায় লিখতে পারেন তাতে রিপোরটিং এর ক্ষেত্রে সুবিধে পাওয়া যাবে।

Routing No. রাউটিং নাম্বারঃ প্রতিটি ব্যাংক একাউন্টের একটি ইউনিক রাউটিং নাম্বার থাকে যাতে করে বৈদেশিক মুদ্রা আদানের ক্ষেত্রে প্রয়োজন হয়।

Enter Opening Balance: যখন কোন ব্যাংক একাউন্ট অথবা নন রেভিনিউ টাইপ সিলেক্ট করা হয় তখন এই অপশনটির প্রয়োজন হতে পারে। এই অপশনের দ্বারা প্রারম্ভিক ব্যালেন্স বসানো হয়। এই বাটনে ক্লিক করলে আর একটি স্ক্রিন আসবে। সেখানে Statement Ending Balance এবং Statement Ending Date সেটআপ করবেন।

Remind me to orders checks when I reach check number: এই অপশনের মাধ্যমে কুইকবুকস্-এ একাধিক চেক বই এবং নাম্বার সেট করা যায় যার ফলে চেকের মাধ্যমে পেমেন্টের সময় অটোমেটিকভাবে চেক নাম্বার সমূহ চলে আসে যা রি-কন্সিলিশনে সুবিধে হয়।

Credit Card Acc No.: যখন Credit Card একাউন্ট টাইপ সিলেক্ট করা হবে তখন এই অপশনটি দেখতে পাবেন। এটি একটি অপশনাল ফিল্ড। উপরে যে ক্রেডিট কার্ড একাউন্ট নেইম ফিল্ডটি রয়েছে সেটিতে লিখলেই চলে। এটিতেও পুনরায় লিখতে পারেন তাতে রিপোরটিং এর ক্ষেত্রে সুবিধে পাওয়া যাবে।

উপরোক্ত ফিল্ড সমূহ প্রয়োজন অনুসারে পুরন করে Save & Close অথবা Save & New বাটনে ক্লিক করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি লেজারকে পরিবর্তন করা যায়?

অনেক সময় লেজারের বানান ভুল হয়ে থাকে অথবা লেজারের টাইপ নির্ধারণ ভুল হয়ে থাকে তাই উক্ত লেজারকে পরিবর্তন করা প্রয়োজন পড়ে। তা কিভাবে একটি লেজারকে পরিবর্তন করা যায় তা আমরা জানব।

Go to List Menu --> Chart of Accounts --> Chart of Accounts স্ক্রিন দেখতে পাওয়া যাবে। আপনি যে লেজারটি পরিবর্তন করতে চান সেটি সিলেক্ট করে Account ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Edit Account অপশন সিলেক্ট করুন। Edit Account স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে আপনার লেজারটিকে যেকোন পরিবর্তন করে Save & Close বাটনে ক্লিক করুন। আপনার লেজারটি পরিবর্তন হয়ে যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি লেজারকে মুছে ফেলা যায়?

অনেক সময় দেখা যায় লেজার তৈরি করা হয়েছে কিন্তু ব্যবহার করা হয় নাই অথবা এই লেজারের ব্যবহারের প্রয়োজনীয়তা নেই অর্থাৎ অব্যবহৃত অবস্থায় পরে রয়েছে তাই আপনি এই লেজারটিকে তালিকা হতে মুছে ফেলতে চান। কিভাবে একটি লেজারকে মুছে ফেলা যায় তা আমরা জানব।

Go to List Menu --> Chart of Accounts --> Chart of Accounts স্ক্রিন দেখতে পাওয়া যাবে। আপনি যে লেজারটি পরিবর্তন করতে চান সেটি সিলেক্ট করে Account ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Delete Account অপশন সিলেক্ট করুন। Delete Account স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে আপনাকে নিশ্চিত হওয়ার জন্য একটি ম্যাসেজ দিচ্ছে। OK বাটনে ক্লিক করুন। আপনার লেজারটি মুছে যাবে। তবে এই লেজারে যদি কোন লেনদেন হয়ে থাকে তবে প্রথমে সেই লেনদেন অন্য কোন লেজারে স্থানান্তর করতে হবে অথবা মুছে ফেলতে হবে। অন্যথায় লেজারটিকে মুছে ফেলা যাবে না।

কোন একটি প্রতিষ্ঠান অন্য কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট কোন দ্রব্য বা সেবা গ্রহন করা হলে দ্রব্য বা সেবা সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানটিকে বিক্রেতা হিসাবে বিবেচনা করা হয়ে থাকে। কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সমস্থ সরবরাহকারী রয়েছে তা প্রথমে তালিকাভুক্তি করা হয়ে থাকে। এদেরকে অন্য ভাষায় সাপ্লায়ার, একাউন্টস পেয়াবল বলা হয়ে থাকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একজন ভেন্ডর বা বিক্রেতাকে অন্তর্ভুক্ত করা হয়ে থাকে?

মেনুবার হতে Vendors অপশনটি সিলেক্ট করুন অথবা ক্লিক করুন। নিম্নের ভেন্ডর সেন্টার উইন্ডোটি দেখতে পাবেন।

এখানে New Vendor অপশনে ক্লিক করুন। এখানে New Vendor অপশনে ক্লিক করুন। করুন। নিম্নের New Vendor উইন্ডোটি দেখতে পাবেন।

Vendor Name: যার নিকট হইতে পণ্য ক্রয় করেন অথবা করবেন উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন। যেমন-Global Computers Limited.

Opening Balance: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি কোন প্রারম্ভিক জের থাকে তবে তা উল্লেখ করুন।

As of: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের প্রারম্ভিক জেরের তারিখ সেট করুন।

Company Name: যার নিকট হইতে পণ্য ক্রয় করে থাকেন উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন। যেমন-Global Computers Limited

Full Name: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম লিখুন। যাহাতে কোম্পানির প্রয়োজনে তাঁর সাথে যোগাযোগ করা যায়। যেমন- Mr. Mahbubur Rahman.

