Banner

ট্যালি ই আর পি ৯ টিউটোরিয়াল

সকল প্রশংসা মহান রাব্বুল আলামীনের জন্যে যার অশেষ রহমতে অনলাইন Tally.ERP9 টিউটোরিয়ালটি লেখার সুযোগ হয়েছে। বর্তমানে বাংলাদেশের অধিকাংশ প্রতিষ্ঠানের হিসাব সমূহ সফটওয়্যারে সংরক্ষণ করার প্রবনতা বেড়েছে। বাজারে বেশ কয়েকটি একাউন্টিং সফটওয়্যার রয়েছে যার মধ্যে ট্যালি সফটওয়্যার অন্যতম। যারা হিসাব সেকশনে ক্যারিয়ার গড়তে আগ্রহী তাদের অবশ্যই ই আর পি সফটওয়্যার সম্পর্কে ধারনা রাখা প্রয়োজন আর এই অনলাইন টিউটোরিয়ালের মাধ্যমে আপনারা ট্যালি ই আর পি ৯ সফটওয়্যার সম্পর্কে অবশ্যই ধারনা ধারণা অর্জন করতে সক্ষম হবেন।

Tally.ETP9 হলো একটি একাউন্টিং, ইনভেন্টরী অ্যান্ড পে-রোল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার। এটি ১৯৮৬ সালে প্রথম বাজারে আসে। প্রথমে এটি ভারতের মধ্যে চলতে থাকে এবং ধীরে ধীরে সারা বিশ্বে এটির ব্যবহার বাড়তে থাকে। আমাদের দেশেও এর গ্রহনযোগ্যতা অনেক বেশী। বর্তমানে প্রায় ১০ লাখেরও বেশী ব্যবহারকারী রয়েছে।

Tally.ERP9 সফটওয়্যারে কোন হিসাব কোড ছাড়াই হিসাব সংরক্ষণ করা যায়। অনেক একাউন্টিং সফটওয়্যার রয়েছে যেখানে নিউমেরিক হিসাব কোডের মাধ্যমে হিসাব সংরক্ষণ করা হয়ে থাকে। টালীতে কোন কোডের ঝামেলা ছাড়াই অর্থবহ বাক্যের মাধ্যমে হিসাব রাখা যায়।

Tally.ERP9 সফটওয়্যারে একজন ব্যবহারকারী ইচ্ছেমত হিসাবের অংশসমুহ ব্যবহার করতে পারেন। যেমন, একজন ব্যবহারকারী তার প্রতিষ্ঠানে শুধু একাউন্টস মেইনটেইন করতে পারেন অথবা একাউন্টস এবং ইনভেন্টরী একসাথে মেইনটেইন করতে পারেন অথবা আলাদা আলাদা মেইনটেইন করতে পারেন। এই টিউটোরিয়ালটিতে অধিকাংশ অ্যাপ্লিকেশন ধাপে ধাপে তুলে ধরা হয়েছে। এই টিউটোরিয়ালটিকে উন্নত করার জন্য আপনাদের সহযোগিতা আমাদের কাম্য।


ট্যালি ই আর পি ৯ ইন্সটলেশন প্রক্রিয়া

প্রিয় শিক্ষার্থী, Tally.ERP9 সফটওয়্যার অপারেট করার জন্য উক্ত Tally.ERP9 সফওয়্যারটি প্রথমে কম্পিউটারে ইন্সটল করতে হবে। এজন্য আপনাকে Tally.ERP9 সেটআপ ফাইলটি সংগ্রহ করতে হবে। Tally.ERP9 সেটআপ ফাইলটি বিভিন্ন রিলিজের রয়েছে। কোন কোন রিলিজ ৩২ বিট এবং ৬৪ বিট অপারেটিং সিস্টেমের জন্য আলাদাভাবে থাকে। এখানে রিলিজ ৫.৫.৫ ইন্সটল করা শিখবেন। এই সেটআপ ফাইলটি ৩২ বিট অথবা ৬৪ বিট দুটি অপারেটিং সিস্টেমেই চলবে। এটি সিডি অথবা পেনড্রাইভে আমাদের কাছ থেকে অথবা Tally-র ওয়েবসাইট থেকেও সংগ্রহ করতে পারেন। Tally.ERP9 ইন্সটলেশনের জন্য মিনিমাম Processor 1.7 GHz, RAM 1 GB, Hard Disk 150 MB, এবং Monitor Resolution 1024 X 768 হতে হবে। Operating System Windows 98/2000/ME/XP/Server 2003/Vista/Server 2008/Windows 7/Windows 8/Server 2012 ইত্যাদি। ট্যালির ওয়েবসাইট হলো www.tallysolutions.com এবং Tally.ERP9 ইন্সটলেশন ফাইলটি দেখতে ঠিক এরকমের-

উক্ত ফাইলটিকে সিডি অথবা পেনড্রাইভ থেকে কপি করে আপনার কম্পিউটারের ডেস্কটপে রাখুন এবং মাউস দিয়ে ডাবল ক্লিক করুন। নিম্নের ইন্সটলেশন উইজারড স্ক্রিনটি আসবে-

Installation folder: প্রিয় শিক্ষার্থী, লক্ষ্য করুন, ইন্সটলেশন ফোল্ডার লোকেসন C ড্রাইভে চলে এসেছে অটোমেটিকভাবে । কিন্তু আপনি এই ড্রাইভটিকে পরিবর্তন করে অন্য একটি ড্রাইভে নিবেন। কারন C ড্রাইভটিতে সাধারনত উইন্ডোস দেয়া হয়ে থাকে এবং মাঝে মাঝে এই উইন্ডোস নতুন করে দিতে হয়। ফলে ট্যালী সফটওয়্যারটিকেও পুনরায় ইন্সটল করতে হয়। আবার যদি ডেটা ফোল্ডার C ড্রাইভে থাকে তবে নতুন উইন্ডোস দেয়ার ফলে সমস্থ ডেটা হারিয়ে যেতে পারে। তবে অন্য ড্রাইভ নির্বাচন করা হলে ট্যালী পুনরায় ইন্সটল করতে হয় না এবং ডেটা হারানোর সম্ভাবনাও কম থাকে।

C:\Program Files\Tally.ERP9 এখানে বুঝানো হয়েছে যে, C ড্রাইভে প্রোগ্রাম ফাইলের ভিতরে Tally.ERP9 নামের ফাইল হতে ট্যালী সফটওয়্যারটি পরিচালনা করা হবে। আপনি উক্ত ডিরেক্টরী পরিবর্তন করে নিম্নের মতো করে লিখুন। D:\Tally.ERP9

Advanced বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রীনটি আসবে।

Data Directory: C:\Users\Public\Tally.ERP9\Data এখানে বুঝানো হয়েছে যে, C ড্রাইভে Users ফাইলের ভিতরে Public নামের একটি ফাইল রয়েছে উক্ত ফাইলে Tally.ERP9 নামক আরেকটি ফাইল রয়েছে যেখানে Data ফাইলে কোম্পানী ফাইল গুলি থাকবে। আপনি উক্ত ডিরেক্টরী পরিবর্তন করে নিম্নের মতো করে লিখুন। D:\Tally.ERP9\Data

Country Selection: Drop Down বাটনে ক্লিক করে India/SAARC অপশনটি নির্বাচন করুন।

Startup Language: এখানে Drop Down বাটনে ক্লিক করে English অপশনটি নির্বাচন করুন। উপরোক্ত পরিবর্তন করার পর ট্যালী এ্যাডভান্স সেটিং স্ক্রীনটি নিম্নের মত দেখা যাবে।

এখানে Accept বাটনে ক্লিক করুন। ইন্সটলেশন প্রোগ্রেস স্ক্রীনটি আসবে।

ইন্সটলেশন সম্পন্ন হওয়ার পর ফিনিশ স্ক্রীনটি আসবে।

Done বাটনে ক্লিক করুন। ইন্সটলেশন প্রক্রিয়া সম্পন্ন হয়ে নিম্নের স্ক্রিনটি দেখতে পাবেন।

এই স্ক্রিনটি সম্পর্কে পরে ভালভাবে জানবেন। Quit অপশন সিলেক্ট করে Enter বাটন চাপুন।

উপরের স্ক্রিনটি আসবে। Y অথবা Enter বাটন চাপুন এবং ট্যালী থেকে বেরিয়ে যান। আশা করি, ট্যালী ইন্সটলেশন প্রক্রিয়াটি বুঝতে পেরেছেন।


ট্যালী সফটওয়্যার একটিভেশন

প্রতিটি সফট্ওয়্যার ইন্সটলেশনের পর সাধারনত ডেস্কটপে উহার আইকন চলে আসে। ট্যালী সফট্ওয়্যারও এর ব্যতিক্রম নয়। ট্যালীর সর্টকাট আইকনটি ডেস্কটপে নিম্নের মতো দেখতে পাবেন।

ডেস্কটপে ট্যালীর আইকন সিলেক্ট করে মাউসের ডান বাটনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে Run as administrator অপশনে ক্লিক করুন। Use Account Control স্ক্রীনটি দেখতে পাবেন। সেখান থেকে Yes বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের ট্যালি Startup স্ক্রীনটি দেখতে পাবেন।

Active Your License: ট্যালী সফটওয়্যার ইন্সটলেশনের পর এই অপশনের দ্বারা লাইসেন্স একটিভ করতে হয়। লাইসেন্স একটিভেট ছাড়াও আপনি ইডুকেশন মুডে অপারেট করতে পারেন। এখানে এই স্ক্রীনের অন্যান্য অপশন সমুহ জানার পর লাইসেন্স একটিভ প্রক্রিয়াটি জানবেন।

Reactive Your Existing License: অনেকসময় PC ফরমেট দিতে হয়। সেক্ষেত্রে একটিভকৃত লাইসেন্স Surrender বা Deactivate করতে হয় এবং পরে এই অপশনের দ্বারা License করতে হয়।

Get a Rental License: Rental বেসিস লাইসেন্স পেতে এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়।

Configure Existing License: অনেকসময় নেটওয়ার্ক বা রিইন্সটলজনিত সমস্যার কারনে সার্ভার কম্পিউটার থেকে ক্লায়েন্ট কম্পিউটার লাইসেন্স নাও পেতে পারে। বিদ্যমান লাইসেন্স ফিরিয়ে আনার জন্য এটি একটি সহজ প্রক্রিয়া।

Login as Remote Tally.NET User: ট্যালী সফটওয়্যারটি ইন্টারনেটের মাধ্যমেও ব্যবহার করা যায়। যেমনঃ হেড অফিসে ট্যালী সার্ভার রয়েছে। আপনি শাখা অফিস থেকে ব্যবহার করতে চান, সেক্ষেত্রে এই অপশনের দ্বারা Remote User হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। তবে .net ভেলিডিটি থাকতে হবে এবং ডেডিকেডেট ব্রডব্যান্ড ইন্টারনেট হলে ভালো হয়।

Work in Educational Mode: অপারেশনের দিক দিয়ে ট্যালীকে দুই ভাগে ভাগ করা হয়। ট্যালী ইডুকেশনাল মুড এবং লাইসেন্স মুড। সাধারনত প্রতিষ্ঠানে অরিজিনাল বা লাইসেন্স মুডে কাজ করে থাকে এবং শিক্ষার্থীরা শেখার জন্য নিজেদের কম্পিউটারে ইডুকেশন মুডে কাজ করে থাকে। এখানে আপনি ইডুকেশন মুডে কাজ করবেন তাই Work in Educational Mode সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। ট্যালীর গেটওয়ে স্ক্রীন পাবেন।

(এই অংশটুকু শুধুমাত্র লাইসেন্স এক্টিভেশনের জন্য)

ট্যালী অনলাইনে এক্টিভেট করা হয়। ট্যালী এক্টিভেট করার জন্য প্রথমে আপনার একটি ভেলিড ইমেইল আইডি থাকতে হবে। আপনার অরিজিনাল লাইসেন্স নাম্বার বা সিরিয়াল নাম্বার এবং এক্টিভেশন কী থাকতে হবে। Internet চালু থাকতে হবে। আপনি যখন ট্যালী অরজিনাল কপি কিনবেন তখন অবশ্যই অনুমোদিত ট্যালী পার্টনার এর নিকট হতে কিনবেন। সেখানে অরিজিনাল সিডি, ট্যালী ইন্সটলেশন গাইড, এবং সিডি কভার থাকবে। ট্যালী ইন্সটলেশন গাইডের পিছনে সিরিয়াল নাম্বার এবং এক্টিভেশন কী দেয়া থাকে।

Go to Activate License অথবা Press Alt+I. নিম্নের Activate license স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Serial Number: এখানে আপনার কপির সিরিয়াল নাম্বারটি লিখুন।

Activation Key: এখানে আপনার কপির এক্টিভেশন কী লিখুন।

Administrator e-mail ID: এখানে আপনার ইমেইল আইডি লিখুন।

Confirm Administrator e-mail ID: এর জন্য পুনরায় ইমেইল আইডি লিখুন।

পুনরায় Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রিনটি আসবে এবং Unlock Key চাইবে।যেটি আপনার ইমেইলে পাঠিয়েছেন। আপনার ইমেইল ওপেন করুন। সেখানে ট্যালী এক্টিভেশনের একটি মেইল পাবেন। সেখান থেকে Unlock Key কপি করে এখানে পেস্ট করুন এবং Enter প্রেস করুন। Activation Successfull স্ক্রীন দেখাবে।

Enter প্রেস করুন। ট্যালী লাইসেন্স একটিভ হয়েছে এবং গেটওয়ে স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

আশাকরি, এক্টিভেশন প্রক্রিয়াটি বুঝতে পেরেছেন।


ট্যালী গেটওয়ে স্ক্রীন পরিচিতি

Gateway of Tally স্ক্রীনটি কয়েকটি ভাগে বিভক্ত। এগুলোর সংক্ষিপ্ত আলোচনা করা হলোঃ

Horizontal Button Bar:এই অংশে কয়েকটি বাটন রয়েছে। এই বাটনগুলো দিয়ে বিভিন্ন কাজ যায়। যেমনঃ P:Print বাটন দিয়ে যে কোন রিপোর্ট বা তথ্য প্রিন্ট করা যায়, E:Export বাটন দিয়ে যে কোন রিপোর্ট বা তথ্য অন্য ফরমেটে রূপান্তর করা যায়। উদাহরন স্বরূপ বলা যায় ট্যালীর একটি রিপোর্টকে Excel-এ রুপান্তর করা।

Main Area (Gateway of Tally):ট্যালীর এই অংশটিকে আবার দুটিভাগে ভাগ করা হয়েছে। Left hand side area বা বাম দিক এবং Right hand side area বা ডান দিক।

Left hand side area:এই অংশে চারটি অপশন রয়েছে এগুলো হলো Current Period বা চলতি বছর যে বছরে আপনি কাজ করছেন, Current Date বা বর্তমান তারিখ যে দিনে আপনি কাজ করছেন। Name of Company বা নির্বাচিত কোম্পানীর নাম এবং Date of Last Entry বা সর্বশেষ ভাউচার এন্ট্রির তারিখ এখানে দেখাবে।

Right hand side area:এই অংশে একটি Comp Info বা কোম্পানী ইনফরমেশন মেনু রয়েছে। যেখানে পাঁচটি অপশন রয়েছে- Select Company বা কোম্পানী নির্বাচন অপশন যার মাধ্যমে একটি কোম্পানীতে প্রবেশ করা বা লোড করা বা ওপেন করা যায়। Login as Remote User যা দূর হতে ট্যালী ব্যবহারের মাধ্যম।  Create Company বা কোম্পানী ফাইল তৈরীর অপশন যার মাধ্যমে একটি কোম্পানীর ইনফরমেশন বা তথ্য প্রবেশ করানোর মধ্যদিয়ে একটি কোম্পানি তৈরী করা হয়। Backup যা তথ্য মজুতের অন্য একটি মাধ্যম। Restore যা হারানো তথ্য Backup হতে পুনরায় ফিরে পাওয়ার মাধ্যম। Quite বা ট্যালী থেকে বের হওয়া।

Info.Panel:এই ইনফরমেশন পেনেলটিকে পাঁচটি ব্লকে ভাগে ভাগ করা হয়েছে। এই পাঁচটি ব্লকের সংক্ষিপ্ত আলোচনা করা হলোঃ

Product Block:এই ব্লকে ট্যালী সফটওয়্যারের লোগো বা প্রতীক দেখানো হয়েছে। এখানে ক্লিক করার মাধ্যমে উক্ত সফটওয়্যারের ওয়েবসাইটে প্রবেশ করা যায় এবং সফটওয়্যার সম্পর্কে বিভিন্ন তথ্য পাওয়া বা সংগ্রহ করা যায়।

Version Block:এই ব্লকে ট্যালী সফটওয়্যারের সিরিজ, রিলিজ, এডিশন এবং ইউজার এর তথ্য পাওয়া যায়।

License Block:এই ব্লকে ট্যালী সফটওয়্যারের সিরিয়াল নাম্বার, রিমোট সিরিয়াল, সাইট আইডি, একাউন্ট আইডি এবং ট্যালী ডট নেট সাবস্ক্রীপশন এর তারিখ দেখতে পাওয়া যায়।

Configuration Block:এই ব্লকে ষ্টেট, TDL লোডেড, সার্ভার পোর্ট ইত্যাদি তথ্য থাকে।

Calculator Pane:এই ব্লকে আপনি আপনার গানিতিক হিসাবসমুহ করতে পারেন। এটিকে একটিভ করার জন্য মাউস দিয়ে ঐ ব্লকে ক্লিক করতে পারেন অথবা Ctrl+N প্রেস করতে পারেন।

Task Bar:টাস্ক বারে আপনার কম্পিউটারের সিস্টেম ডেট বা তারিখ এবং সময় দেখাবে। এখানে আরও একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় দেখাবে যে, আপনি কোন্ স্ক্রীন থেকে এসে কোন্ স্ক্রীনে রয়েছেন।

Button Bar:প্রিয় শিক্ষার্থী, প্রথমে হরিজন্টাল বাটন বার সম্পর্কে জেনেছেন। মুলত বাটন বার ট্যালীতে কাজ করাকে আরও সহজ করে দেয়। এখানে আপনি প্রয়োজনীয় বাটনে ক্লিক করে সহজে স্ক্রীনে কাজ করতে পারেন। বাটনের বামপাশে শর্টকাট কী কমান্ড দেয়া আছে। আপনি শর্টকাট কী প্রেস করার মাধ্যমেও স্ক্রীনে কাজ করতে পারেন।

Close Button:ক্লোজ বাটনটি ট্যালীতে উপরের ডান কর্নারে রয়েছে। এই বাটনে ক্লিকের মাধ্যমে আপনি ট্যালীর পূর্বের স্ক্রীনে ফিরে যেতে পারেন এবং ট্যালী থেকে বের হতে পারেন। এই ক্লোজ বাটনের কাজটি Esc বাটনের মাধ্যমেও করা যায়।

Minimize Button:এই বাটনের মাধ্যমে ট্যালীর স্ক্রীনকে ঢেকে রাখা যায় এবং ঐ সময়ে অন্য কোন উইন্ডোসে কাজ করা যায়।

Short Cut Key:শর্টকাট কী সাধারনত বাটন অপশনে এবং মেনু অপশনে ব্যবহার করা হয়। এটির মাধ্যমে দ্রুত কাজ করা যায়। F12:Configuration বাটনে বিসর্গ চিহ্নের বামপাশের অপশনটি কীবোর্ড কমান্ড। যেমনঃ F12 প্রেস করলে কনফিগারেশন বাটনটি কাজ করবে। কোন কোন বাটনে Single Under Line অথবা Double Under Line রয়েছে। এখানে Single Under Line-এর জন্য alt এবং Double Under Line-এর জন্য ctrl বাটনটি ব্যবহার করতে হয়। যেমনঃ alt+H দ্বারা H:Help বাটনটিকে ব্যবহার করা যায় এবং ctrl+S দ্বারা S:Support Centre বাটনটিকে ব্যবহার করা যায়। মেনু অপশনে শর্টকাট কী কমান্ড লাল রঙের বর্ণ। যেমনঃ S বাটন দিয়ে Select Company অপশনটির কাজ করা যায়।


কোম্পানী ফাইল সংরক্ষণ

যে ফাইল-এ কোম্পানীর লেনদেন বা হিসাব সংরক্ষন করা হয় তাকে কোম্পানী ফাইল বলে। ট্যালীতে একসাথে একাধিক কোম্পানীর হিসাব সংরক্ষণ করা যায়, তবে প্রতিটি কোম্পানীর জন্য আলাদা আলাদা ফাইল তৈরী করতে হবে। একটি ফাইলে একাধিক কোম্পানীর হিসাব কোনভাবেই সংরক্ষন করা যাবে না।