Job Title: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির পদবী উল্লেখ করুন। যেমন- Operation Manager

Main Phone: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ফোন নাম্বার লিখুন। যেমন- 02-8769696

Work Phone: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের অন্য বা রিসিপ্সনের ফোন নাম্বার লিখুন। যেমন- 02-8976578

Mobile: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির মোবাইল নাম্বার লিখুন। যেমন- 01735-807005

Fax: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি কোন ফ্যাক্স নাম্বার থাকে তবে লিখুন। যেমন- 02-9876578 যদি থাকে।

Main Email: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ইমেইল আই ডি লিখুন যার মাধমে যে কোন ধরনের রিপোর্ট আদান প্রদান করা যায়। যেমন- info@gcl.com

CC Email: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যে কোন ধরনের রিপোর্ট যদি কাউকে কপি দিতে হয় তবে সি সি ইমেইল আই ডি লিখুন। যেমন- info@gcladmin.com

Website: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ওয়েব সাইট যদি থাকে তবে তার আই ডি লিখুন। যেমন- www.gcl.com

Other 1: সরবরাহকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য যোগাযোগ নাম্বার যদি থাকে তবে তা লিখুন।

Billed From: সরবরাহকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের বিলিং ঠিকানা লিখুন।

Shipped From: সরবরাহকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের শিপিং ঠিকানা লিখুন।

Payment Setting: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের বিল বা অন্যান্য যে কোন পরিশোধের বিবরণী সমূহ লিপিবদ্ধ করুন।

Accounts No: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানকে বিল বা যে কোন ধরনের পরিশোধের জন্য তাদের ব্যংক হিসাব নাম্বার লিখুন।

Payment Term: বিল পরিশোধ ক্যাশ-এ প্রদান করা হবে নাকি চেকে প্রদান করা হবে অথবা যে কোন শর্ত থাকলে তবে তা সিলেক্ট করুন অথবা নতুন করে লিখুন।

Credit Limit: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের সাথে কোন ক্রেডিট লিমিট বা বাকীতে ক্রয়ের সীমা থাকলে তা উল্লেখ করুন।

Belling Rate Level: যদি কোন বিলিং রেট লেভেল থাকে তবে তা উল্লেখ করুন। তবে এখানে তেমন প্রয়োজন নেই।

Print Name on Check As: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানকে কোন চেক প্রদান করা হলে তা কি নামে লেখা হবে তা উল্লেখ করুন।

Vendor Tax ID: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি ট্যাক্স আই ডি থাকে তবে তা উল্লেখ করুন।

Additional Info:

Vendor Type: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠান কোন্ টাইপের তা সিলেক্ট করুন। এবার Ok বাটনে ক্লিক করে আপনার ভেন্ডরকে তালিকাভুক্ত করুন।

কোন একটি প্রতিষ্ঠান অন্য কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট কোন পণ্য বিক্রয় করা হলে পণ্য গ্রহনকারী প্রতিষ্ঠানটিকে ক্রেতা হিসাবে বিবেচনা করা হয়ে থাকে। কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সমস্থ পণ্য গ্রহনকারী প্রতিষ্ঠান রয়েছে তাদের প্রথমে তালিকাভুক্ত করতে। এদেরকে সমষ্টিকে একাউন্টসের ভাষায় রিসিভেবল বলা হয়ে থাকে।

প্রশ্নঃ কুইক বুকস্ কিভাবে একজন ক্রেতাকে অন্তরভুক্ত করা হয়ে থাকে?

মেনুবার হতে কাস্টমারস্ অপশনটি সিলেক্ট করুন অথবা ক্লিক করুন। কাস্টমার সেন্টার উইন্ডোটি দেখতে পাবেন।

এখানে নিউ কাস্টমার এন্ড জব অপশনে ক্লিক করুন। এখানে নিউ কাস্টমার অপশনে ক্লিক করুন। করুন। নিম্নের নিউ কাস্টমার উইন্ডোটি দেখতে পাবেন।

CUSTOMER NAME: যার নিকট পণ্য বিক্রয় করেন অথবা করবেন উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন। যেমন- Syscon Technology Limited.

OPENING BALANCE: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি কোন প্রারম্ভিক জের থাকে তবে তা উল্লেখ করুন।

AS OF: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের প্রারম্ভিক জেরের তারিখ সেট করুন।

Address Info: এখানে পণ্য ক্রয়কারীর ঠিকানার তথ্যসমূহ সেটআপ করুন।

COMPANY NAME: যার নিকট পণ্য বিক্রয় করে থাকেন উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের নাম লিখুন। যেমন-Syscon Technology Limited.

FULL NAME: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম লিখুন। যাহাতে কোম্পানির প্রয়োজনে তাঁর সাথে যোগাযোগ করা যায়। যেমন- Md. Masfiq Hasan.

JOB TITLE: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির পদবী উল্লেখ করুন। যেমন- Chief Operation officer

Main Phone: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ফোন নাম্বার লিখুন।

Work Phone: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের অন্য বা রিসিপ্সনের ফোন নাম্বার লিখুন।

Mobile: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির মোবাইল নাম্বার লিখুন।

Fax: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি কোন ফ্যাক্স নাম্বার থাকে তবে লিখুন।

Main Email: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ইমেইল আই ডি লিখুন যার মাধমে যে কোন ধরনের রিপোর্ট আদান প্রদান করা যায়।

CC Email: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যে কোন ধরনের রিপোর্ট যদি কাউকে কপি দিতে হয় তবে সি সি ইমেইল আই ডি লিখুন।

Website: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ওয়েব সাইট যদি থাকে তবে তার আই ডি লিখুন।

Other 1: সরবরাহকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য যোগাযোগ নাম্বার যদি থাকে তবে তা লিখুন।

INVOICE TO: পণ্য গ্রহণকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের বিলিং ঠিকানা লিখুন।