ধরুন, National Traders একটি কোম্পানী। এখানে সাধারনত পণ্য ক্রয়বিক্রয় করা হয় এবং প্রতিদিনের ক্রয়বিক্রয় হিসাব, লাভক্ষতি হিসাব, ব্যালেন্সসীট ইত্যাদি রিপোর্ট দেখে থাকে। প্রতিটি কোম্পানী ফাইলের একটি আইডি নাম্বার থাকে। ট্যালী ই আর পি ৯ –এ 10000 দিয়ে শুরু হয়ে থাকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি কোম্পানী ফাইল তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Company Info.-->Create Company-->নিম্নের Company Creation স্ক্রীনটি দেখতে পাবেন। এখানে প্রতিটি ফিল্ড ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।

Directory:ট্যালী ইন্সটলেশনের সময় যে ডাটা ডিরেক্টরী ঠিক করে দেওয়া হয়েছিল সেটিই এখানে দেখাচ্ছে। অর্থাৎ D ড্রাইভে Tally.ERP9 নামের একটি ফোল্ডার রয়েছে। উহার মধ্যে Data নামের ফোল্ডার হতে National Traders কোম্পানীটি পরিচালিত হবে। ইচ্ছা করলে এই ডিরেক্টরী পরিবর্তন করতে পারেন।

Name:এখানে কোম্পানীর নাম লিখুন। যেমনঃ National Traders

Primary Mailing Details:এখানে কোম্পানীর সাথে চিঠিপত্র আদান প্রদান এবং যোগাযোগের ঠিকানা লিখুন।

Mailing Name:এখানে উপরে লিখিত কোম্পানীর নাম অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। ইচ্ছা করলে এটি পরিবর্তন করতে পারেন।

Address:এখানে আপনার কোম্পানীর ঠিকানা লিখুন। এখানে আপনি দুই বা এর অধিক লাইন লিখতে পারেন। যেমনঃ প্রথম লাইনে লেখা হয়েছে-435/441, Muktobangla Market. এবং দ্বিতীয় লাইনে Mirpur-1, Dhaka-1216. এই ঠিকানাটি কোম্পানীর প্রতিটি রিপোর্টে আসবে।

Statutory Compliance for:এই ফিল্ডে কারসার আসার সাথে সাথে ডান কর্নারে দেশের অথবা প্রদেশের নাম সমূহের তালিকা চলে আসবে। এখানে ডিফল্ট India দেয়া থাকে। সেখান থেকে Bangladesh সিলেক্ট করুন। এখানে বাংলাদেশ সিলেক্ট করার সাথে সাথে কারেন্সিও পরিবর্তন হয়ে যাবে।

Phone No:এখানে কোম্পানীর টেলিফোন নম্বরটি লিখুন। যদি না থাকে তবে Enter দিয়ে পরের ফিল্ডে যান।

Mobile No:এখানে কোম্পানীর মোবাইল নম্বরটি লিখুন। যেমনঃ 01734-805001, 01974-805001 । যদি না থাকে তবে Enter দিয়ে পরের ফিল্ডে যান।

Fax No:এখানে কোম্পানীর ফ্যাক্স নম্বরটি লিখুন। যদি না থাকে তবে Enter দিয়ে পরের ফিল্ডে যান।

Email:এখানে কোম্পানীর যোগাযোগের একটি ভেলিড ইমেইল আইডি লিখুন। যেমনঃ adv.softsolution@gmail.com । যদি না থাকে তবে Enter দিয়ে পরের ফিল্ডে যান।

Website: এখানে কোম্পানীর ওয়েব সাইট লিখুন। যেমনঃ www.ntbd.com । যদি না থাকে তবে Enter দিয়ে পরের ফিল্ডে যান।

Books and Financial Year Details: এখানে হিসাব বহি এবং আর্থিক বছরের বিবরন লিখুন।

Financial Year begins from: এখানে কোম্পানীর আর্থিক বছর শুরুর তারিখ লিখুন। যেমনঃ 01-07-2017.

Books beginning from: কোম্পানীর হিসাব বহি যেই তারিখ হতে শুরু করা হবে সেই তারিখ এখানে লিখুন। তবে আর্থিক বছরের তারিখ এবং বহি শুরুর তারিখ একই রাখা ভাল।

Security Control:> সিকিউরিটি কন্ট্রোল হলো কোম্পানীর প্রবেশ করার জন্য একটি প্রক্রিয়া। এখানে পাসওয়ার্ড দ্বারা প্রোটেক্ট করা যায়। এর অপশনগুলো একটু জেনে নিন।

Tally Vault Password (If any):এই পাসওয়ার্ড এর মাধ্যমে ট্যালীতে কোম্পানীর নামকে হাইড করে রাখতে পারেন। অর্থাৎ যখন কোম্পানীতে প্রবেশ করা হবে তখন উক্ত কোম্পানীর নাম দেখাবে না শুধু আই ডি দেখাবে। তাই এখানে Enter প্রেস করে পরবর্তী ফিল্ডে যান।

Use security Control? আপনি যদি কোম্পানী ফাইলে পাসওয়ার্ড দ্বারা প্রোটেক্ট দিতে চান তবে Yes লিখুন। এই অপশনটি চালুর সাথে সাথে নিম্নের অপশন দেখতে পাবেন।

Name of Administrator:এখানে কোম্পানীর বা প্রধান ব্যবহারকারীর নাম লিখুন। যেমনঃ Admin ।আপনি ইচ্ছা করলে যে কোন নাম ব্যবহার করতে পারেন। এখানে যে নামটি ব্যবহার করবেন তার সকল ধরনের ক্ষমতা থাকবে।

Password:এখানে পাসওয়ার্ড লিখুন।

Repeat Password:পুনরায় উপরের পাসওয়ার্ডটি লিখুন। এখানে পাসওয়ার্ড লিখার পর Enter প্রেস করলে নিম্নের ম্যাসেজটি দেখাবে। ম্যাসেজটির অর্থ হলো, আপনি যদি পাসওয়ার্ড ভূলে যান তবে ডেটা ব্যবহার অনুপযোগী হবে। সুতরাং পাসওয়ার্ড অবশ্যই মনে রাখবেন।

Use Tally Audit Features:এই কোম্পানীতে অডিট ফিচার সমূহ চালু রাখার জন্য Yes করুন।

Disallow Opening in Educational Mode:যদি এই কোম্পানীর ডাটা Education Mode-এ চালুর অনুমতি না দেন তবে Yes করুন। আর যদি অনুমতি দেন তবে No করুন। আপনি এখানে No নির্বাচন করুন।

Currency Information:এই কোম্পানীতে ব্যবহার করা মুদ্রার অপশন সমূহ জেনে নিন।

Base Currency Symbol:Tk. এটি অটোমেটিকভাবে চলে আসবে।

Formal Name:Taka ব্যবহার করা মুদ্রার পুরো নাম লিখুন।

Number of Decimal Places: 2 । অর্থাৎ দশমিকের পরে কটি সংখ্যা ব্যবহার করা হবে তা লিখুন। যেমনঃ 100.00।

Is Symbol SUFFIXED to Amounts? No । Symbol সবসময় Amount-এর পূর্বে বসে তাই এখানে No সিলেক্ট করুন। যেমনঃ Tk. 100.00

Symbol for Decimal Portion: 2 । দশমিকের পরে সাধারনত দুটি সংখ্যা হয় ।

Show amounts in millions:No । যেহেতু মুদ্রা টাকা সেজন্য লাখে প্রকাশ করবেন। যেমনঃ Tk. 10,000,00.00

Put a SPACE between amount and symbol: Yes । টাকা এবং প্রতীকের মধ্যে অবশ্যই একটি ফাঁকা জায়গা থাকবে তাই Yes সিলেক্ট করুন। যেমনঃ Tk. 100.00 ।

Decimal places for printing amount in words: 2 দশমিকের পরের দুটি সংখ্যা শুধুমাত্র কথায় প্রকাশ করবে।

উপরের সকল ফিল্ড সমূহ পুরন করার পর Enter প্রেস করুন। তখন Accept অপশন আসবে। এখানে পুনরায় Enter বাটন প্রেস করুন অথবা Yes এ ক্লিক করুন। আপনার কোম্পানীটি ইন্সটলেশন প্রোগ্রেস স্ক্রীন দেখাবে।

ইহা পুরোপুরি ইন্সটলেশন হওয়ার পর আপনার নাম এবং পাসওয়ার্ড চাইবে। যদি পাসওয়ার্ড না দেয়া হয় তবে তা চাইবে না।

ইহাতে নাম এবং পাসওয়ার্ড দেওয়ার পর আপনার কোম্পানীটি লোড বা ওপেন বা চালু হবে এবং নিম্নের স্ক্রীনটি দেখতে পাবেন।

এই স্ক্রীন হতে আপনি National Traders কোম্পানীটির যাবতীয় হিসাব রাখতে পারবেন। প্রিয় শিক্ষার্থী, উপরের আলোচনার পরিপ্রেক্ষিতে আপনি দেখতে পাচ্ছেন Left hand side area বা বাম দিকে চলতি বছর, চলতি বা বর্তমান তারিখ, লোডিং কোম্পানী এবং ভাউচার এন্ট্রির তথ্য এবং Right hand side area বা বাম দিকে Gateway of Tally নামের একটি মেনু, যেখানে চারটি প্রধান অপশন রয়েছে। এগুলো সংক্ষেপে জেনে নিন।

Masters:এখানে দুটি অপশন রয়েছে। Accounts Info. যার মাধ্যমে Chart of Accounts এবং Inventory Info. যার মাধ্যমে Chart of Inventory তৈরী করা হয়।

Transactions:এখানেও দুটি অপশন রয়েছে। Accounting Transactions যার মাধ্যমে হিসাবের লেনদেনসমুহ এবং Inventory Transactions যার মাধ্যমে পন্যের লেনদেনসমুহ এন্ট্রি করা হয়।

Utilities:এখানে অন্য কোম্পানীর ডেটা আনা এবং ব্যাংকের তথ্যের কাজ করা হয়।

Reports:এই অপশন হতে ট্যালীর সকল রিপোর্ট সংগ্রহ করা হয়।

প্রশ্নঃ কিভাবে ট্যালীতে কোম্পানী ক্লোজ বা বন্ধ করা যায়?

এখানে কোম্পানী ক্লোজ বা বন্ধ করা বলতে বুঝানো হয়েছে যে, কোম্পানীটি ট্যালীতে ওপেন বা চালু আছে, কিন্তু এখন কাজ করবেন না তাই আপাতত বন্ধ রাখবেন।

কোম্পানী চালু থাকা অবস্থায় Alt+F1 প্রেস করুন অথবা স্ক্রীনের ডান পাশে উপরের কর্নারে F1:Shut Cmp নামক বাটনে ক্লিক করুন। আপনার কোম্পানীটি বন্ধ হয়ে যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে ট্যালীতে কোম্পানী ওপেন বা চালু করা যায়?

এখানে কোম্পানী ওপেন বা চালু করা বলতে বুঝানো হয়েছে যে, ট্যালীতে কোম্পানীটি তৈরী করা আছে। কিন্তু এখন কাজ করবেন তাই কোম্পানীতে প্রবেশ করতে চান।

ট্যালী চালু থাকা অবস্থায় Company Info. মেনু হতে Select Company অপশনটি সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন অথবা S প্রেস করুন । কোম্পানীর তালিকা দেখাবে।

এখানে আপনার কোম্পানীটি সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যদি কোম্পানীটি পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড হয়ে থাকে তবে User Name and Password চাইবে। সেক্ষেত্রে User Name and Password দিলে কোম্পানীটি লোড বা ওপেন বা চালু হয়ে যাবে। আর যদি কোম্পানীটি পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড না হয়ে থাকে তবে এমনিতেই কোম্পানীটি ওপেন বা চালু হয়ে যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি কোম্পানীর তথ্য পরিবর্তন করা যায়?

কোম্পানী চালু থাকা অবস্থায় Alt+F3 প্রেস করুন অথবা স্ক্রীনের ডান পাশে উপরের কর্নারে F3:Cmp Info নামক বাটনে ক্লিক করুন। এর পর Company Info মেনু হইতে Alter অপশনে ক্লিক করুন অথবা Alter অপশন সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। কোম্পানী তালিকা দেখতে পাবেন।

সেখানে কোম্পানীটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Company Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

এখানে প্রয়োজন মত পরিবর্তন করুন এবং Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি কোম্পানীকে মুছে ফেলা যায়?

কোম্পানী চালু থাকা অবস্থায় Alt+F3 প্রেস করুন অথবা স্ক্রীনের ডান পাশে উপরের কর্নারে F3:Cmp Info নামক বাটনে ক্লিক করুন। এর পর Company Info মেনু হইতে Alter অপশনে ক্লিক করুন অথবা Alter অপশন সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। কোম্পানী তালিকা দেখতে পাবেন। সেখানে কোম্পানীটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Company Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Alt+D প্রেস করুন।

Delete স্ক্রীন দেখাবে। Yes অপশনে ক্লিক করুন অথবা Enter প্রেস করুন।

পুনরায় আরেকটি ম্যাসেজ দেখাবে যার অর্থ আপনি কি কোম্পানীটি মুছে ফেলতে চান? Yes অপশনে ক্লিক করুন অথবা Enter প্রেস করুন। কোম্পানীটি মুছে যাবে।


ডিফল্ট চার্ট অফ একাউন্টন পরিচিতি

একটি কোম্পানী ফাইল তৈরী করার পরে আপনাকে Chart of Accounts বা List of Ledger তৈরী করতে হবে । আমরা জানি, হিসাব এর Nature বা ধরন সমুহ চার ভাগে বিভক্ত- Income বা আয়, Expense বা ব্যয়, Assets বা সম্পদ, Liability বা দ্বায়। Tally সফটওয়্যারে এই চারটি ধরন এর উপর ভিত্তি করে একটি Default Chart of Accounts তৈরী করা আছে। এই Chart of Accounts ১৫টি Group, ১৩টি Sub-Group এবং ২টি Ledger এর সমন্ময়ে গঠিত। যা নিম্নে দেয়া হলো।

নিম্নে এখন এগুলো নিয়ে আলোচনা হলো-

Income বা আয়ঃ এখানে আয় সমুহকে তিনটি প্রধান Group-এ ভাগ করেছেঃ যেগুলো হলো-

Sales Accounts বা বিক্রয় হিসাবঃ কোন পন্য বিক্রয়ের মাধ্যমে যে আয় উহাকেই বিক্রয় সংক্রান্ত আয় বলা যায়। এটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের পন্য বিক্রয়ের সাথে জরিত। পণ্য নগদে অথবা বাকীতে বিক্রয় করা হয়ে থাকে। বিক্রয় জনিত সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Goods Sales । এটি Trading Account বা ক্রয় বিক্রয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Direct Income বা প্রত্যক্ষ আয়ঃ এটি সাধারনত সেবাদানকারী বা অমুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য অর্থাৎ যে প্রতিষ্ঠানগুলো সাধারনত মুনাফালাভের আশায় প্রতিষ্ঠিত হয় না তাদেরকে সেবাদানকারী প্রতিষ্ঠান বলা হয়। যদিও এই সংজ্ঞা আর তেমন অর্থবহ হয় না। সেবাদানের মাধ্যমে যে আয় হয়ে থাকে সেটিই প্রত্যক্ষ আয়। প্রত্যক্ষ আয়ের সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Patient Admission Fee (রোগী ভর্তি ফি) একটি হাসপাতালের ক্ষেত্রে প্রত্যক্ষ আয়। এটি Revenue বা আয় ব্যয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Indirect Income বা পরোক্ষ আয়ঃ যে আয় সাধারনত প্রতিষ্ঠানের প্রত্যক্ষ আয়ের সাথে জরিত নয় অর্থাৎ সরাসরি ব্যবসায়িক লেনদেনের সাথে জরিত নয় তাকে পরোক্ষ আয় বলা হয়। পরোক্ষ আয়ের সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Bank Interest বা ব্যাংক হতে প্রাপ্ত সুদ। এটি সাধারনত সেবাদানকারী বা অমুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে Revenue বা আয় ব্যয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত এবং এটি মুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে Profit & Loss বা লাভ ক্ষতি হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Expenses বা খরচঃ এখানে খরচ সমুহকে তিনটি Group-এ ভাগ করেছেঃ যেগুলো হলো-

Purchase Accounts বা ক্রয় হিসাবঃ কোন পন্য ক্রয়ের মাধ্যমে যে আয় উহাকেই ক্রয় সংক্রান্ত ব্যয় বলা যায়। এটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের পন্য ক্রয়ের সাথে জরিত। পণ্য নগদে অথবা বাকীতে ক্রয় করা হয়ে থাকে। ক্রয় জনিত সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Goods Purchase । এটি Trading Account বা ক্রয় বিক্রয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Direct Expenses বা প্রত্যক্ষ খরচঃ এটি সাধারনত সেবাদানকারী বা অমুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য অর্থাৎ সেবাদানের জন্য যে ব্যয় হয়ে থাকে সেটিই প্রত্যক্ষ ব্যয়। প্রত্যক্ষ ব্যয়ের সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Doctors Honorarium (ডাক্তারের ভাতা) একটি হাসপাতালের ক্ষেত্রে প্রত্যক্ষ ব্যয়। এটি Revenue বা আয় ব্যয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Indirect Expenses বা পরোক্ষ খরচঃ যে ব্যয় সাধারনত প্রতিষ্ঠানের প্রত্যক্ষ ব্যয়ের সাথে জরিত নয় তাকে পরোক্ষ ব্যয় বলা হয়। পরোক্ষ ব্যয়ের সমস্থ General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ এই Group এর অধীনে হবে। যেমনঃ Bank Charge বা ব্যাংক চার্জ। এটি সাধারনত সেবাদানকারী বা অমুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে Revenue বা আয় ব্যয় হিসাবের অন্তর্ভুক্ত এবং এটি মুনাফাভোগী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে Profit & Loss বা লাভ ক্ষতি হিসাবের অন্তর্ভুক্ত।

Assets বা সম্পদঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্থ স্থাবর ও অস্থাবর যে বস্তু বা অবস্তু সমূহ রয়েছে তাকে সাধারনত উক্ত প্রতিষ্ঠানের সম্পদ বলা হয়ে থাকে। এখানে এই সম্পদ সমুহকে চারটি প্রধান Group-এ ভাগ করা হয়েছে। এগুলোর সংক্ষিপ্ত আলোচনা করা হলোঃ

Current Assets বা চলতি সম্পদঃ প্রতিষ্ঠানের যে সম্পদ সমূহ যে কোন সময় (অনধিক এক বছর) টাকায় রূপান্তরিত করা যায় তাদেরকে চলতি সম্পদ বলা হয়ে থাকে। চলতি সম্পদ সমুহকে আবার পাঁচটি Sub Group-এ ভাগ করা হইয়াছেঃ

Bank Account বা ব্যাংক হিসাবঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের লেনদেন পরিচালনার জন্য CD বা চলতি হিসাব, SB বা সঞ্চয়ী হিসাব, STD বা মেয়াদী হিসাব চালু রাখে অর্থাৎ যে সমস্থ ব্যাংক হিসাবের দ্বারা প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন লেনদেন সম্পন্ন করা হয়ে থাকে সে সমস্থ ব্যাংক হিসাব সমুহ এই Group এর অধীনে আসবে।

Cash in hand বা হাতে নগদঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের দৈনন্দিন ছোটখাটো লেনদেন সম্পন্ন করার জন্য যে টাকা রাখে তাকেই হাতে নগদ বলা হয় । একে Petty Cash ও বলা হয়ে থাকে।

Chart of Accounts-এ একটি Default ‘Cash’ লেজার এই Group এর অধীনে দেয়া আছে ।

Deposit (Assets): প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের বিভিন্ন কার্যক্রমের জন্য সিকিউরিটি বাবদ অর্থ জমা রাখে এগুলোকে সাধারনত ডিপোজিট হিসেবে ধরা হয়ে থাকে। প্রতিষ্ঠানের যে খাতে সিকিউরিটি বাবদ টাকা জমা রাখা হয় সেগুলো এই Group এর অধীনে আসবে। যেমনঃ Office Security.

Loans and Advance (Assets): প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের কার্যক্রম পরিচালনার জন্য সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম প্রদান করে এবং কাজ শেষ হওয়া মাত্রই সমন্বয় করা হয়ে থাকে। একটি প্রতিষ্ঠানের এ ধরনের অগ্রীম প্রদান সমুহ এই Group এর অধীনে আসবে। যেমনঃ Advance to Mr. Motin।

Sundry Debtors বা বিবিধ দেনাদারঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের Customer বা ক্রেতা অথবা সেবা গ্রহীতা, থাকে এদের সমষ্টিকে Sundry Creditors বা Accounts Receivable বলা হয়ে থাকে। একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্থ দেনাদার বা কাস্টমারদের তালিকা এই Group এর অধীনে আসবে।

Fixed Assets বা স্থায়ী সম্পদঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠানের যে সম্পদ সমুহের উপর অবচয় ধার্য করা হয়ে থাকে তাকে সাধারনত স্থায়ী সম্পদ বলা হয়ে থাকে। প্রতিষ্ঠানের স্থায়ী সম্পদ সমুহ এই Group এর অধীনে আসবে। যেমনঃ Furniture & Fixtures, Office Equipments ইত্যাদি।

Investment বা বিনিয়োগঃ কোন প্রতিষ্ঠান অন্য কোন প্রতিষ্ঠানে সম্পদ বিনিয়োগ করে এবং সেখান থেকে একটি নির্দিষ্ট সময় পর পর মুনাফা গ্রহন করে তবে তাকে বিনিয়োগ ব্লা হয়ে থাকে। প্রতিষ্ঠানের সমস্থ বিনিয়োগের খাত সমুহ এই Group এর অধীনে আসবে ।

Miscellanies Expenses (Assets)প্রাথমিক খরচঃ প্রতিষ্ঠানের প্রাথমিক পর্যায়ে যে সমস্থ খরচ হয়ে থাকে সেগুলো এই Group এর অধীনে আসবে। যেমনঃ Registration Fee.

Current Liabilities বা চলতি দায়ঃ প্রতিষ্ঠানের যে দ্বায় সমূহ যে কোন সময় (অনধিক এক বছর) পরিশোধ করতেই হবে তাদেরকে চলতি দ্বায় বলা হয়ে থাকে। এখানে চলতি দ্বায় সমুহকে তিনটি Sub Group-এ ভাগ করা হয়েছেঃ

Duties & Taxes বা শুল্ক ও করঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের কিছু কিছু লেনদেন রয়েছে যাদের উপর ভ্যাট এবং ট্যাক্স প্রদান করতে হয়, এই ভ্যাট (VAT) এবং ট্যাক্স (Tax) General Ledger সমুহ এই Group-এর অধীনে আসবে।

Provisions বা দ্বায়ঃ কোন একটি প্রতিষ্ঠানের প্রকৃত লাভক্ষতি বের করার জন্য কিছু কিছু খরচ সমুহের বিপরীতে দ্বায় সৃষ্টি করতে হয়। যেমনঃ চলতি মাসের বেতন আগামী মাসে প্রদান করা হলে চলতি মাসের শেষে দ্বায় সৃষ্টি করতে হয়। এই Group এর অধীনে Salary Payable, Utility Payable ইত্যাদি General Ledger আসবে।  

Sundry Creditors বা বিবিধ পাওনাদারঃ প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের Supplier বা বিক্রেতা অথবা সেবা প্রদান করে থাকে এদের সমষ্টিকে Sundry Creditors বা Accounts Payable বলা হয়ে থাকে। একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্থ বিক্রেতা বা Supplier এর নাম সমুহ এই Group এর অধীনে আসবে ।

Loans (Liability) বা দায়ঃ অধিকাংশ প্রতিষ্ঠান পরিচালনার জন্য মধ্য মেয়াদী অথবা দীর্ঘ মেয়াদী ঋণ নিয়ে থাকেন এবং নির্দিষ্ট সময় পরপর পরিশোধ করে থাকেন এই দায় সমুহকে তিনটি Group-এ ভাগ করা হয়েছেঃ

Bank OD Account বা জমাতিরিক্ত ঋণ হিসাবঃ কিছু কিছু প্রতিষ্ঠান ব্যাংকে এই হিসাবটি পরিচালনা করা থাকেন। এই হিসাব থেকে প্রতিষ্ঠান একটি নির্দিষ্ট পরিমান জমাতিরিক্ত টাকা

উত্তোলন করতে পারবেন। এই Group এর অধীনে Over Draft Account সমুহ আসবে।

Secured Loans বা জামানত যুক্ত ঋণঃ প্রতিষ্ঠান যদি কোনকিছু জামানত রেখে লোন গ্রহন করে তবে তাকে জামানতযুক্ত ঋণ বলা হয়ে থাকে। এই ধরণের ঋণে সাধারনত সুদ প্রদান করতে হয়। জামানতযুক্ত ঋণের লেজারসমূহ এই Group এর অধীনে আসবে।  

Unsecured Loans বা জামানতবিহীন ঋণঃ প্রতিষ্ঠান যদি ব্যক্তির নিকট হতে ঋণ সংগ্রহ করে থাকে এবং যার বিপরীতে কোনকিছু জামানত রাখা হয় না তাকে Unsecured Loan বলা হয়ে থাকে। জামানতবিহীন ঋণের লেজারসমূহ এই Group এর অধীনে আসবে।

এই ডিফল্ট Group সমুহ কখনো মুছে ফেলা যায় না, তবে এগুলোর নাম পরিবর্তন করা যায়। আপনি প্রয়োজনে আরো নতুন Group তৈরী করে নিতে পারেন। Group দিয়ে কোন লেনদেন করা যায় না। লেনদেন করা যায় শুধুমাত্র General Ledger বা সাধারন খতিয়ানের মাধ্যমে। আর এই General Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহের ধরন অনুসারে কোন Group এর অধীনে থাকে।

 


GROUP বা কন্ট্রোল লেজার সংরক্ষন

ট্যালীতে Group বা Control Ledger বলতে কী বোঝানো হয়েছে তা একটি উদাহরনের সাহায্যে জানলে দ্রুত বুঝতে পারবেন।

উপরে আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে, Utility Expenses দুই হাজার তিনশত পঞ্চাশ টাকা যা তিনটি লেজারের যোগফল। এখানে Utility Expenses হলো একটি Group বা Control Ledger এবং নিচের Electricity Bill, Telephone Bill, Gas Bill এই তিনটি হলো জেনারেল লেজার বা সাধারন খতিয়ান। তবে মনে রাখবেন, একটি Group এর অধীনে একই ধরনের লেজার সমুহ থাকতে হবে। যেমনঃ Expense এর অধীনে কখনো Assets লেজার থাকবে না।

এবারে Sub Group বা Sub Control Ledger কী তাও একটি উদাহরনের সাহায্য জানলে দ্রুত বুঝতে পারবেন।

উপরে দেখতে পাচ্ছেন যে, Administrative Expenses এবং Salary Expenses এর যোগফলের সমান হলো Indirect Expenses এর যোগফল। অর্থাৎ Administrative Expenses এবং Salary Expenses হলো Sub Group বা Sub Control Ledger এবং Indirect Expenses হলো Main Group বা Control Ledger. আশাকরি, এবার বুঝতে পেরেছেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Group অথবা Control Ledger তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Groups-->Create-->Group Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন

Name: এই ফিল্ডে নতুন Group বা Contral Ledger এর নাম লিখুন। যেমনঃ Utility Bill

Alias: কোড ব্যবহার করতে পারেন।

Under: কারসার এই ফিল্ডে আসার সাথে সাথে List of Groups দেখাবে। আপনি যদি এই Group টিকে Main Group বা Condrol Ledger হিসাবে ব্যবহার করতে চান তবে Primary সিলেক্ট করুন। আর যদি কারো অধীনে রাখতে চান তবে তার ধরন অনুসারে কোন Group কে সিলেক্ট করুন। এখানে Primary সিলেক্ট করা হয়েছে।

Nature: কারসার এই ফিল্ডে আসার সাথে সাথে Nature of Group দেখতে পাবেন। যদি কোন Group কে Primary বা স্বাধীন হিসাবে নির্বাচন করেন তবে অবশ্যই তার Nature বা ধরন সিলেক্ট করতে হবে। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ অপশন। এর ধরনের উপর ভিত্তি করে Financial Statement-এ Effect করবে। যদি এটি Nature Expenses হয় তবে লাভক্ষতি বা আয়ব্যায় হিসাব-এ এবং Nature Assets হয় তবে Balance Sheet-এ Effect করবে। এখানে Utility Bill Group টিকে Expenses Nature সিলেক্ট করুন।

Does it affect Gross Profit? No যদি আপনি Expenses অথবা Income Nature সিলেক্ট করেন তবে Trading Account (ক্রয় বিক্রয় হিসাব)-এ Effect করবে নাকি Profit & Loss (লাভক্ষটি হিসাব)-এ Effect করবে। যদি আপনি Trading Account (ক্রয় বিক্রয় হিসাব)-এ Effect করাতে চান তবে Yes অপশন সিলেক্ট করুন, আর যদি না চান তবে No অপশন সিলেক্ট করুন, তবেই Profit & Loss (লাভক্ষটি হিসাব)-এ Effect করবে। এখানে No অপশন সিলেক্ট করা হয়েছে।

Group Behaves like a Sub-ledger? No যদি আপনি Yes সিলেক্ট করেন তবে তবে উহার লেজারসমুহ Group এর মত আচরন করবে। অর্থাৎ এর অধীনে প্রতিটি লেজারকে দেখাবে না। শুধুমাত্র Group ব্যালেন্স দেখাবে। এটি সাধারনত যে Group এর অধীনে অনেকগুলো লেজার থাকে সেখানে Yes সেট করা হয়। অন্যথায় No সেট করা হয়। এখানে No সেট করুন।

Nett Debit/Credit Balances for Reporting? No আপনি যদি Yes সেট করেন তবে রিপোর্টে শুধুমাত্র নীট ব্যালেন্স দেখাবে। অর্থাৎ রিপোর্টে Debit এবং Credit ব্যালেন্স পৃথকভাবে দেখাবে না।

Use for Calculation (eg, Taxes, Discount)? No আপনি যদি এটি Yes সেট করেন তবে এর অধীনে লেজার সমূহ ইনভয়েস করার সময় ট্যাক্স এবং ডিসকাউন্ট পারসেন্টেজ বা শতকরায় অটো হিসাব করবে।

Method to allocate when used in purchase invoice: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে Allocation Methods এর Pop Up মেনু দেখাবে। এটা Purchase Invoice-এর একটি এ্যাডভান্স প্রক্রিয়া। এখানে Not Applicable সিলেক্ট করুন।    

সর্বশেষ Accepts নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Group টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

শর্টকাট কীঃ A+G+C

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Group অথবা Control Ledger-কে পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Groups-->Alter আপনি List of Groups স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Group কে পরিবর্তন করতে চান সেই Group কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Group Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Group টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

শর্টকাট কীঃ A+G+A

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Group অথবা Control Ledger-কে Delete বা মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Groups-->Alter আপনি List of Groups স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Group কে মুছে ফেলতে চান সেই Group কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Group Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Enter প্রেস করুন অথবা Yes বাটনে ক্লিক করুন, Group টি মুছে যাবে। তবে মনে রাখবেন ঐ Group যদি ডিফল্ট Group হয় অথবা উক্ত Group এর অধীনে কোন Sub Group অথবা কোন General Ledger থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

শর্টকাট কীঃA+G+A


Ledger বা খতিয়ান সংরক্ষণ

Ledger বা খতিয়ান হলো হিসাবের মুল হেড। প্রতিটি লেনদেন লেজারের মাধ্যমে সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। এই লেজার সমুহকে তার ধরন অনুযায়ী কোন Group বা Sub Group এর অধীনে লিপিবদ্ধ করতে হয়। তাই লেজার তৈরী করার সময় খুব সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Ledger অথবা খতিয়ান তৈরী যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Ledger-->Create--> লেজার তৈরীর স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন-

Name: এই ফিল্ডে Ledger বা খতিয়ান এর নাম লিখুন । যেমনঃ Entertainment Expenses ।

Under: কারসার এই ফিল্ডে আসার সাথে সাথে একটি Pop Up মেনু আসবে ।   মনে রাখবেন কোন একটি Ledger কে অবশ্যই কোন একটি Group বা Control Ledger বা Sub Control Ledger এর অধীনে রাখতে হবে। ধরুন, Entertainment Expenses লেজারটিকে Indirect Expenses এর অধীনে রাখবেন তবে এখানে Indirect Expenses সিলেক্ট করতে হবে।

প্রতিটি লেজারের ক্ষেত্রে একই ধরনের ইনফরমেশন পুরন করার দরকার হয় না। যেমনঃ একটি Expenses লেজারের জন্য Address-এর দরকার হয় না কিন্তু একজন Creditor বা বিক্রেতার লেজারের জন্য দরকার হয়। তাই যখন আমরা Under সিলেক্ট করবো তখন এর পরবর্তী ইনফরমেশন অপশনগুলো ভিন্ন ভিন্ন দেখাবে। যেই অপশনগুলো আসতে পারে সেগুলোর কয়েকটি অপশন একটু জেনে নিই।

Inventory Values are affected? No. যদি কোন Ledger-কে Inventory এর সাথে সংযোগ করাতে চান তবে এখানে Yes অপশনটি সিলেক্ট করতে হয়। যেহেতু Entertainment Expenses লেজারটি ইনভেন্টরীর সাথে সম্পর্কযুক্ত নয় সেজন্য No অপশনটি সিলেক্ট করুন। যেই লেজারসমুহ Sales Accounts এবং Purchase Accounts এই দুটি Group এর অধীনে থাকে সাধারনত সেই লেজারসমুহে এই অপশনটি Yes হবে।

Cost Centres are Applicable? No. Cost Centre এই সফটওয়্যার এর আলাদা একটি ডাইমেনশন। কোন কোন প্রতিষ্ঠানে তাদের খরচ সমুহকে বিভিন্ন ব্যয়কেন্দ্রে Effect করাতে চায়। সেক্ষেত্রে এই অপশনটিকে কাজে লাগানো যায়। এর ব্যবহার আমরা পরবর্তীতে ভালোভাবে আলোচনা করার চেষ্টা করব। এখানে আপাতত No-ই রাখুন।

Effective Date for Reconliation? আপনি যখন কোন ব্যাংক একাউন্টের লেজার তৈরী করবেন তখন এই অপশনটি আসবে। এই অপশনটির মাধ্যমে আপনি ব্যাংক একাউন্টের মিলকরণ বিবরণীর শুরুর তারিখ উল্লেখ করতে পারেন।

Set/Alter Cheque Books? Yes আপনি যখন কোন ব্যাংক একাউন্টের লেজার তৈরী করবেন তখন এই অপশনটি আসবে। এই অপশনটির মাধ্যমে আপনি ঐ একাউন্টের চেকবই এর নম্বর সমুহের রেঞ্জ বসাতে পারবেন। এর সুবিধে হলো আপনি যখন ঐ একাউন্ট থেকে চেক ইস্যু করবেন তখন অটোমেটিকভাবে চেক নাম্বার চলে আসবে।

Set/Alter Banking Configuration? এই অপশনটির মাধ্যমে আপনি চেক প্রিন্টের কনফিগারেশন সেট করতে পারেন।

Address: যখন কোন দেনাদার বা পাওনাদার এর Ledger তৈরী করা হয় তখন সাধারনত এটির প্রয়োজন হয়। যেহেতু এটি একটি খরচ, সেজন্য Address বসানোর দরকার নেই।

Opening Balance: কোন একটি প্রতিষ্ঠানের হিসাব শুরু করার সময় সাধারনত উক্ত প্রতিষ্ঠানের সম্পদ ও দায় সমুহের প্রারম্ভীক ব্যালেন্স বসাতে হয়। যেহেতু এটি একটি খরচ সেজন্য Opening Balance বসানোর দরকার নেই। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে লেজারটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

শর্টকাট কীঃ A+L+C

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Leger-কে পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Ledger-->Alter-->আপনি List of Ledger স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Ledger কে পরিবর্তন করতে চান সেই Ledger কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Ledger Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে লেজারটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

শর্টকাট কীঃ A+L+A

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Ledger কে Delete বা মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info-->Ledger-->Alter আপনি List of Ledger স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Ledger কে মুছে ফেলতে চান সেই Ledger কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Ledger Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Enter প্রেস করুন অথবা Yes-এ ক্লিক করুন। তবে মনে রাখবেন উক্ত Ledger এর অধীনে কোন Transaction বা লেনদেন থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

শর্টকাট কীঃ A+L+A


নমূনা চার্ট অফ একাউন্টস তৈরী

National Traders প্রতিষ্ঠানের খরচের নমুনা চার্ট অফ একাউন্টস নিম্নে দেয়া হলোঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, পূর্বে জেনেছেন কিভাবে Group বা Sub Group তৈরী করা হয়। এখানে Direct Expenses এবং Purchase Accounts দুটি ডিফল্ট Group দেয়া আছে। সুতরাং এদুটি Group তৈরী করার প্রয়োজন নেই। এখানে ডিফল্ট Indirect Expenses Group কে Administrative Expenses নামে পরিবর্তন করতে হবে এবং নতুন দুটি Group Salary & Allowance এবং Depreciation তৈরী করতে হবে। আর অন্যগুলো General Ledger বা সাধারন খতিয়ান। পূর্বের নির্দেশ অনুযায়ী এগুলো তৈরী করে নিবেন। এবারে এই প্রতিষ্ঠানের আয়ের চার্ট অফ একাউন্টস নিম্নে দেয়া হলোঃ

এবার  Current Assets নিয়ে আলোচনা করবো। আমরা জানি Current Assets একটি কন্ট্রোল হেড এবং উহার অধীনে Bank Account, Cash-in-hand, Loans and Advance, Stock in hand and Sundry Debtors. এখানে নিম্নের চার্ট অনুযায়ী তৈরী করে নিবেন। এখানে Bank Account এর নাম পরিবর্তন করে Cash at Bank, Fixed Assets এর নাম পরিবর্তন করে Non Current Assets:, এবং পুনরায় Fixed Assets, Less: Accumulated of Depreciation নামের দুটি নতুন Group তৈরী করা হয়েছে।এখানে Income এর ডিফল্ট Group গুলো দেয়া আছে শুধুমাত্র Ledger বা সাধারন খতিয়ান সমুহ তৈরী করে নিবেন। এখন পর্যন্ত Income এবং Expenses নিয়ে আলোচনা করা হলো।

এবার Current Liabilities নিয়ে আলোচনা করবো। আমরা জানি Current Liabilities একটি কন্ট্রোল হেড এবং উহার অধীনে Duties & Taxes, Provisions, Sundry Creditors Sub Group হিসেবে রয়েছে। এখানে Capitals Group টিকে Owners Equity এবং Loans(Liability) Group টিকে Non Current Liabilities:-এ পরিবর্তন করেছি। নিম্নের চার্ট অনুযায়ী তৈরী করে নিবেন

National Traders এর ০১-০১-২০১৫ তারিখে একটি প্রারম্ভিক Trail Balance দেয়া হলোঃ


ভাউচার সেটআপ

Chart of Accounts তৈরী করার পর বিভিন্ন লেনদেন সমূহ লিপিবদ্ধ করা হয়ে থাকে ভাউচার এর মাধ্যমে। সাধারন হিসাবের লেনদেন লিপিবদ্ধ করার জন্য চারটি ডিফল্ড ভাউচার টাইপ দেয়া আছে। Receipt Voucher, Payment Voucher, Contra Voucher and Journal Voucher. এখন এগুলোর কার্যক্রম সংক্ষেপে আলোচনা করা হলোঃ

Receipt Voucher: Receipt Voucher এর অন্য একটি নাম হলো ক্রেডিট বা Credit ভাউচার। যখন কোন অর্থ কোন কিছুর প্রেক্ষিতে গ্রহন করা হয় তখন Receipt বা Credit ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সমপন্ন করা হয়ে থাকে। এটি নগদ অর্থেও হতে পারে অথবা চেকের মাধ্যমেও হতে পারে।

Payment Voucher: Payment Voucher এর অন্য একটি নাম হলো ডেবিট বা Debit ভাউচার। যখন কোন অর্থ কোন কিছুর প্রেক্ষিতে প্রদান করা হয় তখন Payment বা Debit ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সমপন্ন করা হয়ে থাকে। এটি নগদ অর্থেও হতে পারে অথবা চেকের মাধ্যমেও হতে পারে।

Contra Voucher: Contra Voucher এর অন্য একটি নাম হলো Transfer ভাউচার। যখন কোন নগদ অর্থ বা Cash ব্যাংকে ডিপোজিট বা জমা দেয়া হয় অথবা নগদ অর্থ ব্যাংক হতে উত্তোলন বা Withdrawn করা হয় অথবা একটি একাউন্ট থেকে অন্য একটি একাউন্টে স্থানান্তর করা হয় তখন Contra বা Transfer ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সমপন্ন করা হয়ে থাকে।

Journal Voucher: Journal Voucher কে Non Cash Transaction বলা হয়ে থাকে। যখন কোন লেনদেন কোন নগদ অর্থ ছাড়া হয়ে থাকে তখন Journal ভাউচার এর মাধ্যমে লেনদেনটি সমপন্ন করা হয়ে থাকে।

এখানে চারটি Accounting Voucher সম্পর্কে জানতে পারলেন। এবারে Mode of Entry নিয়ে আলোচনা করা যাক। সাধারনত দুটি Mode-এ ভাউচার এন্ট্রি করা যায়। একটি হলো Single Entry Mode এবং অন্যটি হলো Double Entry Mode। এ দুটি Mode-এর ইন্টারফেস দেখে নিই। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->Payment Voucher-এর ইন্টারফেস দেখতে পাওয়া যাচ্ছে।