SHIP TO: পণ্য গ্রহণকারী ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের শিপিং ঠিকানা লিখুন।

PAYMENT SETTING: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের বিল বা অন্যান্য যে কোন পরিশোধের বিবরণী সমূহ লিপিবদ্ধ করুন।

ACCOUNTS NO: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানকে বিল বা যে কোন ধরনের পরিশোধের জন্য তাদের ব্যংক হিসাব নাম্বার লিখুন।

PAYMENT TERMS: বিল পরিশোধ ক্যাশ-এ প্রদান করা হবে নাকি চেকে প্রদান করা হবে অথবা যে কোন শর্ত থাকলে তবে তা সিলেক্ট করুন অথবা নতুন করে লিখুন।

CREDIT LIMIT: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের সাথে কোন ক্রেডিট লিমিট বা বাকীতে ক্রয়ের সীমা থাকলে তা উল্লেখ করুন।

PRICE LEVEL: যদি কোন মূল্য লেভেল থাকে তবে তা উল্লেখ করুন। তবে এখানে তেমন প্রয়োজন নেই।

PREFERED DELIVERY METHOD: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানকে পণ্য ডেলিভারি রিপোর্ট কিসের মাধ্যমে প্রদান করা হবে তা উল্লেখ করুন।

PREFERED PAYMENT METHOD: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানকে দেনা পরিশোধের জন্য চেক না অন্য গ্রহণ করা হবে তা উল্লেখ করুন।

CREDIT CARD INFORMATION:

SALES TAX SETTINGS: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের যদি ট্যাক্স আই ডি থাকে তবে তা উল্লেখ করুন।

TAX CODE:

TAX ITEM:

RESALE NO:

ADDITIONAL INFO:

VENDOR TYPE: উক্ত কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠান কোন্ টাইপের তা সিলেক্ট করুন। এবার Ok বাটনে ক্লিক করে আপনার ভেন্ডরকে তালিকাভুক্ত করুন।


ভাউচার তৈরি করন

Chart of Accounts তৈরী করার পর বিভিন্ন লেনদেন সমূহ লিপিবদ্ধ করা হয়ে থাকে ভাউচার এর মাধ্যমে। সাধারন হিসাবের লেনদেন লিপিবদ্ধ করার জন্য চারটি ডিফল্ড ভাউচার টাইপ দেয়া আছে। Receipt Voucher, Payment Voucher, Contra Voucher and Journal Voucher. এখন এগুলোর কার্যক্রম সংক্ষেপে আলোচনা করা হলোঃ

Receipt Voucher: Receipt Voucher এর অন্য একটি নাম হলো ক্রেডিট বা Credit ভাউচার। যখন কোন অর্থ কোন কিছুর প্রেক্ষিতে গ্রহন করা হয় তখন Receipt বা Credit ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। এটি নগদ অর্থেও হতে পারে অথবা চেকের মাধ্যমেও হতে পারে।

Payment Voucher: Payment Voucher এর অন্য একটি নাম হলো ডেবিট বা Debit ভাউচার। যখন কোন অর্থ কোন কিছুর প্রেক্ষিতে প্রদান করা হয় তখন Payment বা Debit ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। এটি নগদ অর্থেও হতে পারে অথবা চেকের মাধ্যমেও হতে পারে।

Contra Voucher: Contra Voucher এর অন্য একটি নাম হলো Transfer ভাউচার। যখন কোন নগদ অর্থ বা Cash ব্যাংকে ডিপোজিট বা জমা দেয়া হয় অথবা নগদ অর্থ ব্যাংক হতে উত্তোলন বা Withdrawn করা হয় অথবা একটি একাউন্ট থেকে অন্য একটি একাউন্টে স্থানান্তর করা হয় তখন Contra বা Transfer ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করা হয়ে থাকে।

Journal Voucher: Journal Voucher কে Non Cash Transaction বলা হয়ে থাকে। যখন কোন লেনদেন কোন নগদ অর্থ ছাড়া হয়ে থাকে তখন Journal ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করা হয়ে থাকে।

এখানে চারটি Accounting Voucher সম্পর্কে জানতে পারলেন। এখন এগুলোর প্রয়োগ দেখবঃ

সাধারণ লেনদেন

১। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Mr. Shohel ৫,০০,০০০.০০ টাকা তার ব্যবসায় বিনিয়োগ করলেন একটি চেকের মাধ্যমে। চেক নাম্বার হলোঃ ৪৫৬৯০০১, প্রাইম ব্যাংক লিঃ, মিরপুর ব্রাঞ্চ।

প্রতিটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানেই মালিকেরা মূলধন বিনিয়োগ করে থাকেন। এই মূলধন বিনিয়োগ শুরুতেতো বটেই ব্যবসা চলাকালীন সময়েও ঘটে থাকে। এই ঘটে যাওয়ার ফলে মূলধনে পরিবর্তন হয়। যাকে আমরা Change in Equity বলে থাকি। অনুরূপভাবে মালিক ব্যক্তিগত প্রয়োজনে টাকা উত্তোলন করলে অথবা লভ্যাংশ প্রদান করা হলে মূলধনের পরিবর্তন হয়ে থাকে। যাই হোক, এই লেনদেনের ফলে একদিকে যেমন প্রতিষ্ঠানের মূলধন বা দ্বায় বেড়ে যাবে অন্যদিকে তেমনি চলতি সম্পদ বেড়ে যাবে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Make Deposits Voucher–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Banking Menu হইতে Make Deposits অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Make Deposits স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Deposit To: যে হিসাব খাতে গ্রহণ করা চেকের অর্থ আনা হবে তা ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।

Date বা তারিখঃ যে তারিখে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে চান সে তারিখটি লিখুন অথবা ডেট পিকার কেলেন্ডার হইতে তারিখ সিলেক্ট করুন।

Memo: মেমো বা ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।

Transfer Currency: স্থানান্তর করা মুদ্রার পুরো নাম কি তা ড্রপডাউন বাটন হইতে সিলেক্ট করুন। সাধারণত বেইস কারেন্সি অটোমেটিকভাবেই চলে আসে। এই অপশনটি বৈদেশিক মুদ্রা বিনিময়ের ক্ষেত্রে বেশি কাজে আসে।

Exchange Rate BDT: বৈদেশিক মুদ্রার ক্ষেত্রে মুদ্রা বিনিময় হার লিখতে হয় এই ফিল্ডে। যেহেতু লেনদেনটি বেইস কারেন্সিতে তাই দরকার হয় না।

Received From: এই ফিল্ডটি পুরন করা বাধ্যতামূলক নয়। এখানে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। এখানে কোন খাত সিলেক্ট করা হলে তা হিসাবে কোন প্রভাব পড়বে না।

From Account: এখানে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। যে হিসাব খাত হইতে অর্থ করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Memo: মেমো বা ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।

Chk No: এখানে গ্রহণ করা চেকের নম্বরটি লিখুন।

PMT Meth: কোন্ টাইপের পেমেন্ট তা সিলেক্ট করুন।

Amount (BDT): কত টাকার চেক গ্রহণ করা হয়েছে তা লিখুন।

Transfer Amount: কত টাকা স্থানান্তর করতে চান তা লিখুন।

Cash back goes to, Cash back Memo, Cash back amount: অনেক সময় ৫০০ টাকা ডিপোজিট করা হলো এবং ১০০ টাকা ফেরত প্রদান করতে হবে সেক্ষেত্রে এই অপশনগুলোর প্রয়োজন হতে পারে। তবে এই অপশনগুলোর এখানে প্রয়োজন নেই।

Save & Close: এই বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

এছাড়া এই স্ক্রিনের অপশন সমূহ পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে তাই এখানে আর তুলে ধরা হলো না।

২। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে ৫০,০০০.০০ টাকা ব্যাংক হইতে উত্তোলন করলেন চেকের মাধ্যমে। চেক নাম্বার হলোঃ ১২৩৪৫৫১।

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে ছোটখাটো লেনদেন সম্পন্ন করার জন্য একটি ক্যাশ একাউন্ট মেইন্টেইন করে থাকেন যাকে Petty Cash একাউন্ট বলা হয়ে থাকে। আমরা জানি, যখন কোন অর্থ ব্যাংকে ডিপোজিট করা হয় অথবা কোন অর্থ ব্যাংক হিসাব হইতে উত্তোলন করা হয় অথবা এক একাউন্ট হইতে অন্য একাউন্টে স্থানান্তর করা হয় তখন তাকে Contra বা Transfer জার্নাল হিসাবে অবিহিত করা হয়। এতে চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হয় না। তাই এই লেনদেনের ফলে ক্যাশ হিসাবের ব্যালেন্স বৃদ্ধি পাবে এবং ব্যাংক হিসাবের ব্যালেন্স কমে যাবে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Transfer Fund অপশন এর মাধ্যমে সম্পন্ন বা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

Go to Banking-->Transfer Fund অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Transfer Fund Between Accounts স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Date বা তারিখঃ যে তারিখে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে চান সে তারিখটি লিখুন অথবা ডেট পিকার কেলেন্ডার হইতে তারিখ সিলেক্ট করুন।

Transfer Funds From: যে হিসাব খাত হইতে অর্থ উত্তোলন করা হবে তা ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।

Amount Balance: এখানে নির্বাচন করা হিসাব খাতের বর্তমান ব্যালেন্স দেখাবে যা একটি ভাল দিক। কারন ব্যবহারকারীর যত টাকা উত্তোলন করা দরকার তা পর্যাপ্ত আছে কি না জানতে পারেন।

Transfer Funds To: যে হিসাব খাতে উত্তোলন করা অর্থ আনা হবে তা ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।

Transfer Currency: স্থানান্তর করা মুদ্রার পুরো নাম কি তা ড্রপডাউন বাটন হইতে সিলেক্ট করুন। সাধারণত বেইস কারেন্সি অটোমেটিকভাবেই চলে আসে। এই অপশনটি বৈদেশিক মুদ্রা বিনিময়ের ক্ষেত্রে বেশি কাজে আসে।

Transfer Amount: কত টাকা স্থানান্তর করতে চান তা লিখুন।

Memo: মেমো বা ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।

Exchange Rate BDT: বৈদেশিক মুদ্রার ক্ষেত্রে মুদ্রা বিনিময় হার লিখতে হয় এই ফিল্ডে। যেহেতু লেনদেনটি বেইস কারেন্সিতে তাই দরকার হয় না।

Save & Close: এই বাটনের মাধ্যমে লেনদেনটি সেইভ করার পরপরই স্ক্রিনটি বন্ধ হয়ে যাবে। অর্থাৎ স্ক্রিনটি আর দেখতে পাবেন না।

Save & New: এই বাটনের মাধ্যমে লেনদেনটি সেইভ করার পরপরই নতুন লেনদেনের জন্য অপেক্ষা করবে। যাতে আপনি আরও নতুন কোন লেনদেন করতে পারেন।

Clear: এই বাটনের মাধ্যমে নির্বাচন করা লেনদেন ক্লিয়ার করতে হয়।

Previous: এই বাটনের মাধ্যমে পূর্বের Fund Transfer লেনদেনে সহজেই যাওয়া যায়।

Next: এই বাটনের মাধ্যমে পরের Fund Transfer লেনদেনে সহজেই যাওয়া যায়।

Save: এই বাটনের মাধ্যমে লেনদেন সেইভ করা হয়।

Journal: এই বাটনের মাধ্যমে সমস্থ Fund Transfer Journal রেজিস্টার দেখা যাবে।

Attach: এই বাটনের মাধ্যমে ডকুমেন্ট এটাচমেণ্ট করে রাখা যায়।

৩। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Liaison Expenses বাবদ ৪,০০০.০০ টাকা নগদে প্রদান করা হলো।