এটি হলো একটি Single Entry Mode-এর ইন্টারফেস। এই Single Entry Mode ডিফল্ড থাকে। User তার সুবিধা অনুযায়ী Single Entry Mode হইতে Double Entry Mode-এ পরিবর্তন করতে পারে। এই ইন্টারফেস পরিবর্তন করার জন্য কীবোর্ড হইতে F12 বাটন প্রেস করুন অথবা ডান সাইডের নিচে কর্নারে কনফিগার F12:Configure  বাটনে মাউস দিয়ে ক্লিক করুন ভাউচার কনফিগারেশন স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

এখানে এখন শুধু উপরের পাঁচটি অপশন নিয়ে আলোচনা করা হলোঃ

Skip Date field in Create Mode (faster entry!): No এখানে ডিফল্ট Yes থাকে। ফলে Entry করার সময় কারসার Single Entry Mode-এ Account ফিল্ডে এবং Double Entry Mode-এ Particulars ফিল্ডে সরাসরি চলে আসে। এক্ষেত্রে Date লেখার জন্য F2 বাটন প্রেস করতে হবে অথবা F2:Date বাটনে ক্লিক করে Date লিখতে হয়। Date ফিল্ডে কারসার থামার জন্য No করুন।

Use Single Entry mode for Pymt/Rcpt/Contra? No এখানে ডিফল্ট Yes থাকে। ফলে ভাউচার ইন্টারফেস Single Entry Mode-এ হয়ে থাকে। Double Entry Mode চালু করার জন্য No করুন।

Use Payment as Contra? No এখানে ডিফল্ট No থাকে। কেউ কেউ Contra ভাউচার আলাদাভাবে ব্যবহার করতে না চাইলে Payment ভাউচারকে ব্যবহার করতে পারেন। সেক্ষেত্রে Yes করতে হবে। এখানে No করুন। কারন Contra ভাউচারের ব্যবহার জানতে হবে।

Use Cr/Dr instead of To/By during Entry? Yes এখানে ডিফল্ট No থাকে। To/By এর জায়গায় Cr/Dr ব্যবহার করার জন্য Yes করতে হয়। এখানে Yes করুন।

Warn on Negative Cash Balance? Yes এখানে ডিফল্ট Yes থাকে। যদি কখনো টাকা পরিশোধ করার সময় নগদ টাকা কম থাকে সেক্ষেত্রে এই অপশন চালুর ফলে আপনাকে সতর্ক করে দেবে। এই অপশনসমূহ পরিবর্তন করার পর নিম্নের ইন্টারফেস আসবে।

Voucher Types: এখানে ভাউচারের নাম দেখাচ্ছে। অর্থাৎ কোন ভাউচারে আপনি কাজ করছেন। এই ভাউচারের নাম পরিবর্তন করা যায়। যেমনঃ Payment ভাউচারের নাম পরিবর্তন করে Debit ভাউচার করা যায়।

Voucher No: ভাউচার নাম্বার সাধারনত দুই ধরনের হয়ে থাকে। অটোমেটিক আর ম্যানুয়াল। যদি অটোমেটিক হয় তবে ভাউচার নাম্বার বসানোর সু্যোগ থাকে না অর্থাৎ সফটওয়্যার তার সিস্টেম অনুযায়ী তারিখ গ্রহন করে থাকে আর যদি ম্যানুয়াল হয় তবে নিজের মত করে নাম্বার বসানোর সু্যোগ থাকে।

Date: এখানে লেনদেন এর তারিখ দিতে বা বসাতে হবে।

Particulars: বিবরন কলামে কারসার আসার সাথে সাথে ডানপাশে লেজারের তালিকা দেখাবে এবং তার বাম পাশে Cr অথবা Dr অপশন থাকবে। আপনার হিসাবের সূত্র অনুসারে উহা নির্বাচন করতে হবে। তবে Receipt ও Contra ভাউচার এর ক্ষেত্রে প্রথমে Cr এবং Payment ও Journal ভাউচার এর ক্ষেত্রে Dr ডিফন্ট দেয়া থাকে।

Credit: Cr সিলেক্ট করার ক্ষেত্রে কারসার অটোমেটিকভাবে Credit কলামে চলে যাবে এবং এখানে Credit Amount বসাতে হবে। অনুরূপভাবে,

Debit: Dr সিলেক্ট করার ক্ষেত্রে কারসার অটোমেটিকভাবে Debit কলামে চলে যাবে এবং এখানে Debit Amount বসাতে হবে।

Debit Total: এই ফিল্ডে Debit কলামের Total Amount দেখাবে।

Credit Total: এই ফিল্ডে Credit কলামের Total Amount দেখাবে। মনে রাখবেন মোট ডেবিট টাকা এবং মোট ক্রেডিট টাকা সমান হতে হবে। অন্যথায় লেনদেন সঠিক হবে না এবং Accept বা গ্রহন করবে না।

Narration: এখানে উক্ত লেনদেন সম্পর্কে ব্যাখ্যা লিখুন।


সাধারন লেনদেন

১। ০১-০১-২০১৫ তারিখে Mr. X নগদে ২,০০,০০০.০০ টাকা তার ব্যবসায় বিনিয়োগ করলেন একটি চেকের মাধ্যমে। চেক নাম্বার হলোঃ ৪৫৬৯০০১, প্রাইম ব্যাংক লিঃ, মিরপুর ব্রাঞ্চ।

এই লেনদেনটিতে একদিকে যেমন প্রতিষ্ঠানের মূলধন বা দ্বায় বাড়লো অন্যদিকে তেমনি চলতি সম্পদ বাড়লো। এখানে Mr. X তার ব্যবসায়ে বিনিয়োগ বাড়ালেন। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি ট্যালীতে Receipt Voucher বা Credit Voucher এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F6 অথবা F6:Receipt বাটনে ক্লিক করুন। Receipt Voucher দেখতে পাবেন। পূর্বে ভাউচারের প্রতিটি ফিল্ড নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে। সেটি অনুসরন করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক,ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট, ফান্ড ফ্লো স্টেটমেন্ট।

২। ০৩-০১-২০১৫ তারিখে ৫০,০০০.০০ টাকা দৈনন্দিন কাজের লেনদেন করার জন্য ব্যাংক হইতে উত্তোলন করা হলো চেকের মাধ্যমে। চেক নাম্বার হলোঃ ১২৩৪৫৫১।

এই লেনদেনটি দৈনন্দিন ছোটখাটো লেনদেন সম্পন্ন করার জন্য ব্যাংক হিসাব হইতে নগদ অর্থ উত্তোলন করা হলো। এতে চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হবেনা। শুধু এক জায়গা থেকে অন্য জায়গায় স্থানান্তর হলো। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F4 অথবা F4:Contra বাটনে ক্লিক করুন। Contra Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন এবং Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন। এই লেনদেনটি ট্যালীতে Contra Voucher বা Transfer Voucher–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

সাধারনত যখন ব্যাংক হইতে টাকা উত্তোলন করা হয় অথবা ব্যাংকে টাকা জমা করা হয় অথবা এক ব্যাংক থেকে অন্য ব্যাংকে টাকা স্থানান্তর করা হয় তখন Contra Voucher ব্যবহার করা হয়। তবে এ ধরনের Transaction এর ক্ষেত্রে কেউ কেউ Contra Voucher ব্যবহার না করে Receipt Voucher অথবা Payment Voucher কে ব্যবহার করে থাকে। তবে Logically Contra Voucher ব্যবহার করাই উত্তম।   

প্রভাব পড়বেঃ ক্যাশ বুক, ব্যাংক বুক।

৩। ০৩-০১-২০১৫ তারিখে Liaison Expenses বাবদ ৪,০০০.০০ টাকা নগদে প্রদান করা হলো।

এই লেনদেনটির ফলে একদিকে যেমন Expenses বা খরচ বাড়লো অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমলো। এটি একটি ব্যায়ের খাত এখানে একটি মাত্র খরচের খাত রয়েছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি ট্যালীতে Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে  অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Paymentবাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এখানে Double Entry মুডে লেনদেনটি সম্পন্ন করা হয়েছে। এটি Single Entry মুডেও সম্পন্ন করতে পারেন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ক্যাশ বুক, ব্যালেন্স সীট, প্রফিট এ্যান্ড লস্‌ স্টেটমেন্ট,রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

৪। ০৩-০১-২০১৫ তারিখে Travel Expenses বাবদ ৪০০.০০ টাকা, Tiffin Expenses বাবদ ৭০০.০০ টাকা এবং Fuel Expenses বাবদ ৩০০.০০ টাকা নগদে প্রদান করা হলো।

এই লেনদেনটির ফলেও একদিকে যেমন Expenses বা খরচ বাড়লো অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমলো। পূর্বের লেনদেনটিতে একটি মাত্র খরচের খাত ছিল আর এখানে তিনটি খরচের খাত রয়েছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->Press F5 অথবা F5:Paymentবাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।এই লেনদেনটিও ট্যালীতে Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

এখানে জানতে পারলেন যে, একসাথে একাধিক খাতের লেনদেন সম্পন্ন করা যায়।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ক্যাশ বুক, ব্যালেন্স সীট,প্রফিট এ্যান্ড লস্‌ স্টেটমেন্ট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।


অগ্রীম লেনদেন ও সমন্বয়

৫। ০৩-০১-২০১৫ তারিখে Meeting Expenses বাবদ ১০,০০০.০০ টাকার একটি চেক অগ্রীম প্রদান করা হলো Hasan-কে।চেক নাম্বার হলোঃ ১২৩৪৫৫২।

এই লেনদেনটিতে চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হবে না। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে কিছু কার্যক্রম সম্পন্ন করার জন্য সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম অর্থ বা চেক প্রদান করে থাকে এবং কার্যক্রম শেষ হওয়ার পরপরই এটি সমন্বয় করা হয়ে থাকে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্নজনকে অগ্রীম প্রদান করা হয়ে থাকে। তাই, প্রতিজনের নামে আলাদা আলাদা অগ্রীম হিসাব খুলতে হয়। এতে প্রতিজনের অগ্রীম হিসাব বের করা সহজ হয়।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক,ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

৬। ০৪-০১-২০১৫ তারিখে Hasan ১১,৫০০.০০ টাকার Meeting Expenses বাবদ বিল জমা দিল এবং অগ্রীম সমন্বয়ের পর নগদে প্রদান করা হলো।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে হাসানকে ১০,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল। হাসান ১১,৫০০.০০ টাকার বিল জমা দিয়েছে। এই লেনদেনটিতে একদিকে যেমন খরচ দেখানো হয়েছে অন্যদিকে আবার অগ্রীম সমন্বয় করা হয়েছে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরুপঃ

যেহেতু এখানে অগ্রীমের চেয়ে খরচ বেশী তাই অতিরিক্ত টাকা তাকে প্রদান করতে হবে সেজন্য ট্যালীতে এটি Payment Voucher বা Debit Voucher–এর মাধ্যমে লেনদেনটি অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Paymentবাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এক্ষেত্রে কেউ কেউ Advance সমন্বয় করার জন্য ১০,০০০.০০ টাকার Non Cash Journal Vaucher করে থাকে। এবং অতিরিক্ত ১,৫০০.০০ টাকার জন্য আরেকটি Payment Voucher করে থাকে। এক্ষেত্রে দুটি ভাউচারেই একই ধরনের Supporting Paper Attached করতে হবে। তবে এটি একটি ভাউচারেই অর্থাৎ Payment ভাউচারেই সম্পন্ন করা ভালো।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

৭। ০৪-০১-২০১৫ তারিখে Fuel Expenses বাবদ ৪,০০০.০০ টাকা নগদে অগ্রী্ম প্রদান করা হলো Rafiq-কে।

এই লেনদেনটি ৫নং লেনদেনের মতই। এই লেনদেনটিতেও চলতি সম্পদের কোন পরিবর্তন হবে না। পার্থক্য হলো ৫নং লেনদেনটিতে কার্যক্রম সম্পন্ন করতে সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম চেক প্রদান করা হয়েছিল আর এই লেনদেনটিতে নগদ অর্থ প্রদান করা হয়েছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

ট্যালীতে এই লেনদেনটিও Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্নজনকে অগ্রীম প্রদান করা হয়ে থাকে। তাই প্রতিজনের নামে আলাদা আলাদা অগ্রীম হিসাব খুলতে হয়।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক,ক্যাশ বুক,ব্যালেন্স সীট,রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

৮। ০৫-০১-২০১৫ তারিখে Rafiq ৩,৫০০.০০ টাকার Fuel Expenses বাবদ বিল জমা দিল এবং অগ্রীম সমন্বয়ের মাধ্যমে অতিরিক্ত টাকা ফেরত প্রদান করলো।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে রফিককে ৪,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল। কিন্তু রফিক ৩,৫০০.০০ টাকার বিল জমা দিয়েছে এবং ৫০০.০০ টাকা ফেরত দিয়েছে। এই লেনদেনটি উপরের ৬নং লেনদেনের চেয়ে একটু ভিন্ন। ঐ লেনদেনটিতে খরচের পরিমান বেশি ছিল আর এখানে কম। যেহেতু খরচ কম হয়েছে এবং অতিরিক্ত টাকা ফেরত প্রদান করেছে। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

ট্যালীতে এই লেনদেনটি Receipt Voucher বা Credit Voucher –এর মাধ্যমে  সম্পন্ন করুন।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F6 অথবা F5:Receipt বাটনে ক্লিক করুন। Receipt Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এক্ষেত্রে কেউ কেউ Advance সমন্বয় করার জন্য ৩,৫০০০.০০ টাকার Non Cash Journal Vaucher করে থাকে। এবং অতিরিক্ত ৫০০.০০ টাকার জন্য আরেকটি Receipt Voucher করে থাকে। এক্ষেত্রে দুটি ভাউচারেই একই ধরনের Supporting Paper Attached করতে হবে। তবে এটি একটি ভাউচারেই অর্থাৎ Receipt ভাউচারেই সম্পন্ন করা ভালো।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ক্যাশ বুক,ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

৯। ০৫-০১-২০১৫ তারিখে Stationery বাবদ ৬,০০০.০০ টাকার একটি চেক অগ্রীম প্রদান করা হলো মাণিক-কে। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৩।

এই লেনদেনটি ৫নং এবং ৭নং লেনদেনের মতই। ৫নং লেনদেনটিতে কার্যক্রম সম্পন্ন করতে  সাময়িক সময়ের জন্য অগ্রীম চেক প্রদান করা হয়েছিল আর এই লেনদেনটিতেও চেক প্রদান করা হয়েছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

ট্যালীতে এই লেনদেনটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্ন জনকে অগ্রীম প্রদান করা হয়ে থাকে। তাই প্রতিজনের নামে আলাদা আলাদা অগ্রীম হিসাব খুলতে হয়।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

১০। ০৬-০১-২০১৫ তারিখে Prjnting & Stationery বাবদ ৬,০০০.০০ টাকার একটি বিল মাণিক প্রদান করল এবং সমন্নয় করা হলো।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে মানিককে ৬,০০০.০০ টাকা অগ্রীম প্রদান করা হয়েছিল এবং মাণিক ৬,০০০.০০ টাকার বিল জমা দিয়েছে। এই লেনদেনটি উপরের ৬নং এবং ৮ নং লেনদেনের চেয়ে একটু ভিন্ন। ঐ লেনদেন দুটির অগ্রীমের চেয়ে একটিতে খরচের পরিমান বেশি ছিল আর একটিতে খরচের পরিমান কম। কিন্তু এই লেনদেনটিতে অগ্রীম এবং খরচের পরিমান সমান। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F7 অথবা F7:Journal বাটনে ক্লিক করুন। Journal Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।ট্যালীতে এই লেনদেনটি Journal Voucher বা Adjustment Voucher এর মাধ্যমে  সম্পন্ন করতে হবে।

এই লেনদেনটি কখনই Receipt & Payment Statement-এ প্রভাব পরবে না। তবে এটি Income & Expenditure Statement এবং Profit & Loss Account–এ প্রভাব পরবে।

প্রভাব পড়বেঃ  লেজার বুক, রেওয়ামিল, আয়ব্যয় হিসাব, ব্যালেন্স সীট


অফিস ভাড়া ও ভ্যাট ট্যাক্স লেনদেন

১১। ০৭-০১-২০১৫ তারিখে জানুয়ারী মাসের বাড়িভাড়া বাড়ির মালিক মাহাবুবুর রহমানকে চেকের মাধ্যমে প্রদান করা হলো। বাড়িভাড়া প্রতিমাসে ২০,০০০.০০ টাকা নির্ধারণ করা হয়েছে যেখানে ভ্যাট ৯% ও ট্যাক্স ৫% অন্তরভুক্ত রয়েছে। চেক নাম্বার হলোঃ ১২৩৪৫৫৪।

এই লেনদেনটির ফলেও একদিকে যেমন Expenses বা খরচ বাড়লো অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমলো। এই লেনদেনটিতে বাড়িভাড়ার সাথে ভ্যাট ৯% ও ট্যাক্স ৫% অন্তরভুক্ত রয়েছে। তাই খরচ দেখানোর সাথে সাথে ভ্যাট ও ট্যাক্স কেটে রাখতে হবে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

ট্যালীতে এই লেনদেনটি Payment Voucher বা Debit Voucher –এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এখানে বাড়িভাড়া ২০,০০০.০০ টাকাই দেখাতে হবে এবং ভ্যাট ও ট্যাক্স কেটে রাখার পর বাকী অর্থ প্রদান করা হয়েছে।

প্রভাব পড়বেঃ    লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট,রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

১২। ০৭-০১-২০১৫ তারিখে অফিস ভাড়া বাবদ কেটে রাখা ভ্যাট বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৫

১১ নং লেনদেনটিতে বাড়ি ভাড়ার উপর ভ্যাট কর্তন করা হয়েছিল। ঐ লেনদেনের ফলে দ্বায় সৃষ্টি হয়েছিল। এখন ঐ ভ্যাট পরিশোধের মাধ্যমে দ্বায় আর থাকবে না। এই লেনদেনের জাবেদা নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Paymentবাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।এই লেনদেনটির ফলে এই লেনদেনটিতে বাড়িভাড়ার ভ্যাট ৯% সমন্বয় করা রয়েছে। এটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

প্রিয় শিক্ষার্থী, ট্যালীতে ভ্যাট ট্যাক্স কাটা এবং জমা প্রদানের জন্য একটি অধ্যায় রয়েছে। ভ্যাট এবং ট্যাক্স একটি জটিল বিষয়। মাঝে মাঝেই এর Rate বেড়ে অথবা কমে যায়। ট্যালী সফটওয়্যারে কিছু Rate ফিক্সড করে দেয়া আছে। তাই এটি ট্যালীতে নিয়ন্ত্রন করা জটিল। আমরা Simple প্রক্রিয়ার মাধ্যমেই সম্পন্ন করার চেষ্টা করব।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

১৩। ০৭-০১-২০১৫ তারিখে অফিস ভাড়া বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো।চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৬।

১১ নং লেনদেনটিতে বাড়ি ভাড়ার উপর ট্যাক্স কর্তন করা হয়েছিল। ঐ লেনদেনের ফলে দ্বায় সৃষ্টি হয়েছিল। এখন ঐ ট্যাক্স পরিশোধের মাধ্যমে দ্বায় আর থাকবে না। এই লেনদেনের জাবেদাটি নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিতে বাড়িভাড়ার ট্যাক্স ৫% সমন্বয় করা রয়েছে। ভ্যাট ও ট্যাক্স এর কোড আলাদা হওয়ার কারনে পৃথক চালানে জমা দিতে হবে। কোনভাবেই একই চালানে জমা দেয়া যাবে না। ট্যালীতে এটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

ভ্যাট ও ট্যাক্স এর চালানের ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির একটি ফাইল করে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।


স্থায়ী সম্পত্তি ক্রয় ও ভ্যাট ট্যাক্স লেনদেন

১৪। ০৮-০১-২০১৫ তারিখে ৬০,০০০.০০ টাকার Office Equipment ক্রয় করা হয়েছে FloraTech হইতে। উপরোক্ত মুল্যের উপর ভ্যাট ৪% যোগ করা হয়েছে । চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৬০।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে এই লেনদেনটিকে দুটি পদ্ধতিতে সম্পন্ন করতে পারেন। প্রথম পদ্ধতিঃ যদি বিক্রেতার লেজার হিসাব ধরা হয় তবে প্রথমে বিল তৈরী করতে হবে এবং পরে Payment করতে হবে। সেক্ষেত্রে, ১ম জাবেদা নিম্নরূপঃ

এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করে সরাসরি Payment ভাউচারের মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন। 

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Paymentবাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করব।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

১৫। ০৮-০১-২০১৫ তারিখে ৪০,০০০.০০ টাকার Furniture & Fixtures ক্রয় করা হয়েছে General Furniture হইতে নগদে । যেখানে আরও  ৪% ভ্যাট প্রদান করতে হবে।

প্রিয় শিক্ষার্থী, এখানে এই লেনদেনটিকে দুটি পদ্ধতিতে সম্পন্ন করতে পারেন। প্রথম পদ্ধতিঃ যদি বিক্রেতার লেজার হিসাব ধরা হয় তবে প্রথমে বিল তৈরী করতে হবে এবং পরে Payment করতে হবে। সেক্ষেত্রে, ১ম জাবেদা নিম্নরূপঃ

এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করে সরাসরি Payment ভাউচারের মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন। উপরের লেনদেনটির সাথে এই লেনদেনটির মধ্যে পার্থক্য হলো এই যে, উপরের লেনদেনটি চেকের মাধ্যমে আর এই লেনদেনটি ক্যাশের মাধ্যমে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

ভ্যাট ও ট্যাক্স এর চালানের কপির ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির জন্য একটি ফাইল করে সেখানে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট, ক্যাশ বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট।

১৬। ০৮-০১-২০১৫ তারিখে Equipment এবং Furniture বাবদ কেটে রাখা ভ্যাট বাবদ অর্থ নগদে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো।

এই লেনদেনটিতে Equipment এবং Furniture এর ভ্যাট বাবদ কেটে রাখা অর্থ একত্রে সমন্বয় করা রয়েছে। কোন কোন প্রতিষ্ঠান প্রতিমাসের কেটে রাখা ভ্যাট একসাথে মাস শেষে দিয়ে থাকে। কোন বিলের বিপরীতে ভ্যাট কেটে রাখার দিন থেকে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে সরকারী কোষাগারে জমা দিতে হয়। এটিও Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন।Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

ভ্যাট ও ট্যাক্স এর চালানের কপির ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির জন্য একটি ফাইল করে সেখানে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ক্যাশ বুক,ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

 


ঋণ গ্রহন ও পরিশোধ

৭। ১০-০১-২০১৫ তারিখে Director এর নিকট হইতে ১,০০,০০০.০০ টাকা ঋণ গ্রহন করা হলো চেকের মাধ্যমে। চেক নাম্বার হলো ৬৫৭৩২১২। প্রাইম ব্যাংক লিঃ মিরপুর শাখা।

ঋণ গ্রহন প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। কোন একটি প্রতিষ্ঠান ঋণ গ্রহন ছাড়া পরিচালিত হয় এমন ঘটনা দুর্লভ। ঋণ দুধরনের হতে পারে। জামানত ছাড়া অথবা জামানত দ্বারা। জামানত দ্বারা যে ঋণ গ্রহন করা হয় সেগুলো সুদযুক্ত হয় অর্থাৎ একটি নির্দিষ্ট সময় পর পর সুদ প্রদান করতে হয়। সাধারনত প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীন ঋণ সমূহ জামানত বিহীন হয়ে থাকে। এটি একটি জামানত বিহীন ঋণ। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এটিও Receipt Voucher বা Credit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F6 অথবা F6:Receipt বাটনে ক্লিক করুন। Receipt Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,

১৮। ১০-০১-২০১৫ তারিখে ১,০০,০০০.০০ টাকা চেকের মাধ্যমে GSP-কে ঋণ পরিশোধ করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৮।

ঋণ গ্রহন করা যেমন প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক তেমনি ঋণ পরিশোধ করাও প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। এখানে প্রথমে যে রেওয়ামিলের ব্যালেন্স বসানো হয়েছিল তাতে GSP থেকে ১,০০,০০০.০০ টাকা লোন দেখানো হয়েছিল। এখন সেই লোন পরিশোধ করা হচ্ছে। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

ট্যালীতে এই লেনদেনটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট, ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।


বেতন ভাতা ও ট্যাক্স লেনদেন

প্রিয় শিক্ষার্থী, বেতন ভাতা সম্পর্কের লেনদেন প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। কোন কোন প্রতিষ্ঠান মাসের শেষে চলতি মাসের বেতন দিয়ে থাকে। আবার কোন কোন প্রতিষ্ঠান চলতি মাসের বেতন পরবর্তী মাসের ৫ থেকে ১০ তারিখের মধ্যে পরিশোধ করে থাকে। যদি চলতি মাসের বেতন চলতি মাসের শেষে দিয়ে দেয় তবে লেনদেনটি সহজ হয়ে থাকে আর যদি চলতি মাসের বেতন পরবর্তী মাসের ৫ থেকে ১০ তারিখের মধ্যে পরিশোধ করে থাকে তবে চলতি মাসে দ্বায় তৈরী করতে হয়।

১৯। ২৯-০১-২০১৫ তারিখে ডাইরেক্টরের বেতন ২৫,০০০.০০ টাকা যেখানে  ৩০০.০০ টাকা ট্যাক্স বাবদ কেটে রাখার পর একটি চেকের মাধ্যমে জানুয়ারী মাসের বেতন প্রদান করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৫৯। এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট,রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

২০। ২৯-০১-২০১৫ তারিখে বেতন বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স বাবদ অর্থ চেকের মাধ্যমে সরকারি কোষাগারে জমা করা হলো। চেক নাম্বার হলো ১২৩৪৫৬০।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটিতে বেতন বাবদ কেটে রাখা ট্যাক্স সমন্বয় করা রয়েছে। ফলে একদিকে যেমন দ্বায় কমলো অন্যদিকে তেমনি চলতি সম্পদ কমলো। ট্যালীতে এই লেনদেনটি Payment Voucher বা Debit Voucher এর মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

ট্যাক্স এর চালানের কপির ফটোকপি অবশ্যই ভাউচারের সাথে সংযুক্ত করে রাখবেন এবং মুল কপির জন্য একটি ফাইল করে সেখানে রাখবেন। যাতে করে অডিটের সময় ঝামেলায় পরতে না হয়।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক, ব্যাংক বুক, ব্যালেন্স সীট, রিসিপ্ট এ্যান্ড পেমেন্ট স্টেটমেন্ট,ক্যাশ ফ্লো স্টেটমেন্ট।

২২। ৩১-০১-২০১৫ তারিখে ফাইন্যান্স অফিসারের বেতন ১৮,০০০.০০ টাকা, পিয়নের বেতন ৭,০০০.০০ টাকা এবং বিক্রয় প্রতিনিধির বেতন ১৬,০০০ টাকা আগামী মাসে প্রদান করা হবে কিন্তু চলতি মাসে খরচ দেখাতে হবে। তবে এখানে উল্লেখ্য যে, কারো বেতন হইতে ট্যাক্স বাবদ অর্থ কেটে রাখার প্রয়োজন নেই।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এটি একটি নন ক্যাশ লেনদেন। এখানে একদিকে যেমন খরচ দেখাতে হবে অন্যদিকে তেমন দ্বায় দেখাতে হবে। এটি প্রাপ্তি প্রদান হিসাবে কোন প্রভাব ফেলবে না কিন্তু আয় ব্যায় হিসাব এবং ব্যালান্স সীটে প্রভাব ফেলবে। ট্যালীতে এই লেনদেনটি  Journal ভাউচারের মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F7 অথবা F7:Journal বাটনে ক্লিক করুন। Journal Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক,  ব্যালেন্স সীট,লাভক্ষতি হিসাব,


অবচয় বা DEPRECIATION

অবচয় বা Depreciation নির্ধারণ করা একটি জটিল প্রক্রিয়া। সাধারনত লেজারের মাধ্যমে স্থায়ী সম্পদের হিসাব সংরক্ষন করে থাকে। কিন্তু এই লেজারের সাথে আইটেমের সম্পর্ক রয়েছে। প্রতিটি আইটেম ক্রয়ের তারিখ হতে তার অবচয় ধার্য করা হয়ে থাকে। Fixed Assets Schedule সাধারনত ট্যালীতে নেই। তাই লেজারের মাধ্যমে শুধু Value রাখা হয়।

ধরুন, ফার্নিচার এর উপর জানুয়ারী মাসের অবচয় ৩৪৭.০০ টাকা এবং ইকুইপমেন্ট এর উপর ৫২০.০০ টাকা ধার্য করা হলো। এখানে দুটি পদ্ধতিতে হিসাব রাখা যেতে পারে। প্রথমত, অবচয়কে খরচ হিসেবে দেখিয়ে ফার্নিচার ও ইকুইপমেন্ট এর ভ্যালু কমানো যেতে পারে। দ্বিতীয়ত,  অবচয়কে খরচ হিসেবে দেখিয়ে ফার্নিচার ও ইকুইপমেন্ট এর ভ্যালু ঠিক রেখে একুমুলেশন বা দ্বায় দেখানো যেতে পারে। এখানে ২য় পদ্ধতিটি অনুসরন করা হয়েছে। এটি Journal Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। এই জাবেদাটি নিম্নরূপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F7 অথবা F7:Journal বাটনে ক্লিক করুন। Journal Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ  লেজার বুক,  ব্যালেন্স সীট, লাভক্ষতি হিসাব।

২২। ৩১-০১-২০১৫ তারিখে ফাইন্যান্স অফিসারের বেতন ১৮,০০০.০০ টাকা, পিয়নের বেতন ৭,০০০.০০ টাকা এবং বিক্রয় প্রতিনিধির বেতন ১৬,০০০ টাকা আগামী মাসে প্রদান করা হবে কিন্তু চলতি মাসে খরচ দেখাতে হবে। তবে এখানে উল্লেখ্য যে, কারো বেতন হইতে ট্যাক্স বাবদ অর্থ কেটে রাখার প্রয়োজন নেই।

এই লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এটি একটি নন ক্যাশ লেনদেন। এখানে একদিকে যেমন খরচ দেখাতে হবে অন্যদিকে তেমন দ্বায় দেখাতে হবে। এটি প্রাপ্তি প্রদান হিসাবে কোন প্রভাব ফেলবে না কিন্তু আয় ব্যায় হিসাব এবং ব্যালান্স সীটে প্রভাব ফেলবে। ট্যালীতে এই লেনদেনটি  Journal ভাউচারের মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F7 অথবা F7:Journal বাটনে ক্লিক করুন। Journal Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

প্রভাব পড়বেঃ লেজার বুক,  ব্যালেন্স সীট,লাভক্ষতি হিসাব,


ট্যালী রিপোর্ট

প্রিয় শিক্ষার্থী, প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের সফটওয়্যার ব্যবহারের মুল উদ্দেশ্যই হলো দ্রুত সঠিক রিপোর্ট পাওয়া। এই সঠিক রিপোর্ট নির্ভর করে সঠিকভাবে চার্ট অব একাউন্টস ও চার্ট অব ইনভেন্টরী সাজানো এবং ভাউচার ইনপুটের উপর। এখন পর্যন্ত যে সমস্থ কাজ করেছি তার বেসিক কিছু রিপোর্ট কিভাবে সংগ্রহ করা যায় তা দেখুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Balance Sheet পাওয়া যায়?

Balance Sheet প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি অপরিহার্য রিপোর্ট। যার মাধ্যমে একটি প্রতিষ্ঠানের কি সম্পদ রয়েছে এবং তার বিপরীতে কি দ্বায় রয়েছে তা জানা যায়। এটি প্রতিষ্ঠানের সিদ্ধান্ত গ্রহনের ক্ষেত্রে অনেক ভুমিকা রাখে।

Go to Gateway of Tally-->Balance Sheet-->ব্যালেন্স শীট দেখতে পাবেন। সাধারনত ব্যালান্স সীট Horizontal আকারে দেখা যায়। তবে এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারেন।

প্রতিটি রিপোর্টকে ভিন্ন ভিন্ন আঙ্গিকে দেখার বা উপস্থাপন করার প্রয়োজন হতে পারে। এই ভিন্ন আঙ্গিকে দেখার জন্য একটি Configaration বাটন বা কনফিগারেশন অপশন দেয়া আছে। এই কনফিগারেশন অপশনের মাধ্যমে আপনি রিপোর্টটিকে ভিন্ন আঙ্গিকে দেখতে পারেন।

Configuration বা রূপরেখাঃ কনফিগারেশন এই সফটওয়্যারের একটি অন্যরকম বৈশিষ্ট্য। প্রতিটি রিপোর্ট প্রথমে ডিফল্ট আকৃতিতে দেখাবে। ব্যবহারকারী এই Configure ব্যবহার করে প্রতিটি রিপোর্ট বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন বা সংগ্রহ করতে পারেন। তবে এটি ট্যালীর মধ্যে দেয়া কনফিগারের মধ্যে সীমাবদ্ধ। এজন্য F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে বিভিন্ন অপশন থাকবে। আপনার প্রয়োজনীয় অপশন একটিভ করে রিপোর্ট দেখতে বা সংগ্রহ করতে পারেন। এখানে ব্যালেন্স সীটের Configuration স্ক্রীন দেখুন।

Show Vertical Balance Sheet? No Balance Sheet রিপোর্টটি প্রথমে ডিফল্ট Horizontal আকৃতিতে থাকে। আপনি যদি Vertical আকৃতিতে Balance Sheet পেতে চান তবে Yes একটিভের মাধ্যমে পেতে পারেন।

Profit or Loss, both as Liability? No প্রতিষ্ঠানের লাভ বা ক্ষতি যাই হোক না কেন Balance Sheet রিপোর্টে উহা Liabilities বা দ্বায় পাশে পেতে চান তবে Yes একটিভের মাধ্যমে পেতে পারেন। আর যদি No থাকে তবে লাভ হলে দ্বায় পাশে এবং ক্ষতি হলে সম্পদ পাশে দেখাবে।

Show Percentages? No যদি আপনি শতকরায় দেখতে চান তবে Yes অপশনটি একটিভ করতে হবে। ধরুন, মোট সম্পদ ১০,০০০.০০ টাকা এর মধ্যে ৬,০০০.০০ টাকা চলতি সম্পদ আর ৪,০০০.০০ টাকা স্থায়ী সম্পদ। তবে চলতি সম্পদ মোট সম্পদের ৬০% ভাগ আর স্থায়ী সম্পদ ৪০% ভাগ।

Method of showing Balance Sheet? Liabilities/Assets আপনি কোন পাশে কি দেখাবেন অর্থাৎ ডান পাশে Assets হলে বাম পাশে Liabilities দেখাবে।

Appearance of Name: Name Only এখানে চারটি অপশন থাকে শুধু Name দিয়ে অথবা শুধু Alias দিয়ে অথবা প্রথমে Name পরে Alias অথবা প্রথমে Alias পরে Name। উদাহরনঃ Current Assets: 2000, Current Assets: (2000), 2000(Current Assets:)

Scale Factor for Values: Default আপনি টাকার অংক কিভাবে দেখাবেন। লাখে না মিলিয়নে না অন্য কোন।

Period বা সময়ঃ আপনি কোন তারিখ হতে কোন তারিখ পর্যন্ত রিপোর্টটি সংগ্রহ করতে চান বা দেখতে চান। এজন্য F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন।এখানে Period মিনু দেখাবে। আপনার প্রয়োজনীয় Period বসিয়ে রিপোর্টটি সংগ্রহ করতে পারেন।

Details বা বিস্তারিতঃ প্রথমে যে রিপোর্টটি দেখাবে সেটি সাধারনত Condensed বা সংক্ষিপ্ত আকারে দেখাবে। এটি বিস্তারিত বা খুঁটিনাটি দেখার জন্য alt+F1 প্রেস করুন বা F1:Detailed বাটনে ক্লিক করুন। এখানে দুটি Step পর্যন্ত বিস্তারিত দেখাবে। আরও বিস্তারিত দেখতে হলে Enter প্রেস করে দেখতে হবে। মনে রাখবেন Detailed বাটনটি একটিভ থাকলে ঐ বাটনটিতে Condensed দেখাবে। পুনরায় সংক্ষিপ্ত আকারে দেখতে চাইলে alt+F1 প্রেস করুন বা F1:Condensed বাটনে ক্লিক করুন।

Print বা মুদ্রনঃ আপনি যদি কোন রিপোর্ট প্রিন্ট করতে চান তবে alt+P প্রেস করুন অথবা P:Print বাটনে ক্লিক করুন। প্রিন্ট অপশন দেখাবে । Yes অপশনে ক্লিক করলে প্রিন্ট হবে আর No অপশনে ক্লিক করলে প্রিন্ট হবে না।

Auto Column: আপনি যদি কোন Comperative Balanc Sheet নিতে চান তবে alt+N প্রেস করুন অথবা N:Auto Column বাটনে ক্লিক করুন। এখানে Daily, Quarterly, Half Yearly, Yearly ইত্যাদি অপশন দেখাবে। যেটি নিতে চান সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Profit & Loss বা লাভক্ষতি হিসাব পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Profit & Loss-->লাভক্ষতি হিসাব দেখতে পাবেন। সাধারনত এটি Horizontal আকারে দেখা যায়। তবে আমরা এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারি।

এজন্য Press F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের Configuration স্ক্রীন দেখাবে। এখান থেকে প্রয়োজনীয় অপশন একটিভ করে পেতে পারি।

Show with Gross Profit? No এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি আপনি Gross Profit আলাদাভাবে দেখতে চান তবে Yes একটিভের মাধ্যমে দেখতে বা পেতে পারেন। অন্য সব অপশন পূর্বের Balance Sheet-এ আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Receipt & Payment বা প্রাপ্তি প্রদান হিসাব পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Receipt & Payment-->প্রাপ্তি প্রদান হিসাব দেখতে পাবেন। সাধারনত এটি Horizontal আকারে দেখা যায়। আপনি এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারেন।

এজন্য প্রেস F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের Configuration স্ক্রীন দেখাবে। এখান থেকে প্রয়োজনীয় অপশন একটিভ করে পেতে পারেন।

Show Nett balance for Ledgers? No এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি আপনি কোন একটি লেজারের শুধু নীট ব্যালেন্স দেখাতে চান তবে Yes একটিভের মাধ্যমে দেখতে পারেন। যেমনঃ মাহাবুব সাহেবকে ১০,০০০.০০ টাকা লোন দেয়া হল। এবং মাহাবুব সাহেব ৪,০০০.০০ টাকা ফেরত দিল। এক্ষেত্রে শুধু ৬,০০০.০০ টাকাই দেখাবে।

Expand all level in Detailed Format? No. এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি আপনি প্রতিটি লেভেল দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cash Flow Summery পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Cash/Funds Flow-->Cash Flow-->Cash Flow Monthly Summery দেখতে পাবেন-->January মাস সিলেক্ট করুন--> Cash Flow Summery হিসাব দেখতে পাবেন। সাধারনত এটি Horizontal আকারে দেখা যায়। তবে আপনি এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারেন।

এজন্য প্রেস F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন।নিম্নের Configuration স্ক্রীন দেখাবে। এখান থেকে প্রয়োজনীয় অপশন একটিভ করে পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Fund Flow Summery পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Cash/Funds Flow-->Fund Flow-->Funds Flow Monthly Summery দেখতে পাবেন-->January মাস সিলেক্ট করুন--> Cash Flow Summery হিসাব দেখতে পাবেন। সাধারনত এটি Horizontal আকারে দেখা যায়। তবে এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cash Flow Projections পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Cash/Funds Flow-->Cash Flow Projections--> Cash Flow Projections হিসাব দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cash Book বা নগদান বহি হিসাব পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Cash/Bank Books -->Cash Ledger-->Month-->Cash Book বা নগদান বহি হিসাব দেখতে পাবেন। এখানে F2:Period বাটনে ক্লিক করে যেকোন সময়ের নগদান হিসাব দেখতে পারেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

Select voucher to show: এখানে তিনটি অপশন দেখাবে। All Vouchers, Credit Entries only, Debit Entries only. সাধারনত All Vouchers অপশনটি ডিফল্ট থাকে। আপনি শুধু ডেবিট অথবা ক্রেডিট এন্ট্রিও দেখতে পারবেন।

Format: এখানে দুটি অপশন রয়েছে। Detailed এবং Condenced. আপনি ব্যাপকারে বা সংক্ষিপ্তকারে দেখতে পারেন।

Show Bilwise Details also? No. যদি কোন লেজারে Billwise Details অপশনটি চালু থাকে তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে ঐ লেজারের সাথে সম্পর্কযুক্ত প্রতিটি বিলের নাম্বার বা রেফারেন্স দেখাবে।

Show Cost Centre Details also? No. যদি কোন লেজারে Cost Center অপশনটি চালু থাকে তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে ঐ লেজারের সাথে সম্পর্কযুক্ত প্রতিটি Cost Centre দেখাবে।

Show Inventory Details also? No. যদি কোন লেজারে Inventory অপশনটি চালু থাকে তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে ঐ লেজারের সাথে সম্পর্কযুক্ত প্রতিটি Cost Centre দেখাবে।

Show Bank Details also? No. যদি কোন লেজারে Bank লেজারের লেনদেন করা হয়ে থাকে তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে ঐ লেজারের সাথে সম্পর্কযুক্ত ব্যাংকের তথ্য সমূহ দেখাবে।

Show Entered/Altered By? No. যদি Security Control চালু থাকে তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে প্রতি ইউজারের নাম দেখাবে।

Show Narration also? No. যদি ভাউচার বা লেজারের Narration দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে ভাউচারের বা লেজারের সাথে সম্পর্কযুক্ত Narration সমূহ দেখাবে।

Include Opening Balance also? Yes. যদি কোন লেজারের Opening Balance দেখতে না চান তবে No একটিভেটের মাধ্যমে ঐ লেজারের Opening Balance রিমুভ করা যাবে।

Show Running Balances? No. যদি লেজারের Running Balance দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে লেজারের Running Balance সমূহ দেখাবে।

এখানে যে অপশন সমূহ নিয়ে আলোচনা করা হলো তা অনেক রিপোর্টেই আসতে পারে যা পুনরায় আলোচনা করার প্রয়োজন হবে না। এজন্য আপনি প্রতিটি অপশন ভালোভাবে মনে রাখার চেষ্টা করবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledger Book বা খতিয়ান বহি হিসাব পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Ledger-->List of Ledger-->যে লেজার বা খতিয়ান হিসাব দেখতে চান সেটি নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন খতিয়ান বহি হিসাব দেখতে পাবেন। এখানে F2:Period বাটনে ক্লিক করে যেকোন সময়ের খতিয়ান বহি হিসাব দেখতে পারেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।  

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Bank Book বা Bank বহি হিসাব পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Cash/Bank Books -->Bank Ledger-->Month-->Bank Book বা Bank বহি হিসাব দেখতে পাবেন। এখানে F2:Period বাটনে ক্লিক করে যেকোন সময়ের হিসাব দেখতে পারেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Trial Balance পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Trial Balance-->রেওয়ামিল দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

Show Opening Balance? No. এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি Opening Balance দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে দেখতে পারেন।

Show Transactions? No. এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি শুধু Transaction Balance দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে দেখতে পারেন।

Show Closing Balances? Yes এটি ডিফল্ট Yes থাকে। যদি শুধু Closing Balance দেখতে না চান তবে No একটিভেটের মাধ্যমে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Day Book পাওয়া যায়।

Go to Gateway of Tally-->Display-->Day Book-->Day BookSales দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Group Summary পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Group Summary--> Group তালিকা দেখতে পাবেন-->Asministrative Expenses Group টি সিলেক্ট করে Enter প্রেস করেন--> Asministrative Expenses Group সামারি দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Group Voucher পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Group Voucher--> Group তালিকা দেখতে পাবেন-->Asministrative Expenses Group টি সিলেক্ট করে Enter প্রেস করেন-->Asministrative Expenses Group ভাউচার দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Journal Voucher Register পাওয়া যায়।

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Journal Register--> Month-->Journal Register দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

Show Colummar Register? No এটি ডিফল্ট No থাকে। আপনি যদি Colummar Register আকারে দেখতে চান তবে Yes একটিভেটের মাধ্যমে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Payment Voucher Register পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Statistics--> Payment-->Month-->Payment Register দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Receipt Voucher Register পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Statistics--> Receipt Register-->Month-->Receipt Register দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Contra Voucher Register পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Statistics--> Contra Register-->Month-->Contra Register দেখতে পাবেন।

F12:Configure বাটনে ক্লিক করে বিভিন্ন তথ্য পেতে পারেন।

এই কনফিগারেশন অপশন সমূহ পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Bank Reconciliation Statement বা ব্যাংক মিলকরণ বিবরণী করা হয়?