প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে প্রতিদিনই কোন না কোন খরচ হয়ে থাকে। ফলে প্রতিদিন এই লেনদেনের কাজটি লিপিবদ্ধ করতে হয়। এই লেনদেনটির ফলে একদিকে যেমন Expenses বা খরচ বৃদ্ধি পায় অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমে যায়। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Bank Account: যেহেতু নগদে প্রদান করা হয়েছে তাই এখানে ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন।

Ending Balance: ব্যাংক একাউন্ট অপশনে Cash লেজার নির্বাচন করার সাথে সাথে এখানে Cash হিসাব খাতের বর্তমান ব্যালেন্স দেখাবে যা ইউজারকারীর জন্য একটি ভাল দিক। কারন এই লেনদেনটি সম্পন্ন করার জন্য পর্যাপ্ত টাকা আছে কি না জানতে পারেন।

No: প্রতিটি লেনদেন এর একটি ইউনিক নম্বর থাকা উচিত। যাহাতে উক্ত লেনদেনটি খুঁজে বের করা সহজ হয়। তাই এখানে লেনদেনটির ভাউচার নম্বরটি লিখুন।এখনে আপনার সুবিধার্থে নম্বর এর পূর্বে সাইন বা চিহ্ন বসাতে পারেন।

Date বা তারিখঃ যে তারিখে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে চান সে তারিখটি লিখুন অথবা ডেট পিকার কেলেন্ডার হইতে তারিখ সিলেক্ট করুন।

Pay of the order of: এই অপশনটি অপশনাল। আপনি চাইলে পূরণ করতেও পারেন অথবা নাও করতে পারেন। পরিশোধিত অর্থ কাকে প্রদান করা হবে তা এখান থেকে তার নাম সিলেক্ট করে দিতে পারেন। যদি ড্রপডাউনে ক্লিক করার পর তালিকায় না পাওয়া যায় তবে সেখানে Add New অপশনে ক্লিক করুন। Select Name Type স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন। Vendor, Customer, Employee এবং Other এই চারটি টাইপের যে কোন একটি টাইপ সিলেক্ট করলে উক্ত নাম লেখার স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন। এখানে নাম এবং অন্যান্য তথ্য পূরণ করে OK বাটনে ক্লিক করুন। নামটি এই ফিল্ডে চলে আসবে।

BDT: পরিশোধিত অর্থের পরিমাণ লিখুন অথবা আপনি নিচে Amaunt (BDT) কলামে যে এমাউন্ট লিখবে তা এখানে অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। এখানে বসানোর দরকার নেই।

Address: উপরেরPay of the order of ফিল্ডে সিলেক্ট করা নামের ঠিকানা যদি থাকে তবে তা অটোমেটিকভাবে চলে আসবে।

Memo: মেমো বা ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।

Expenses: এই বাটনে ক্লিক করুন। এখানে ক্লিক করার ফলে নিচের গ্রিড ভিউ-এ লেজারের মাধ্যমে এন্ট্রি করতে পারবেন।

Items: এই বাটনে ক্লিক করার দরকার নেই। কারন এই বাটনে ক্লিক করলে নিচের গ্রিড ভিউ-এ স্টক আইটেমের মাধ্যমে এন্ট্রি করতে পারবেন।

Account: এখানে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। যে হিসাব খাতে অর্থ দেয়া হবে তা সিলেক্ট করুন। তবে আপনি যে হিসাব খাত সিলেক্ট করতে চাচ্ছেন তা অবশ্যই Chart of Accounts-এ থাকতে হবে। অন্যথায় তাকে পাওয়া যাবে না। তবে এখান থেকেও তৈরি করে নিতে পারবেন।

Amount (BDT): এখানে উক্ত খাতের টাকার পরিমাণ লিখুন।

Memo: মেমো বা ব্যাখ্যা লিখতে পারেন।

Customer Job: প্রয়োজন নেই। এই সম্পর্কে পরে আলোচনা করা হবে।

Balance: প্রয়োজন নেই।

Save & Close: এই বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

৪। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Travel Expenses বাবদ ২,০০০.০০ টাকা, Entertainment Expenses বাবদ ৩,০০০.০০ টাকা নগদে প্রদান করলেন।

এই লেনদেনটি উপরের ৩ নং লেনদেনের মতই। ঐ লেনদেনটিতে একটি মাত্র খরচের খাত ছিল আর এখানে দুটি খরচের খাত রয়েছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account অপশনে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Entertainment Expense লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং Travel Expense লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

অগ্রীম লেনদেন ও সমন্বয়

এবারে আমরা আলোচনা করবো অগ্রীম লেনদেনের ব্যাপারে। আমরা জানি প্রতিটি প্রতিষ্ঠানেই কোন কোন কাজ সম্পন্ন করার জন্য অগ্রীম অর্থ প্রদান করতে হয় এবং কাজ সম্পন্ন করার পরপরই তা সমন্বয় করা হয়ে থাকে। তবে কখনো কখনো অগ্রীমের চেয়ে খরচ বেশি হয়ে যায়, কখনো কম হয়ে যায় আবার কখনো সমান হয়। সাধারণত এ তিন ধরনের হয়ে থাকে। যাই হোক আমরা এখন এর প্রয়োগ কিভাবে করা হয় তা জানবো।

৫। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Meeting Expenses বাবদ ১০,০০০.০০ টাকা Hasan-কে নগদে অগ্রীম প্রদান করলেন।

এই লেনদেনটিতে চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হবে না। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে কিছু কার্যক্রম সম্পন্ন করার জন্য সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম অর্থ বা চেক প্রদান করে থাকে এবং কার্যক্রম শেষ হওয়ার পরপরই এটি সমন্বয় করা হয়ে থাকে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Accounts for Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

৬। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Hasan ১১,৫০০.০০ টাকার Meeting Expenses বাবদ বিল জমা দিলেন এবং অগ্রীম সমন্বয় করলেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে হাসানকে ১০,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল। হাসান ১১,৫০০.০০ টাকার বিল জমা দিয়েছেন। এই লেনদেনটি দুইভাবে সম্পন্ন করা যায়। প্রথমতঃ ১০,০০০.০০ টাকার অগ্রীম সমন্বয় এর জন্য একটি Non-Cash Journal এবং ১,৫০০.০০ টাকা Cash Journal এর মাধ্যমে। দ্বিতীয়তঃ শুধুমাত্র Cash Journal এর মাধ্যমে। এই লেনদেনটিতে একদিকে যেমন খরচ দেখানো হয়েছে অন্যদিকে আবার অগ্রীম সমন্বয় ও ক্যাশ প্রদান করা হয়েছে। এখানে দ্বিতীয় পদ্ধতিটি অনুসরন করা হয়েছে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরুপঃ

যেহেতু এখানে অগ্রীমের চেয়ে খরচ বেশী তাই অতিরিক্ত টাকা তাকে প্রদান করতে হবে সেজন্য এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানে প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account অপশনে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Metting Expense লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং Advance for Expense লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

৭। ০১-০৭-২০১১ তারিখে Fuel Expenses বাবদ ৮,০০০.০০ টাকা হাসানকে নগদে অগ্রী্ম প্রদান করলেন।

এই লেনদেনটি পূর্বের ৫ নং লেনদেনের মতই। এই লেনদেনটিতেও চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হবে না। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে কিছু কার্যক্রম সম্পন্ন করার জন্য সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম অর্থ বা চেক প্রদান করে থাকে এবং কার্যক্রম শেষ হওয়ার পরপরই এটি সমন্বয় করা হয়ে থাকে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Accounts for Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

৮। ০২-০৭-২০১৭ তারিখে মিঃ হাসান ৬,৫০০.০০ টাকার Fuel Expenses বাবদ বিল জমা দিলেন এবং এবং অগ্রীম সমন্বয় করলেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে মিঃ হাসানকে ৮,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল। কিন্তু তিনি ৬,৫০০.০০ টাকার বিল জমা দিয়েছেন সাথে ১,৫০০.০০ টাকা ফেরত প্রদান করেছেন। এই লেনদেনটি উপরের ৬নং লেনদেনের চেয়ে একটু ভিন্ন। ঐ লেনদেনটিতে খরচের পরিমান বেশি ছিল আর এখানে কম। এই লেনদেনটিও দুইভাবে সম্পন্ন করা যায়। প্রথমতঃ ৬,০০০.০০ টাকার অগ্রীম সমন্বয় এর জন্য একটি Non-Cash Journal এবং ১,৫০০.০০ টাকা Cash Journal এর মাধ্যমে। দ্বিতীয়তঃ শুধুমাত্র Cash Journal এর মাধ্যমে। এই লেনদেনটিতে একদিকে যেমন খরচ দেখানো হয়েছে অন্যদিকে আবার অগ্রীম সমন্বয় ও ক্যাশ গ্রহণ করা হয়েছে। এখানে দ্বিতীয় পদ্ধতিটি অনুসরন করা হয়েছে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরুপঃ

যেহেতু এখানে অগ্রীমের চেয়ে খরচ কম তাই অতিরিক্ত টাকা তাকে গ্রহণ করতে হবে সেজন্য এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Make Deposits–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Make Deposits অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Make Deposits স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ১ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে যেহেতু অগ্রীম ফেরত অর্থ নগদে গ্রহণ করা হবে তাই Deposit To অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং From Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Accounts for Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং যত টাকা সমন্বয় করতে চান তা Amount (BDT) কলামে তার পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং Fuel Expense লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

৯। ০৩-০৭-২০১৭ তারিখে Stationery বাবদ ৬,০০০.০০ টাকা হাসানকে নগদে অগ্রী্ম প্রদান করলেন।

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Cash লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Accounts for Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

১০। ০৪-০৭-২০১৭ তারিখে Prjnting & Stationery বাবদ ৬,০০০.০০ টাকার একটি বিল জমা দিলেন এবং এবং অগ্রীম সমন্বয় করলেন।

এখানে মিঃ হাসানকে Printing & Stationery বাবদ ৬,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল এবং মিঃ হাসান ৬,০০০.০০ টাকার সমপরিমান বিল জমা দিয়েছেন। এই লেনদেনটি উপরের ৬নং এবং ৮ নং লেনদেনের চেয়ে একটু ভিন্ন। ঐ লেনদেন দুটির একটিতে অগ্রীমের চেয়ে খরচের পরিমান বেশি ছিল আর একটিতে খরচের পরিমান কম। কিন্তু এই লেনদেনটিতে অগ্রীম এবং খরচের পরিমান সমান। তাই এটিকে একটি Non Cash লেনদেন হিসাবে বিবেচিত করা হয়। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Make General Journal Entries–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Company-->Make General Journal Entries অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Make General Journal Entries স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Printing & Stationery Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Debit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং Advance for Expenses লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Credit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

অফিস ভাড়া ও ভ্যাট ট্যাক্স

অফিস ভাড়া প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি সাধারণ ইস্যু। অধিকাংশ প্রতিষ্ঠান সমূহই কোন জায়গা অথবা কোন বিল্ডিং ভাড়া নিয়ে পরিচালনা করে থাকেন। এক্ষেত্রে ভাড়ার সাথে ভ্যাট ও ট্যাক্স এর ব্যাপারটি অতঃপ্রতভাবে জড়িত থাকে। ভাড়ার সাথে ভ্যাট সাধারণত ভাড়াটিয়া বা অফিস কর্তৃপক্ষই প্রদান করে থাকেন এবং ট্যাক্স বিল্ডিং কর্তৃপক্ষ প্রদান করে থাকেন। তবে যারাই প্রদান করে থাকুক না কেন তা চুক্তিপত্রে উল্লেখ থাকে।