ধরুন, DBBL-0200003840990 হিসাবের জানুয়ারী মাসের ম্যানুয়ান ব্যাংক রিকোন্সাইল নিম্নরূপঃ

         Balance as per Company Book as on 31-01-2015             = 1,19,000.00

         Add: Cheque Issue but not shown in Bank Statement        =        300.00

         (Cheque No: 1234563)

         Balance as per Bank Statement as on 31-01-2015             = 1,19,300.00

জানুয়ারী মাসের এই বিবরনীটি ট্যালীতে সমপন্ন করার জন্য

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Cash/Bank Books -->Bank Ledger-->Month-->Bank Book বা Bank বহি হিসাব দেখতে পাবেন। এখানে আসার পর F5:Reconciliation বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে শুধুমাত্র ব্যাংক ডেট কলামে ব্যাংক স্ট্যাটমেন্টের তারিখ সমুহ বসাতে হবে। তবেই Bank Reconciliation Statement বা ব্যাংক মিলকরণ বিবরণী তৈরী হয়ে যাবে।

ব্যাংক মিলকরণ বিবরণী Accept করার পর পুনরায় F5:Reconciliation বাটনে ক্লিক করলে নিম্নের স্ক্রীন পাওয়া যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে চেক রেজিস্টার পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Banking-->Cheque Register-->নিম্নের চেক রেজিস্টার দেখতে পাবেন।


কস্ট ক্যাটাগরি, কস্ট সেন্টার

Cost Category ট্যালী সফটওয়্যারের একটি Advance Feature। এটি Cost Centre এর সাথে জড়িত। একটি উদাহরণের মাধ্যমে দেখলে বিষয়টি সম্পর্কে পরিষ্কার বুঝতে পারবেন।

National Traders এর দুটি অফিস। Mirpur Branch এবং Uttara Branch । এই দুটি Branch এর দুটি করে Cost Centre রয়েছে। এক্ষেত্রে প্রতিটি আয় ও ব্যয়কে প্রত্যেকটি শাখার এবং প্রতিটি সেন্টার অনুযায়ী ভাগ করা যায়। Cost Category কস্ট সেন্টারের একটি প্যারালাল সিস্টেম। যখন Mirpur Branch সিলেক্ট করুন তখন শুধুমাত্র এই শাখার Cost Centre সমুহ দেখাবে। এক্ষেত্রে প্রতিটি কস্ট সেন্টারের আলাদা করে হিসাব সমূহ বের করা যায় এবং কস্ট ক্যাটাগরিতে তাদের সামারি বা যোগফল পাওয়া যায়। এটি ট্যালী সফটওয়্যারের একটি অ্যাডভান্স ফিচার তাই এটি ডিফল্ট বন্ধ থাকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Category অপশনটি চালু করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Accounting Feature-->Accounting Feature স্ক্রীন দেখাবে-->Maintain Cost Centre ? Yes এবং More than ONE Payroll / Cost Category?  Yes–এর মাধ্যমে চালু করুন। ট্যালীতে একটি ডিফল্ট Primary Cost Category দেয়া আছে। আপনি এটির নাম পরিবর্তন করে ব্যবহার করতে পারেন। একাধিক প্রয়োজন হলে নতুন করে তৈরী করে নিতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Category তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Categories-->Create--> Cost Category তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। আমরা এটি ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্ঠা করব...

Name: এখানে আপনার Cost Category-এর নাম লিখুন। যেমন: Mirpur Branch.

Alias: এখানে বিকল্প নাম বা কোড লিখতে পারেন।

Under: Primary সিলেক্ট করুন। Accept নির্দেশ আসলে Yes করে সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ  A+O+C

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Category পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Category-->Alter--> Cost Category –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Cost Category টি পরিবর্তন করতে চান তা নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। Cost Category Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে Accept নির্দেশ আসলে Yes করে সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ A+O+A

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Category মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Category-->Alter--> Cost Category –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Cost Category টি মুছে ফেলতে চান তা নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। Cost Category Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে Alt+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন Delete অপশণ আসবে। Enter অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে মুছে ফেলতে পারেন।

শর্টকাট কীঃ A+O+A

Cost Centre ট্যালী সফটওয়্যারের একটি আলাদা ডাইমেনশন। এই কস্ট সেন্টারের মাধ্যমে আমরা আয় বা ব্যয় সমূহকে বিভিন্ন ভাগে ভাগ করে দেখাতে পারি। যেমনঃ কেন্দ্রের ভিত্তিতে, ডিপার্টমেন্টের ভিত্তিতে, ব্যক্তির ভিত্তিতে এবং প্রোডাক্টের ভিত্তিতে। প্রিয় শিক্ষার্থী, আমরা এখানে সেন্টারের ভিত্তিতে কিভাবে আয় বা ব্যয় সমুহকে ভাগ করা যায় তা দেখব।যেহেতু এটি ট্যালী সফটওয়্যারের একটি অ্যাডভান্স ফিচার তাই এটি ডিফল্ট বন্ধ থাকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre অপশনটি চালু করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Accounting Feature-->Accounting Feature স্ক্রীন দেখাবে-->Maintain Cost Centre ? Yes –এর মাধ্যমে চালু করুন। যদি কস্ট ক্যাটাগরি চালু করা হয় তবে পূর্বেই কস্ট সেন্টার চালু করতে হয়।

ধরুন, Mirpur Branch-এর দুটি সেন্টার বা কেন্দ্র রয়েছে। Mirpur Sales Centre and Mirpur Assembling Centre. সুতরাং

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Centre-->Create--> Cost Centre তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। আমরা এটি ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্ঠা করব...

Name: এখানে আপনার Cost Centre-এর নাম লিখুন। যেমনঃ Mirpur Sales Centre.

Alias: এখানে বিকল্প নাম বা কোড লিখতে পারেন।

Under: Primary সিলেক্ট করুন। Accept নির্দেশ আসলে Yes করে সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ A+C+C

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Centre-->Alter-->Cost Centre –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Cost Centre টি পরিবর্তন করতে চান তা নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। Cost Centre Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে Accept নির্দেশ আসলে Yes করে সেভ করুন।

শর্টকাট কীঃ A+C+A

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Cost Centre-->Alter-->Cost Centre –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Cost Centre টি মুছে ফেলতে চান তা নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। Cost Centre Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে Alt+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন Delete অপশণ আসবে। Enter অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে মুছে ফেলতে পারেন।

শর্টকাট কীঃ A+C+A

প্রিয় শিক্ষার্থী, আমরা যখন Maintain Cost Centres? অপশনটি এ্যাক্টিভ করেছিলাম তখন লেজার তৈরীর স্ক্রীনে Cost Centre are applicable? No নামের একটি অপশন নতুন যোগ হয়েছে। আমরা যে লেজারে এই অপশনটি চালু রাখতে চাই সেই লেজার তৈরী করার সময় একটিভ করে নিব অথবা লেজার তৈরী করা থাকলে সেটি Alteration-এর মাধ্যমে একটিভ করে নিব। আমরা এই কোম্পানীর Utility Bill গ্রুপের অধীনে যে সমস্থ Ledger রয়েছে সেগুলোকে Alteration-এর মাধ্যমে একটিভ করে নিব। ধরুন Electricity Bill এই লেজারটিকে Cost Centre-এর আওতায় নিয়ে আসবেন। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Ledger-->Alter-->Ledger-এর তালিকা দেখাবে। Electricity Bill লেজারটি সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন Ledger Alteration স্ক্রীন আসবে এখানে Cost Centre are applicable? নামের অপশনটি Yes-এর মাধ্যমে একটিভ করুন। পরবর্তীতে যখন ভাউচার তৈরী করতে যাবেন তখন উক্ত লেজারটিতে Amount পাস করার সাথে সাথে Cost Centre চাইবে। অনুরূপভাবে, WASA Bill, Gas Bill লেজারে Cost Centre একটিভ করে নিবেন।

প্রশ্নঃ ধরুন, মিরপুর অফিসের জানুয়ারি মাসের Electric Bill 2,000.00 টাকা, WASA Bill 650.00 টাকা, Gas Bill 9,00.00 টাকা নগতে প্রদান করা হলো। যাহা নিম্নের কস্টসেন্টারে বিভক্ত করে দেয়া হলো।

উপরের লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরুপঃ

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

যখন Electric Bill লেজারের ডেবিট এমাউন্ট ২,০০০.০০ টাকা লিখে Enter প্রেস করবেন তখন নিম্নের কস্ট এলোকেশন স্ক্রীন দেখাবে। প্রথমে কস্ট ক্যাটাগরি বা শাখা সিলেক্ট করুন এবং পরে কস্ট সেন্টার সিলেক্ট করে নিম্নের মতকরে বসান।

এভাবে ভাউচারে কস্ট সেন্টারে প্রভাব ফেলবেন। সর্বশেষ ভাউচারটি Accept করবেন।

এবারে Cost Centre-এর রিপোর্ট দেখুন। এখানে সাধারনত চারটিভাবে রিপোর্ট পাওয়া যায়। Cost Categorywise, Cost Centrewise, Cost Centre Ledgerwise and Cost Centre Groupwise. নিম্নে এই রিপোর্ট সমূহ দেয়া হলোঃ

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Categorywise রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Caterory Summary--> আপনি Cost Category wise রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

এখানে দেখতে পাওয়া যায় যে, মিরপুর শাখার ৩,৫৫০.০০ টাকার মধ্যে Mirpur Assembling Centre-এ ১,৪৫০.০০ টাকা এবং Mirpur Sales Centre-এ ২,১০০.০০

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centrewise রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Cost Centre-->Cost Centre তালিকা দেখাবে-->Mirpur Sales Centre সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন-->আপনি Mirpur Sales Centre-এর রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

এখানে Mirpur Sales Centre-এর ২,১০০.০০ টাকার খরচের তালিকা দেখা যাচ্ছে। যেখানে Electricity Bill 2,000.00 টাকা, Gas Bill 450.00 টাকা এবং WASA Bill 450.00 টাকা।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre এর Ledgerwise রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Ledger Breakup--> Ledger-এর তালিকা দেখাবে-->Electric Bill সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন-->Electric Bill-এর অর্থাৎ Ledger wise Cost Centre Breakup-এর রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

এখানে দেখতে পাচ্ছেন যে Electric Bill -এর 2,000.00 টাকার মধ্যে Mirpur Sales Centre-এ 1,200.00 টাকা এবং Mipur Assembling Centre-এ 800.00 টাকা।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre এর Groupwise রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Group Breakup--> Group-এর তালিকা দেখাবে-->Utility Bill সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন-->আপনি Utility Bill-এর অর্থাৎ Group wise Cost Centre Breakup-এর রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

আমরা এখানে দেখতে পাচ্ছি যে Utility Bill-এর 3,550.00 টাকার মধ্যে Mirpur Assembling Centre-এ ১,৪৫০.০০ টাকা এবং Mirpur Sales Centre-এ ২,১০০.০০ টাকা।

 


BUDGET (বাজেট)

বাজেট প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। প্রতিটি কাজের পূর্বে কতটাকা ব্যয় হবে তা আনুমানিক নির্ধারণ করতে হয়। সেই আনুমানিক ব্যয় নির্ধারণ করাই হল বাজেট। এই বাজেট অনুসারে খরচ করা হয় এবং কাজের অগ্রগতি বিশ্লেষণ করা হয়। প্রতিটি কাজ আবার সময়ের ভিত্তিতে নির্ধারণ করা হয়ে থাকে। তাই বাজেট সাপ্তাহিক, মাসিক, ত্রৈমাসিক, ষাণ্মাসিক অথবা বাৎসরিক করা হয়ে থাকে। ট্যালী সফটওয়্যারে আপনি এই বাজেট মেইনটেইন করতে পারেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, বাজেট ট্যালী সফটওয়্যারের একটি এ্যাডভান্স ফিচার তাই বাজেট অপশনটি বন্ধ থাকে। যারা বাজেট মেইনটেইন করতে চায় তাদেরকে এই অপশনটি চালু করে নিতে হয়।

প্রশ্নঃ কিভাবে Budget অপশনটি চালু করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Accounting Feature-->Accounting Feature স্ক্রীন দেখাবে-->এখানে Maintain Budget and Budgetary Control অপশনটি Yes এর মাধ্যমে চালু করুন।

ট্যালীতে বাজেট এর প্রয়োগ

Tally সফটওয়্যারে তিন ধরনের বাজেট করা যায়। Group wise, Ledger wise, এবং Cost Centre wise. প্রতিষ্ঠানের চাহিদা অনুযায়ী এই বাজেটের ধরন নির্বাচন করতে পারেন। যেখানে অনেক লেজার রয়েছে সেখানে সাধারনত Group wise নির্বাচন করতে পারেন। তবে Ledger wise বাজেট করলে Group wise এমনিতেই হয়ে যায়। আবার কোন কোন প্রতিষ্ঠানে লেজারওয়াইজ এবং কস্ট সেন্টারওয়াইজ দুভাবেই বাজেট মেইনটেইন করে থাকে। যাই হোক এখানে লেজারওয়াইজ এবং কস্ট সেন্টারওয়াইজ বাজেট করা হয়েছে।

ধরুন, National Traders-এর জানুয়ারী মাসের Ledger বাজেট নিম্নে দেয়া হলোঃ

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledger Budget ইনপুট করা হয়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Budget-->Create-->বাজেট তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে জেনে পুরন করুন।

Name: এখানে আপনার বাজেটের নাম লিখুন। যেমনঃ LB-Jan-15

Under: Primary নির্বাচন করুন।

Period From: এখানে আপনার বাজেট পিরিয়ড শুরুর তারিখ লিখুন। যেমনঃ 01-01-2015

Period to: এখানে আপনার বাজেট পিরিয়ড সমাপ্তির তারিখ লিখুন। যেমনঃ 31-01-2015

Set / Alter Budgets of: এখানে Ledger-এ Yes লিখে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Account Name: এই অপশনে আসার সাথে সাথে লেজারের তালিকা দেখতে পাবেন। সেখান থেকে Ledger সিলেক্ট করুন।

Cost Centre: এই অপশনে আসার সাথে সাথে কস্ট সেন্টারের তালিকা দেখতে পাবেন যেহেতু এটি লেজার বাজেট তৈরী করব সেজন্য এখানে Not Applicable সিলেক্ট করুন।

Type of Budget: এই অপশনে আসার সাথে সাথে দুটি অপশন দেখাবে On Closing Balance এবং On Nett Transactions । এখানে On Nett Transactions সিলেক্ট করুন।

Amount: এই অপশনে Budget Amount বসান। এভাবে প্রতিটি লেজার বাজেট বসানোর পরে Enter প্রেস করলে পুনরায় Budget Creation স্ক্রীনে আসবেন এবং সর্বশেষ Accept করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledgerwise Budget Variance রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Trial Balance-->Trial Balance-এ Closing Balance দেখতে পাবেন।

Alter+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Details বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন এবং বাজেট পিরিয়ড ০১-০১-২০১৫ থেকে ৩১-০১-২০১৫ বসান।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configure স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

এখানে যে অপশনগুলো দেখাবে তার মধ্যে চারটি অপশন পরিবর্তন করবেন আর বাকীগুলো যেমনটি আছে তা ঠিকই থাকবে।

Show Transactions? Yes একটিভ করব। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

Nett Transactons Only? Yes একটিভ করব। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

Show Closing Balances? No একটিভ করব। এখানে ডিফল্ট Yes থাকে।

Expand all levels in Detailed Format? Yes একটিভ করব। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

এবার Alter+B প্রেস করুন অথবা B:Budget Variance বাটনে ক্লিক করুন। আমরা যে বাজেটের নাম দিয়েছিলাম সেটি দেখাবে এবং সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। বাজেট ভেরিয়েন্স রিপোর্ট দেখতে পাবেন। আপ্রয়োজনীয় Group সমুহকে Remove করি। নিম্নের মত Budget Variance Report-টি দেখতে পাবেন।

যদি Percentage আকারে না দেখতে চান তবে পুনরায় কনফিগার বাটনে ক্লিক করে Show Percentages অপশনটি No করুন। Percentage চলে যাবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledger Budget পরিবর্তন করা হয়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Budget-->Alter--> Budget এর নাম সমুহের তালিকা দেখাবে। যে বাজেট পরিবর্তন করবেন তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। বাজেট পরিবর্তন স্ক্রীন দেখাবে। যদি লেজার বাজেট পরিবর্তন করতে চান তবে Ledgers-এ Yes করুন। বাজেট এমাউন্ট স্ক্রীন দেখাবে। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে Accept নির্দেশ আসলে সেভ করুন।

COST CENTREWISE LEDGER BUDGET

ধরুন, National Traders-এর ফেব্রুয়ারী মাসের Mirpur Sales Centre এর Ledger বাজেট নিম্নে দেয়া হলোঃ

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre Ledger Budget ইনপুট করা হয়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Budget-->Create-->বাজেট তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে জেনে পুরন করি।

Name: এখানে আপনার বাজেটের নাম লিখুন। যেমনঃ CCLB-Feb-15

Under: Primary নির্বাচন করুন।

Period From: এখানে বাজেট পিরিয়ড শুরুর তারিখ লিখুন। যেমনঃ 01-02-2015

Period to: এখানে বাজেট পিরিয়ড সমাপ্তির তারিখ লিখুন। যেমনঃ 28-02-2015

Set / Alter Budgets of: এখানে Ledger-এ Yes লিখে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Account Name: এই অপশনে আসার সাথে সাথে লেজারের তালিকা দেখতে পাবেন। সেখান থেকে Ledger সিলেক্ট করুন।

Cost Centre: এই অপশনে আসার সাথে সাথে কস্ট সেন্টারের তালিকা দেখতে পাবেন। সেখান থেকে Cost Centre সিলেক্ট করুন।

Type of Budget: এই অপশনে আসার সাথে সাথে দুটি অপশন দেখাবে On Closing Balance এবং On Nett Transactions । এখানে On Nett Transactions সিলেক্ট করুন।

Amount: এই অপশনে Budget Amount বসান। এভাবে প্রতিটি লেজার বাজেট বসানোর পরে Enter প্রেস করলে পুনরায় Budget Creation স্ক্রীনে আসবেন এবং সর্বশেষ Accept করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Cost Centre Ledgerwise Budget Variance রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statement of Accounts-->Cost Centres-->Cost Centre Breakup-->Cost Centre Report দেখতে পাবেন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন এবং বাজেট পিরিয়ড ০১-০২-২০১৫ থেকে ২৮-০২-২০১৫ বসান।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configure স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

এখানে যে অপশনগুলো দেখাবে তার মধ্যে চারটি অপশন পরিবর্তন করবেন আর বাকীগুলো যেমনটি আছে তা ঠিকই থাকবে।

Show Transactions? Yes একটিভ করুন। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

Nett Transactons Only? Yes একটিভ করুন। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

Show Closing Balances? No একটিভ করুন। এখানে ডিফল্ট Yes থাকে।

Expand all levels in Detailed Format? Yes একটিভ করুন। এখানে ডিফল্ট No থাকে।

এবার Alter+B প্রেস করুন অথবা B:Budget Variance বাটনে ক্লিক করুন। আপনি যে বাজেটের নাম দিয়েছিলেন সেটি দেখাবে এবং সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। বাজেট ভেরিয়েন্স রিপোর্ট দেখতে পাবেন। নিম্নের মত Budget Variance Report-টি দেখতে পাবেন।

 

PAYROLL (পে-রোল)
পে-রোল একটি জটিল প্রক্রিয়া। আমাদের দেশে ট্যালী সফটওয়্যারে খুব কম প্রতিষ্ঠানেই পে-রোল মেইনটেইন করা হয় অথবা হয় না বললেই চলে। পূর্বে নরমাল লেজার করে বেতন ভাতার লেনদেন সমূহ দেখানো হয়েছিল। এবার এখানে February মাসের একটি সাধারন পে-রোল এর মাধ্যমে বেতন ভাতা প্রদান করার চেষ্টা করব। পে-রোল একটি এ্যাডভান্স ফিচার তাই এটিকে একটিভ করে নিবেন। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Accounting Feature-->Accounting Feature স্ক্রীন দেখাবে-->Maintain Payroll? Yes এবং More than ONE Payroll / Cost Category? Yes–এর মাধ্যমে চালু করুন।

National Traders-এর Administrative Staff-এর তিনজন কর্মীর বেতন ভাতা নিম্নে দেয়া হলোঃ

ক-Md. Mahabubur Rahman, Md. Hasan Ali and Md. Maruf Hossain-এর মাসিক বেসিক বেতন যথাক্রমে 15,000.00, 9,000.00, 4,000.00

খ-প্রতিজনের মাসিক বাড়ীভাড়া বেসিক বেতনের 60%

গ-প্রতিজনের মাসিক মেডিকেল ভাতা 2,000.00 টাকা ফিক্সড।

ঘ-প্রভিডেন্ট ফান্ড বেসিক বেতনের 10% নিয়োগকর্তা বহন করবে।

ঙ-প্রভিডেন্ট ফান্ড বেসিক বেতনের (কর্মী + নিয়োগকর্তা) 10%+10% =20% কেটে রাখা হবে।

চ-ওভার টাইম Md. Mahabubur Rahman, Md. Hasan Ali and Md. Maruf Hossain-এর প্রতি ঘন্টায় যথাক্রমে 300.00, 150.00, 60.00 প্রদান করা হবে। Md. Maruf Hossain-এর February মাসের ওভারটাইম 70 ঘন্টা।

ছ-Incentive কর্মীর Performance অনুযায়ী করা হবে। Md. Mahabubur Rahman, Md. Hasan Ali and Md. Maruf Hossain-এর February মাসের Incentive যথাক্রমে 2,000.00, 800.00, 600.00

জ-অগ্রীম বেতন বাবদ নেয়া হলে তা প্রতিমাসে কিছুটাকা করে কর্তন করা হবে। Md. Mahabubur Rahman-এর February মাসে 1,000.00 টাকা কাটা হয়েছে।

ঝ-Absent কর্তন করা হয়ে থাকে দৈনিক ভিত্তিতে। Md. Mahabubur Rahman, Md. Hasan Ali and Md. Maruf Hossain-এর প্রতি দিনে যথাক্রমে 500.00, 300.00, 250.00 কর্তন করা হবে। Md. Maruf Hossain and Md. Hasan Ali এর March মাসের Absent যথাক্রমে 1, 2 দিন।

ঞ-Tax কাটা হবে মাসিক ভিত্তিতে নিম্নের Slab অনুযায়ী।

ট্যালীতে পাঁচটি ধাপের মাধ্যমে পে-রোল সহজেই সম্পন্ন করা যায়।

=>Create Employee Masters

=>Create Payroll Masters (পে-রোল ইউনিট, এটেন্ডেন্স এবং প্রোডাকশন টাইপ তৈরী করা।

=>Create Pay Head (

=>Create Salary Details

=>Process Payroll

Create Employee Masters: এই ধাপটি পে-রোল তৈরীর প্রথম ধাপ। এখানে দুটি অপশন রয়েছে। একটি হলো Employee Group Creation আর অন্যটি হলো Employee Profile Creation.

Employee Group: প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে কর্মীদেরকে বিভিন্ন Group-এ ভাগ করা হয়ে থাকে। যেমনঃ Admin Department-এর কর্মীদেরকে Administrative Staff, Finance & Accounts Department-এর কর্মীদেরকে Finance & Accounts Staff, Human Resource Department-এর কর্মীদেরকে HR Staff ইত্যাদি ভাগে ভাগ করা হয়ে থাকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Employee Group তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Employee Group-->Create--> Employee Group তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করুনঃ

Category: এখানে Mirpur Branch সিলেক্ট করুন।

Name: এখানে Employee Group-এর নাম লিখুন। যেমনঃ Administrative Staff.

Alias: এখানে বিকল্প নাম লিখতে পারেন।

Under: এখানে Primary সিলেক্ট করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে তালিকাভুক্ত করুন।

Define Salary Details: No রাখুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Employee Group পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Employee Group-->Alter--> Employee Group-এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Employee Group-কে পরিবর্তন করতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Employee Group পরিবর্তন তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন এবং Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Employee Group মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Employee Group-->Alter--> Employee Group-এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Employee Group-কে মুছে ফেলতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Employee Group পরিবর্তন তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানে Alter+D প্রেস করুন। Delete অপশন আসবে এবং Yes-এ ক্লিক করুন অথবা Enter প্রেস করুন Employee Group টি মুছে যাবে। তবে কোন Employee উক্ত Group এর অধীনে থাকলে তা মুছে ফেলা যাবে না।

Employee Creation: এই অপশনের মাধ্যমে একজন কর্মীর General Information যেমনঃ ব্যক্তিগত তথ্য, অফিস তথ্য ইত্যাদি, Payment Information অর্থাৎ বেতন পরিশোধের মাধ্যম, Statutory Information অর্থাৎ কর তথ্য, Passport Information এবং Contract Details অর্থাৎ বিদেশী কর্মীর জন্য পাসপোর্ট ও চুক্তির তথ্য সেটআপ করা যায়।

প্রশ্নঃ কিভাবে Employee Profile তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Employees-->Create--> Employee তৈরীর স্ক্রীন দেখাবে। এখানকার প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্ঠা করুন। এখানে একজন কর্মীর তথ্য পুরন করার উদাহরন দেখানো হলো। আপনি অনুরুপভাবে আরও দুইজন কর্মীর তথ্য পুরন করার চেষ্টা করুন।

Name: এখানে Employee-এর নাম লিখুন। যেমনঃ Md. Mahabubur Rahman.

Alias: এখানে বিকল্প নাম লিখতে পারেন। যেমনঃ Mahabub

Employee Group: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে Employee Group-এর তালিকা দেখাবে। এই কর্মী কোন Group-এর অধীনে তা নির্বাচন করুন।

Date of Joining: কর্মী যোগদানের তারিখ লিখুন।

General Information: কর্মীর সাধারন তথ্যাবলি।

Employee Number: কর্মীর আই ডি নম্বর লিখুন।

Designation: কর্মীর পদবী লিখুন।

Function: কর্মীর কার্যাবলী লিখুন।

Location: কর্মীর কর্মস্থলের লিখুন।

Gender: কর্মীর লিঙ্গ নির্বাচন করুন।

Date of Birth: কর্মীর জন্ম তারিখ লিখুন।

Blood Group: কর্মীর রক্তের Group নির্বাচন করুন।

Father / Mother Name: কর্মীর বাবা অথবা মায়ের নাম লিখুন।

Spouse Name: Spouse নাম লিখুন।

Address: কর্মীর ঠিকানা লিখুন।

Contact Numbers: কর্মীর যোগাযোগের নম্বর লিখুন।

Email ID: কর্মীর যোগাযোগের ই-মেইল আইডি লিখুন।

Payment Details:

Bank Name: কর্মীর বেতন ভাতা যে ব্যাংকে পরিশোধ করা হবে তা লিখুন।

Branch: কর্মীর বেতন ভাতা ব্যাংকের যে শাখায় পরিশোধ করা হবে তা লিখুন।

A/c. Number: কর্মীর বেতন ভাতা যে হিসাব নম্বরে পরিশোধ করা হবে তা লিখুন।

MICR Code Number: এটি দরকার নেই।

Statutory Details:

Income Tax Number (PAN): কর্মীর TIN নম্বর যদি থাকে তবে তা লিখুন।

Passport & Visa Details: বিদেশী কর্মীদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য

Passport Number: কর্মীর পাসপোর্ট নম্বর লিখুন।

Country of Issue: কর্মীর পাসপোর্ট ইস্যুর দেশের নাম লিখুন।

Passport Expiry date: কর্মীর পাসপোর্টের মেয়াদ শেষের তারিখ লিখুন।

Visa Number: কর্মীর ভিসার নম্বর লিখুন।

Visa Expiry Date: কর্মীর ভিসার মেয়াদ শেষের তারিখ লিখুন।

Contract Details:

Work Permit Number: কর্মীর কাজের অনুমোদন নম্বর লিখুন।

Contract Start Date: কর্মীর কাজের চুক্তি শুরুর তারিখ লিখুন।

Contract Expiry Date: কর্মীর কাজের চুক্তি শেষের তারিখ লিখুন।

Create Payroll Masters: এটি পে-রোল এর একটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ অপশন। এখানে পে-রোল ইউনিট সাধারনত Day, Hour, Minute, Pcs, ইত্যাদি। Day সাধারনত দৈনিক মজুরি বা বেতন ভিত্তিক কর্মীদের জন্য, Hour এবং Minute ওভার টাইম হিসাবের জন্য, Pcs যারা উৎপাদনের পরিমানের ভিত্তিতে কাজ করে তাদের হিসাবের জন্য। Payroll Unit সাধারনত দুই প্রকারের হয়ে থাকে। Simple unit এবং Compound Unit । Simple Unit-এর উদাহরনঃ Day, Hour, Minute, Pcs ইত্যাদি। Compound Unit-এর উদাহরনঃ Hour of 60 Minute.

প্রশ্নঃ কিভাবে পে-রোল Unit(Work) তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Unit(Work)-->Create--> Unit(Work) Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করুনঃ

Type: এখানে Simple টাইপ ডিফল্ট থাকবে।

Symbol: এখানে আপনার Units (Work) –এর প্রতীক লিখুন। যেমনঃ hrs

Formal Name: এখানে উক্ত Units (Work)-এর পুরোনাম লিখুন। hrs-এর পুরোনাম Hour ।

Number of Decimal Place: যদি উক্ত Units (Work)-কে ভাঙ্গানো যায় তবে Decimal বসাতে হবে। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে উক্ত Units (Work)-কে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি পে-রোল Unit(Work)-কে পরিবর্তন করা যায় ।

অনেক সময় একটি Units (Work)এর বানান ভূল হতে পারে অথবা নাম পরিবর্তন করতে হতে পারে। এই পরিবর্তন করার জন্য

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Units(Work)-->Alter আপনি List of Units স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Units (Work) কে পরিবর্তন করতে চান সেই Stock Unit কে সিলেক্ট করুন এবং Enter প্রেস করুন। Unit Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Units (Work)-কে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে  পে-রোল Unit(Work) কে Delete বা মুছে ফেলা যায়

অনেক সময় কোন একটি Units (Work) এর প্রয়োজন নাও হতে পারে, কিন্তূ Units (Work) টি তৈরী করে ফেলেছেন। সেক্ষেত্রে আপনি Units (Work) টিকে মুছে ফেলতে চান। এই মুছে ফেলার জন্য

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Units(Work)-->Alter আপনি List of Unit স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Units (Work) কে মুছে ফেলতে চান সেই Units (Work) কে সিলেক্ট করুন এবং Enter প্রেস করুন। Unit Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Yes বাটনে ক্লিক করুন। তবে মনে রাখবেন উক্ত Units (Work) এর অধীনে কোন Transaction থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Compound Units (Work) তৈরী করা হয় ?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Units(Work)-->Create-->Unit Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। Type: এখানে Simple টাইপ ডিফল্ট থাকবে Compound টাইপ এর জন্য Back Space বাটন প্রেস করে টাইপ ফিল্ডে কারসার নিয়ে যাবেন, এ সময় অপশন মেনু থেকে Compound সিলেক্ট করুন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন- ধরুন, একজন কর্মী ১ ঘণ্টা ৩০ মিনিট ওভারটাইম কাজ করেছে সেক্ষেত্রে আপনাকে Compound Unit ব্যবহার করতে হবে।

এখানে প্রথম ইউনিট hrs এবং দ্বিতীয় ইউনিট mins দেখানো হয়েছে। আবার কত মিনিটে এক ঘন্টা হবে সেটিও উল্লেখ করা হয়েছে।

Attendance/Production Types: এখানে Attendance বলতে বুঝানো হয়েছে Present, Absence, Annual Leave, Casual Leave, Sick Leave, My Calendar ইত্যাদি এবং Production বলতে বুঝানো হয়েছে Overtime, Unit base ইত্যাদি।

প্রশ্নঃ কিভাবে Attendance/Production Types  তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Attendance/Production Types-->Create--> Attendance/Production Types Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন-

Name: Attendance/Production Types এর নাম লিখুন। যেমনঃ Present.

Alias: বিকল্প নাম থাকলে লিখুন।

Under: Primary সিলেক্ট করুন।

Attendance Type: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে চারটি অপশন দেখতে পাবেন। যেগুলো হলোঃ

Attendance / Leave with pay: সাধারনত Present, Annual Leave, Casual Leave, Sick Leave ইত্যাদির ক্ষেত্রে এটি ব্যবহার করা হয়।

Leave without pay: সাধারনত Absence-এর ক্ষেত্রে এটি ব্যবহার করা হয়।

Production: সাধারনত Overtime-এর ক্ষেত্রে এটি ব্যবহার করা হয়।

User Defined Calendar Types:  সাধারনত দৈনিক মজুরী বা বেতনের ক্ষেত্রে এটি ব্যবহার করা হয়। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Attendance/Production Types -কে পরিবর্তন করা যায় ।

অনেক সময় একটি Attendance/Production Types এর বানান ভূল হতে পারে অথবা নাম পরিবর্তন করতে হতে পারে। এই পরিবর্তন করার জন্য

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Attendance/Production Types-->Alter আপনি List of Attendance/Production Types স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Attendance/Production Types কে পরিবর্তন করতে চান সেই Attendance/Production Types কে সিলেক্ট করুন এবং Enter প্রেস করুন। Attendance/Production Types স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Attendance/Production Types-কে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Attendance/Production Types কে Delete বা মুছে ফেলা যায়।

অনেক সময় কোন একটি Attendance/Production Types এর প্রয়োজন নাও হতে পারে, কিন্তূ Attendance/Production Types টি তৈরী করে ফেলেছেন। সেক্ষেত্রে আপনি Attendance/Production Types টিকে মুছে ফেলতে চান। এই মুছে ফেলার জন্য

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Attendance/Production Types-->Alter আপনি List of Attendance/Production Types স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার আপনি যেই Attendance/Production Types কে মুছে ফেলতে চান সেই Attendance/Production Types কে সিলেক্ট করুন এবং Enter প্রেস করুন। Attendance/Production Types স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Yes বাটনে ক্লিক করুন। তবে মনে রাখবেন উক্ত Attendance/Production Types এর অধীনে কোন Transaction থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

Create Pay Head: এখানে সাধারনত কর্মীর উপার্জন এবং কর্তনের খাতসমূহ তৈরী করা হয়ে থাকে। প্রিয় শিক্ষার্থী, Pay Head তৈরীর আগে আমাদের Pay Head Type এবং Calculation Type সম্পর্কে জানা দরকার।

Pay Head Type: এখানে কয়েক ধরনের পে হেড টাইপ ডিফল্ট দেয়া আছে। আসুন সেগুলো জানি।

Earning for Employees: যে খাত সমূহ একজন কর্মীর জন্য উপার্জন এগুলো এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত হবে। যেমনঃ Basic Salary, House Rent, Medical Fee, Transportation Cost, City Allowance ইত্যাদি।

Deduction for Employees: যে খাত সমূহ একজন কর্মীর কাছ থেকে কর্তন করা হয় এগুলো এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত হবে। যেমনঃ Income Tax, Provident Fund ইত্যাদি।

Loans & Advance: যখন কোন কর্মী বেতন বাবদ অগ্রীম নেয়া অর্থ কর্তন করা হয় তখন উক্ত খাতটি এই টাইপে অন্তর্ভুক্ত হবে। যেমনঃ Advance Salary ইত্যাদি।

Employees Statutory Deductions, Employers Statutory Contributions, Reimbursements to Employees, Tax Paid by Employers on Perquisites, Gratuity এই টাইপ সমুহের ব্যবহার এখানে করবেন না।

Calculation Type: এখানে পাঁচ ধরনের হিসাব দেয়া আছে। এখন এগুলোর ব্যবহার দেখুনঃ

Flat Rate: যখন কোন পরিশোধিত খাত নির্দিষ্ট টাকা নির্দিষ্ট সময় বা পরিমানের ভিত্তিতে হয়ে থাকে তখন এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমনঃ বেসিক বেতন মাসের ভিত্তিতে নির্দিষ্ট করা থাকে।  

As Computed Value: যখন কোন পরিশোধিত খাত নির্দিষ্ট কোন খাতের উপর ভিত্তি করে প্রতিষ্ঠা করা হয়ে থাকে তখন এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমনঃ বাড়ীভাড়া বেসিক বেতন মাসের ৬০ ভাগ।  

Production: যখন কোন পরিশোধিত খাত নির্দিষ্ট সময় বা পরিমানের ভিত্তিতে হয়ে থাকে তখন এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমনঃ ওভারটাইম ঘণ্টার ভিত্তিতে নির্দিষ্ট করা।  

As User defined Value: যখন কোন পরিশোধিত খাত নির্দিষ্ট কাজের পরিমানের ভিত্তিতে হয়ে থাকে তখন এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমনঃ আনুতোষিক ভাতা।  

On Attendance: যখন কোন পরিশোধিত খাত উপস্থিত বা অনুপস্থিতির ভিত্তিতে হয়ে থাকে তখন এই অপশনটি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমনঃ একদিন কাজ করলে একদিনের বেতন পাবে অথবা একদিন অনুপস্থিত থাকলে একদিনের বেতন কেটে রাখা হবে।

Calculation Period: কোন একটি পরিশোধিত খাতকে পূর্বে ঠিক করে দেয়া হয় যে খাতটি Days বা দৈনিক ভিত্তিতে, Forthnights বা পাক্ষিক ভিত্তিতা, Months বা মাসিক ভিত্তিতে অথবা Weeks বা সাপ্তাহিক ভিত্তিতে হবে।

Computetion Info: Computetion Info একটি হিসাবের মাধ্যম যেখানে আপনি চারটি ক্যাটাগরিতে হিসাব করতে পারেন।

On Current Deduction Total: এটি সিলেক্ট করার মাধ্যমে পূর্বে যে Deduction খাত সমূহ রয়েছে তা মোটের উপর উপর ভিত্তি করে হিসাবটি নির্ধারিত হয়ে থাকে। এটি আপনি শতকরার ভিত্তিতে অথবা ভ্যালুর ভিত্তিতে করতে পারেন।

On Current Earnings Total: এটি সিলেক্ট করার মাধ্যমে পূর্বে যে Earnings খাত সমূহ রয়েছে তা মোটের উপর উপর ভিত্তি করে হিসাবটি নির্ধারিত হয়ে থাকে। এটি আপনি শতকরার ভিত্তিতে অথবা ভ্যালুর ভিত্তিতে করতে পারেন।

On Current Sub Total: এটি সিলেক্ট করার মাধ্যমে পূর্বে যে Earnings and Deduction খাত সমূহ রয়েছে তা নীটের উপর উপর ভিত্তি করে হিসাবটি নির্ধারিত হয়ে থাকে। এটি আপনি শতকরার ভিত্তিতে অথবা ভ্যালুর ভিত্তিতে করতে পারেন।

On Specified Formulla: এটি সিলেক্ট করার মাধ্যমে পূর্বে যে খাত সমূহ রয়েছে তার উপর উপর ভিত্তি করে হিসাবটি নির্ধারিত করা যেতে পারে। এটি আপনি শতকরার ভিত্তিতে অথবা ভ্যালুর ভিত্তিতে করতে পারেন।

Basic Salary পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Pay Heads-->Create-->Pay Head Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন_

Name: এখানে Employee Pay Head লিখুন। Basic Salary.