১১। ০৪-০৭-২০১৭ তারিখে জুলাই মাসের অফিস ভাড়া মাহাবুবুর রহমানকে চেকের মাধ্যমে প্রদান করলেন। অফিস ভাড়া প্রতিমাসে ২০,০০০.০০ টাকা নির্ধারণ করা হয়েছে যেখানে ভ্যাট ১০% ও ট্যাক্স ৫% অন্তরভুক্ত রয়েছে। চেক নাম্বার হলোঃ ১২৩৪৫৫৪।

এই লেনদেনটির ফলেও একদিকে Office Rent বা খরচ ২০,০০০ টাকা বৃদ্ধি পাবে অন্যদিকে নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমে যাবে। আবার এই লেনদেনটিতে অফিস ভাড়ার সাথে ভ্যাট ১০% ও ট্যাক্স ৫% অন্তরভুক্ত রয়েছে। তাই খরচ দেখানোর সাথে সাথে ভ্যাট ও ট্যাক্স কেটে রাখতে হবে যার ফলে দ্বায়ও বৃদ্ধি পাবে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Office Rent লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় ও ৩য় রোতে আসুন এবং যথাক্রমে VAT, Tax লেজার সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

১২। ০৪-০৭-২০১৭ তারিখে অফিস ভাড়া বাবদ কেটে রাখা ভ্যাট বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করলেন। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৫।

প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন লেনদেনে ভ্যাট ট্যাক্স কর্তন করা হয়ে থাকে এবং একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে তা সরকারি কোষাগারে জমা করতে হয়। ১১ নং লেনদেনটিতে বাড়ি ভাড়ার উপর ভ্যাট কর্তন করা হয়েছে যার ফলে দ্বায় সৃষ্টি হয়েছে। এখন ঐ ভ্যাট পরিশোধের মাধ্যমে দ্বায় আর থাকবে না। এই লেনদেনের জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে DBBL CD A/c No: Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে VAT লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

১৩। ০৪-০৭-২০১৭ তারিখে অফিস ভাড়া বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো।চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৬।

১১ নং লেনদেনটিতে বাড়ি ভাড়ার উপর ট্যাক্স কর্তন করা হয়েছিল। ঐ লেনদেনের ফলে দ্বায় সৃষ্টি হয়েছিল। এখন ঐ ট্যাক্স পরিশোধের মাধ্যমে দ্বায় আর থাকবে না। এই লেনদেনের জাবেদাটি নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিতে বাড়িভাড়ার ট্যাক্স ৫% সমন্বয় করা রয়েছে। ভ্যাট ও ট্যাক্স এর কোড আলাদা হওয়ার কারনে পৃথক চালানে জমা দিতে হবে। কোনভাবেই একই চালানে জমা দেয়া যাবে না। এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে DBBL CD A/c No: Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Tax লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

স্থায়ী সম্পত্তি ক্রয় ও ভ্যাট লেনদেন

১৪। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে ৬০,০০০.০০ টাকার Office Equipment ক্রয় করা হয়েছে FloraTech হইতে। উপরোক্ত মুল্যের উপর ভ্যাট ১০% যোগ করা হয়েছে । চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৭।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে এই লেনদেনটিকে দুটি পদ্ধতিতে সম্পন্ন করতে পারেন। প্রথম পদ্ধতিঃ যদি বিক্রেতার লেজার হিসাব ধরা হয় তবে প্রথমে বিল তৈরী করতে হবে এবং পরে Payment করতে হবে। সেক্ষেত্রে, ১ম জাবেদা নিম্নরূপঃ

এবং ২য় জাবেদা নিম্নরূপঃ

আর যদি বিক্রেতার হিসাব না ধরা হয়। সেক্ষেত্রে,

এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করে কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন। ।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Office Equipment লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং VAT লেজার সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

১৫। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে ৪৫,০০০.০০ টাকার Furniture & Fixtures ক্রয় করা হয়েছে Furniture Mart হইতে নগদে । যেখানে ১০% ভ্যাট রয়েছে।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে এই লেনদেনটিকে দুটি পদ্ধতিতে সম্পন্ন করতে পারেন। প্রথম পদ্ধতিঃ যদি বিক্রেতার লেজার হিসাব ধরা হয় তবে প্রথমে বিল তৈরী করতে হবে এবং পরে Payment করতে হবে। সেক্ষেত্রে, ১ম জাবেদা নিম্নরূপঃ

এবং ২য় জাবেদা নিম্নরূপঃ

আর যদি বিক্রেতার হিসাব না ধরা হয়। সেক্ষেত্রে,

এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করে কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Furniture & Fixtures লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং VAT লেজার সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

ভ্যাট ও ট্যাক্স এর চালানের কপির ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির জন্য একটি ফাইল করে সেখানে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

১৬। ০১-০৭-২০১৭ তারিখে Equipment এবং Furniture বাবদ কেটে রাখা ভ্যাট বাবদ অর্থ নগদে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো।

এই লেনদেনটিতে Equipment এবং Furniture এর ভ্যাট বাবদ কেটে রাখা অর্থ একত্রে সমন্বয় করা রয়েছে। কোন কোন প্রতিষ্ঠান প্রতিমাসের কেটে রাখা ভ্যাট একসাথে মাস শেষে দিয়ে থাকে। কোন বিলের বিপরীতে ভ্যাট কেটে রাখার দিন থেকে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সরকারী কোষাগারে জমা দিতে হয়। এটিও Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে DBBL CD A/c No: Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে VAT লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

ভ্যাট ও ট্যাক্স এর চালানের কপির ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির জন্য একটি ফাইল করে সেখানে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

বেতন ভাতা ও ট্যাক্স লেনদেন

প্রিয় শিক্ষার্থী, বেতন ভাতা সম্পর্কের লেনদেন প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। কোন কোন প্রতিষ্ঠান মাসের শেষে চলতি মাসের বেতন দিয়ে থাকে। আবার কোন কোন প্রতিষ্ঠান চলতি মাসের বেতন পরবর্তী মাসের ৫ থেকে ১০ তারিখের মধ্যে পরিশোধ করে থাকে। যদি চলতি মাসের বেতন চলতি মাসের শেষে দিয়ে দেয় তবে লেনদেনটি সহজ হয়ে থাকে আর যদি চলতি মাসের বেতন পরবর্তী মাসের ৫ থেকে ১০ তারিখের মধ্যে পরিশোধ করে থাকে তবে চলতি মাসে দ্বায় তৈরী করতে হয়।

১৯। ৩১-০৭-২০১৭ তারিখে ডাইরেক্টরের বেতন ৪০,০০০.০০ টাকা যেখানে ৪০০.০০ টাকা ট্যাক্স বাবদ কেটে রাখার পর একটি চেকের মাধ্যমে জুলাই মাসের বেতন প্রদান করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৯।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন ৩ নং লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Salary-Director লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ২য় রোতে আসুন এবং Tax লেজার সিলেক্ট করুন এবং এমাউন্ট এর পূর্বে মাইনাস সাইন (-) ব্যবহার করে পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

২০। ৩১-০৭-২০১৭ তারিখে বেতন বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৬০।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিতে বেতন বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স সমন্বয় করা রয়েছে। ফলে একদিকে যেমন দ্বায় কমলো অন্যদিকে তেমনি চলতি সম্পদ কমলো।

এই লেনদেনটিও কুইকবুকস্-এ Write Checks–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Banking-->Write Checks অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Write Checks স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Bank Account অপশনের ড্রপ ডাউন বাটনে ক্লিক করে DBBL CD A/c No: Bank লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে Tax লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Amount (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

২১। ৩১-০৭-২০১৭ তারিখে জুলাই মাসের ফাইন্যান্স অফিসারের বেতন ১৮,০০০.০০ টাকা, এডমিন অফিসারের বেতন ১৬,০০০.০০ টাকা এবং বিক্রয় এডমিন এ্যাসিস্ট্যান্ট এর বেতন ১২,০০০ টাকা আগামী মাসে প্রদান করা হবে কিন্তু চলতি মাসে খরচ দেখাতে হবে। তবে এখানে উল্লেখ্য যে, কারো বেতন হইতে ট্যাক্স বাবদ অর্থ কেটে রাখার প্রয়োজন নেই।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এটি একটি নন ক্যাশ লেনদেন। এখানে একদিকে যেমন খরচ দেখাতে হবে অন্যদিকে তেমন দ্বায় দেখাতে হবে। এটি প্রাপ্তি প্রদান হিসাবে কোন প্রভাব ফেলবে না কিন্তু আয় ব্যায় হিসাব এবং ব্যালান্স সীটে প্রভাব ফেলবে।

এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Make General Journal Entries–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Company-->Make General Journal Entries অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Make General Journal Entries স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে ১ম, ২য় ও ৩য় রোতে যথাক্রমে Salary-Admin Officer, Salary-Finance Officer ও Salary-Admin Assistant লেজারসমূহ সিলেক্ট করুন এবং Debit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ৪থ রোতে আসুন এবং Salary Payable লেজারটি সিলেক্ট করুন এবং Credit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

অবচয় বা DEPRECIATION

অবচয় বা Depreciation নির্ধারণ করা একটি জটিল প্রক্রিয়া। সাধারনত লেজারের মাধ্যমে স্থায়ী সম্পদের হিসাব সংরক্ষন করে থাকে। কিন্তু এই লেজারের সাথে আইটেমের সম্পর্ক রয়েছে। প্রতিটি আইটেম ক্রয়ের তারিখ হতে তার অবচয় ধার্য করা হয়ে থাকে। Fixed Assets Schedule সাধারনত ট্যালীতে নেই। তাই লেজারের মাধ্যমে শুধু Value রাখা হয়।

ধরুন, ফার্নিচার এর উপর জুলাই মাসের অবচয় ৩৭৫.০০ টাকা এবং ইকুইপমেন্ট এর উপর ৫৫০.০০ টাকা ধার্য করা হলো। এখানে দুটি পদ্ধতিতে হিসাব রাখা যেতে পারে। প্রথমত, অবচয়কে খরচ হিসেবে দেখিয়ে ফার্নিচার ও ইকুইপমেন্ট এর ভ্যালু কমানো যেতে পারে। দ্বিতীয়ত, অবচয়কে খরচ হিসেবে দেখিয়ে ফার্নিচার ও ইকুইপমেন্ট এর ভ্যালু ঠিক রেখে একুমুলেশন বা দ্বায় দেখানো যেতে পারে। এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করা হয়েছে। এই লেনদেনটি কুইকবুকস্-এ Make General Journal Entries–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Company-->Make General Journal Entries অপশনে ক্লিক করুন। নিম্নের Make General Journal Entries স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F7 অথবা F7:Journal বাটনে ক্লিক করুন। Journal Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এখানকার প্রতিটি অপশন পূর্বের লেনদেনে আলোচনা করা হয়েছে। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। এখানে Account কলামে কারসার রাখলে হিসাবের খাতসমূহের তালিকা দেখা যাবে। সেখান থেকে ১ম ও ২য় রোতে যথাক্রমে Depreciation on Equipment ও Depreciation on Furniture লেজারসমূহ সিলেক্ট করুন এবং Debit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। পুনরায় ৩য় ও ৪র্থ রোতে আসুন এবং Accu: Depreciation on Equipment ও Accu: Depreciation on Furniture লেজারসমূহ সিলেক্ট করুন এবং Credit (BDT) কলামে এমাউন্ট এর পরিমাণ লিখুন। যা উপরের স্ক্রিনে দেখতে পাচ্ছেন। Save & Close বাটনে ক্লিক করে লেনদেনটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন।

add1
add1
add1