Alias: বিকল্প নাম ব্যবহার করতে পারেন।

Pay Head Type: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Pay Head Type দেখতে পাবেন। এখান থেকে Earnings for Employees সিলেক্ট করুন।

Income Type: এখানে দুটি অপশন দেখাবে Fixed এবং Variable । আপনি যে কোন একটি সিলেক্ট করতে পারেন।

Under: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Group দেখতে পাবেন। এখান থেকে Expense সিলেক্ট করতে পারেন অথবা নতুন করে Group তৈরী করে নিতে পারেন। এখানে একটি নতুন Staff Expenses নামের Group তৈরী করা হয়েছে।

Affect Net Salary: Yes. এটি নীট বেতনে ইফেক্ট করানোর জন্য Yes একটিভ করুন।

Name to Appear in Payslip: Basic Salary পে-স্লিপে এই খাতটিকে অন্য কোন নামে দেখতে চাইলে তা এখানে পরিবর্তন করে লিখতে পারেন।

Use for Gratuity: No এখানে কর্মীর Gratuity মেইনটেইন করা হবে না তাই No একটিভ রাখুন

Calculation Type: Flat Rate । এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Calculation Type দেখতে পাবেন। যেহেতু প্রতিটি কর্মীর জন্য পৃথকভাবে নির্দিষ্ট করা হয়েছে তাই Flat Rate সিলেক্ট করুন।

Calculation Period: Months এখানে Basic Salary মাসিক ভিত্তিতে রাখুন।

Rounding off: Not Applicable এখানে যে কোন একটি সিলেক্ট করতে পারেন। এরপর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে তালিকাভুক্ত করুন।

House Rent 60% on Basic পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Pay Heads-->Create-->Pay Head Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

এক্ষেত্রে পূর্বের অনুসারে Name থেকে Use for Gratuity পর্যন্ত ঠিকই থাকবে।

Calculation Type: As Computed Value. এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Calculation Type দেখতে পাবেন। যেহেতু House Rent Basic Salary-এর ভিত্তিতে নির্দিষ্ট করা হয়েছে তাই As Computed Value সিলেক্ট করতে হবে।

Calculation Period: Months এখানে House Rent মাসিক ভিত্তিতে রাখুন।

Rounding off: Not Applicable এখানে যে কোন একটি সিলেক্ট করতে পারেন।

Compute: On Specified Formula এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Computetion On দেখতে পাবেন। যেহেতু House Rent Basic Salary-এর ভিত্তিতে নির্দিষ্ট করা হয়েছে তাই On Specified Formula সিলেক্ট করতে হবে। এটি সিলেক্ট করার সাথে সাথে List of Pay Head দেখাবে। এখানে Basic Salary সিলেক্ট করতে হবে।

Effective From: এখানে কবে থেকে কার্যকরী হবে সে তারিখ লিখতে হবে।

Slab Type: যেহেতু Basic Salary-এর ৬০% তাই Percentage সিলেক্ট করতে হবে।

Value Basis: এখানে Basic Salary-এর কত ভাগ তা লিখতে হবে। এরপর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে তালিকাভুক্ত করুন।

Medical Fee 2,000.00 Fixed পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Pay Heads-->Create-->Pay Head Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন-

এই খাতটি উপরের Basic Salary-এর মতই তৈরী করতে হবে।নিচের চিত্রটি অনুসরন করুন।

Incentive পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের Basic Salary-এর মতই তৈরী করতে হবে। তবে Calculation Type টি As User Defined Value সিলেক্ট করতে হবে। নিচের চিত্রটি অনুসরন করুন।

Overtime পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের Basic Salary-এর মতই তৈরী করতে হবে। তবে Calculation Type টি On Production এবং Calculation Type টি OT সিলেক্ট করতে হবে।

PF Contribution 10% on Basic  পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের House Rent-এর মতই তৈরী করতে হবে। নিচের চিত্রটি অনুসরন করুন।

PF Deduction 10%+10%= 20% on Basic পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের House Rent-এর মতই তৈরী করতে হবে। তবে Pay Head Type-এ Deduction From Employes এবং Under Staff Liabilities অথবা Current Liabilities সিলেক্ট করতে হবে। নিচের চিত্রটি অনুসরন করুন।

Tax Deduction পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন কোন কর্মীর বেতন হতে একটি Slab অনুসারে প্রতি মাসে AIT করা হয়ে থাকে। সেক্ষেত্রে আপনি কিভাবে এটি তৈরী করবেন?

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের PF Deduction-এর মতই তৈরী করতে হবে। তবে Computation Information-এ একটি Slab তৈরী করে দিতে হবে।

Advance Salary পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন কোন কর্মী বেতনের উপর অগ্রীম টাকা নিয়ে থাকে এবং প্রতি মাসে তা কিছু টাকা করে Settle করতে বলা হয়ে থাকে। সেক্ষেত্রে আপনি কিভাবে এটি তৈরী করবেন?

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি উপরের Incentive-এর মতই তৈরী করতে হবে। তবে Pay Head Type-এ Loans and Advance এবং Under-এ Advance সিলেক্ট করতে হবে।

Absent পে-হেড তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানে কোন কোন কর্মী বিনা বেতনে ছুটি কাটাতে চায় অথবা অনুমতি ছাড়াই ছুটি কাটায় সেক্ষেত্রে দৈনিক ভিত্তিতে বেতন কর্তন করতে বলা হয়ে থাকে। সেক্ষেত্রে আপনি কিভাবে এটি তৈরী করবেন?

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই খাতটি Absent নামের একটি Pay Head তৈরী করতে হবে। তবে Pay Head Type-এ Deduction From Employees এবং Under-এ Indirect Income সিলেক্ট করতে হবে।

Salary Define বা বেতন কাঠামো তৈরী করন প্রক্রিয়াঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Info.-->Salary Details-->Define--> Name of Employee / Group স্ক্রীন দেখতে পাবেন। যে কর্মীর বেতন কাঠামো তৈরী করবেন তার নামে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন Salary Details Creation Screen দেখবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন

প্রশ্নঃ ০৫-০২-২০১৫ তারিখে মাহাবুব সাহেবকে ৫০০০.০০ টাকা বেতন বাবদ অগ্রীম নগদে প্রদান করা হলো।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন-

Attendance Voucher তৈরী করন প্রক্রিয়াঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Voucher-->প্রেস Ctrl+F5 অথবা F5:Attendence বাটনে Click করুন। Attendence ভাউচার দেখতে পাবেন নিম্নের মত করে পুরন করার চেষ্টা করুন।

এভাবে পূরণ করার পর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে ভাউচারটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

Payroll Voucher তৈরী করন প্রক্রিয়াঃ

পূর্বে আপনি  রিসিপ্ট, পেমেন্ট, জার্নাল এবং কন্ট্রা ভাউচার এন্ট্রি করেছেন। এই চারটি ভাউচারের চেয়ে পে-রোল ভাউচার একটু ভিন্ন রকমের। এই ভাউচারের মাধ্যমে একসাথে অনেক কর্মীর বেতন এন্ট্রি করতে পারেন অর্থাৎ Category wise, Group wise অথবা Single employee-র বেতন প্রদান করতে পারেন।

Go to Gateway of Tally-->Payroll Voucher-->প্রেস Ctrl+F4 অথবা F4: Payroll বাটনে Click করুন। Payroll ভাউচার দেখতে পাবেন। পুনরায় Payroll Autofill বাটনে ক্লিক করুন।

Process for: এখানে Salary এবং User Define অপশন দেখাবে। এখানে Salary অপশনটি সিলেক্ট করব।

From (blank for beginning): আপনি যে মাসের বেতন দিবেন তার শুরুর তারিখ লিখুন।

To (blank for end): আপনি যে মাসের বেতন দিবেন তার শেষ তারিখ লিখুন।

Employee/Group: এখানে তিনটি অপশন থাকবে All Items এবং Employee Group এবং Employee Name. যদি সকল কর্মীর বেতন একটি ভাউচারের মাধ্যমে দিতে চান তবে All Item সিলেক্ট করতে হবে অথবা যদি কর্মীর Group অনুসারে দিতে চান তবে Employee Group সিলেক্ট করতে হবে অথবা যদি একজন কর্মীর বেতন দিতে চান তবে Employee Name সিলেক্ট করতে হবে। এখানে Administrative Staff Group সিলেক্ট করা হয়েছে।

Payroll Ledger: এখানে Cash অথবা Bank যেটির মাধ্যমে প্রদান করবেন তা সিলেক্ট করতে হবে। এখানে DBBL-0200003840990 এই হিসাব সিলেক্ট করার সাথে সাথে নিম্নের স্ক্রীন আসবে এখানে Favouring Name-এর জায়গায় Your Self, Transactype-এর জায়গায় Same Bank Transfer সিলেক্ট করব এবং Inst. No: -এর জায়গায় একটি Refenence No. লিখব। নিম্নের মত করে পুরন করার চেষ্টা করুন।

এর পর নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে

 Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে ভাউচারটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

User Define ভাউচার তৈরীকরন প্রক্রিয়াঃ

এবারে ইউজার ডিফাইন ভাউচার এন্ট্রি করতে হবে। ছ এবং জ এর আলোকেঃ

Go to Gateway of Tally-->Payroll Voucher-->Press Ctrl+F4 অথবা F4: Payroll বাটনে Click করুন। Payroll ভাউচার দেখতে পাবেন। পুনরায় Payroll Autofill বাটনে ক্লিক করুন।

উপরের চিত্রের মত করে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন আসবে...

পুনরায় Enter প্রেস করে চলে আসুন......।

Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে ভাউচারভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Single Pay Slip পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll-->Pay Slip-->Single Pay Slip-->কর্মীর তালিকা দেখাবে। আপনি যে কর্মীর Pay Slip দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। উক্ত কর্মীর Pay Slip দেখতে পাবেন। আপনি যে মাসের দেখতে চান পিরিয়ড বাটনে ক্লিক করে লিখুন সেই মাসের দেখতে পাবেন। সাধারনত এটি Horizontal আকারে দেখা যায়। তবে আমরা এটিকে Vertical আকারেও দেখতে পারি।

প্রশ্নঃ কিভাবে Multi Pay Slip পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll-->Pay Slip-->Multi Pay Slip-->কর্মীর Group এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Group এর কর্মীদের Pay Slip দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter Press করুন। উক্ত Group-এর কর্মীদের Pay Slip দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Pay Sheet পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll-->Pay Sheet-->কর্মীর Group-এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Group-এর কর্মীদের Pay Sheet দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter Press করুন। উক্ত Group-এর কর্মীদের Pay Sheet দেখতে পাবেন। আপনি যে মাসের দেখতে চান পিরিয়ড বাটনে ক্লিক করে লিখুন সেই মাসের দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Payment Advice পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll--> Payment Advice-->কর্মীর Group-এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Group-এর কর্মীদের Pay Sheet দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter Press করুন। উক্ত Group-এর কর্মীদের Pay Sheet দেখতে পাবেন। আপনি যে মাসের দেখতে চান পিরিয়ড বাটনে ক্লিক করে লিখুন সেই মাসের দেখতে পাবেন।

Enter প্রেস করুন নিম্নের স্ক্রিন দেখতে পাবেন। প্রিন্ট করতে চাইলে Print-এ ক্লিক করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Single Employee Profile পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Single Employee Profile--> কর্মীর তালিকা দেখাবে। আপনি যে কর্মীর Profile দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। উক্ত কর্মীর  Profile দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Multi Employee Profile পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll-->Multi Employee Profile-->কর্মীর Group-এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Group-এর কর্মীদের Profile দেখতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। উক্ত Group-এর কর্মীদের Profile দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Attendence Sheet পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Attendence Sheet--> কর্মীর Attendence Sheet দেখতে পাবেন। আপনি যে কোন মাসের অথবা যে কোন সময়ের Attendence Sheet দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Payroll Voucher Register পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Statement of Payroll-->Payroll Register-->মাস সিলেক্ট করুন। Payroll Register দেখতে পাবেন। আপনি যে কোন মাসের অথবা যে কোন সময়ের Payroll Register দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Attendence Voucher Register পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Payroll Reports-->Attendence Register-->মাস সিলেক্ট করুন। Attendence Register দেখতে পাবেন। আপনি যে কোন মাসের অথবা যে কোন সময়ের Attendence Register দেখতে পারেন।


Stock Group, স্টক ইউনিট, গোডাউন বা লোকেশন

Inventory বা মজুত পন্য একটি জটিল বিষয়। সাধারনত যেখানে ২০ থেকে ২৫ টি আইটেম থাকে সেখানে তেমন কোন সমস্যা হয় না। তবে যেখানে শতাধিক আইটেম নিয়ে কাজ করা হয় সেখানে অনেক জটিলতার সম্মুখীন হতে হয়। প্রায় ক্ষেত্রেই মজুত মূল্যায়ন পদ্ধতির সমস্যা হয়ে থাকে। যায় হোক আমরা ট্যালীতে National Traders এর মজুত পন্যের হিসাব রাখার চেষ্টা করব। মজুত পন্যের হিসাব রাখার জন্য প্রথমে আপনাকে মজুত পন্যের তালিকা সংগ্রহ করতে হবে। দ্বিতীয়ত উক্ত মজুত পন্য সমুহকে ক্রাইটেরিয়া অনুসারে বিভিন্ন Group-এ ভাগ করে নিতে হবে। তৃতীয়ত উক্ত মজুত পন্যের পরিমাপের একক নির্ধারণ করতে হবে। চতুর্থত যদি লোকেশন বা গোডাউন ব্যবহার করেন তবে তা উল্লেখ করতে হবে।

প্রিয় শিক্ষার্থী পূর্বে দেখেছেন যে, হিসাব সমূহকে বিভিন্ন ন্যাচার অনুসারে বিভিন্ন Group-এ  বিভক্ত করা । অনুরূপভাবে মজুতপন্য সমূহকে তার ধরন অনুসারে বিভিন্ন Group-এ বিভক্ত করা হয়ে থাকে। একটি উদাহরনের সাহায্যে বিষয়টি ভালোভাবে বুঝতে পারবেন

উপরে দেখতে পাচ্ছেন যে, Inventory হলো Primary বা প্রধান Stock Group, Casing এবং DVD Writer  হলো Sub Stock Group। এই Group দ্বারা কোন লেনদেন সম্পন্ন হয় না। শুধুমাত্র রিপোর্ট তৈরীর ক্ষেত্রে ব্যবহার হয়ে থাকে। যখন আপনার Casing এর রিপোর্ট দেখার প্রয়োজন হবে তখন Casing Sub Stock Group থেকে কালেকশন করবেন আর যখন DVD Writer রিপোর্ট দেখার প্রয়োজন হবে তখন DVD Writer Sub Stock Group থেকে কালেকশন করবেন। আবার যখন সকল Inventory–এর রিপোর্ট প্রয়োজন হবে তখন প্রধান Stock Group Inventory থেকে কালেকশন করবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Group বা Stock Sub Group তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Stock Group-->Create--> এখানে Stock Group তৈরীর স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Name: এখানে আপনার Stock Group এর নাম লিখুন। যেমনঃ Monitor.

Alias: এখানে আপনি কোড ব্যবহার করতে পারেন।

Under: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে ডানে List of Groups দেখাবে। যদি আপনি Monitor স্টক Group কে প্রধান Group করতে চান সেক্ষেত্রে Primary নির্বাচন করবেন।

Can Quantities of Items be added? এটি ডিফল্ট No থাকে। যদি আপনি উক্ত Group এর অধীনে সকল আইটেম এর যোগফল পেতে চান তবে Yes করতে হবে। এরপর Accept অপশনের মাধ্যমে স্টক Group টিকে তালিকাভুক্ত করতে হবে।

সর্টকাট কীঃ I+G+C

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Group-কে পরিবর্তন করা যায়?

অনেক সময় একটি Stock Group এর বানান ভূল হতে পারে অথবা নাম পরিবর্তন করার প্রয়োজন হতে পারে অথবা একটি Stock Group কে অন্য একটি Stock Group এর অধীনে পরিবর্তন করার প্রয়োজন হতে পারে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Stock Groups-->Alter-->List of Stock Group স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার যেই Stock Group কে পরিবর্তন করতে চান সেই Stock Group কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Group Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Group  টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

সর্টকাট কীঃ I+G+A

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Group কে Delete বা মুছে ফেলা যায়?

অনেক সময় কোন Stock Group এর প্রয়োজন নাও হতে পারে,কিন্তু তৈরী করে ফেলেছেন। সেক্ষেত্রে আপনি Stock Group টিকে মুছে ফেলতে চান। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Stock Groups-->Alter-->List of Stock Group স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এবার যেই Stock Group কে মুছে ফেলতে চান সেই Stock Group কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Group Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Yes অপশনে ক্লিক করুন। Stock Group টি মুছে যাবে। তবে মনে রাখবেন উক্ত Stock Group এর অধীনে কোন Stock Sub Group অথবা কোন Stock Item থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

সর্টকাট কীঃ I+G+A

যা শিখলেনঃ স্টক Group তৈরী করন, স্টক Group পরিবর্তন করন, স্টক Group মুছে ফেলা।

Stock Group এর কাজ সম্পন্ন করার পর আমাদের Stock Item পরিমাপের একক তৈরী করতে হবে। আপনি যখন কোন একটি পন্য কিনবেন সেটির মুল্য Kg-র মাধ্যমে হবে নাকি Pcs-এর মাধ্যমে তা নির্দেশ করতে হয়। এই Kg বা Pcs হলো পরিমাপের একক বা Measurement Unit । Stock Measurement Unit সাধারনত দুই প্রকারের হয়ে থাকে। Simple unit এবং Compound Unit । Simple Unit-এর উদাহরনঃ Pcs, Kg, Nos. ইত্যাদি। Compound Unit-এর উদাহরনঃ box of 3 strips. অর্থাৎ তিন পাতা সমান এক বক্স।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Simple Unit তৈরী করা হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Unit of Measure-->Create-->Unit Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন-

Type: এখানে Simple টাইপ ডিফল্ট থাকবে।

Symbol: এখানে আপনার Stock Unit –এর প্রতীক লিখুন। যেমনঃ Pcs

Formal Name: এখানে উক্ত Stock Unit-এর পুরোনাম লিখুন। পুরোনাম Piece ।

Number of Decimal Place: যদি উক্ত Stock Unit-কে ভাঙ্গানো যায় তবে Decimal বসাতে হবে। সাধারনত Pcs কে ভাঙ্গানো যায় না। তাই এখানে শুন্য হবে। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে উক্ত Stock Unit-কে তালিকাভুক্ত করব।

সর্টকাট কীঃ I+U+C

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Unit-কে পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Unit of Measure-->Alter--> List of Stock Unit স্ক্রীন দেখতে পাবেন। যেই Stock Unit কে পরিবর্তন করতে চান সেই Stock Unit কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Unit Alteration স্ক্রিন দেখতে পাবেন। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Stock Unit-কে তালিকাভুক্ত করব।

সর্টকাট কীঃ I+U+A

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Unit কে Delete বা মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Unit of Measure-->Alter--> List of Stock Unit স্ক্রীন দেখতে পাবেন। আপনি যেই Stock Unit কে মুছে ফেলতে চান সেই Stock Unit কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Unit Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Yes অপশনে ক্লিক করুন। Stock Unit টি মুছে যাবে। তবে মনে রাখবেন উক্ত Stock Unit এর অধীনে কোন Stock Item থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

সর্টকাট কীঃ I+U+A

কয়েকটি Simple Unit এর উদাহরনঃ 

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Compound Unit তৈরী করা হয় ?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Unit of Measure-->Create-->Unit Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। Type: এখানে Simple টাইপ ডিফল্ট থাকবে Compound টাইপ এর জন্য BackSpace বাটন প্রেস করে টাইপ ফিল্ডে কারসার নিয়ে যাবেন, এ সময় অপশন মেনু থেকে Compound সিলেক্ট করুন। এই স্ক্রীনের প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।ধরুন, একটি বক্সে ৩টি ঔষধের পাতা রয়েছে। আপনি বক্স এবং পাতা উভয় হিসাব রাখতে চান তবে, এক্ষেত্রে আপনাকে Compound Unit ব্যবহার করতে হবে।

এখানে প্রথম ইউনিট Box এবং দ্বিতীয় ইউনিট Strip দেখানো হয়েছে। আবার কত স্ট্রিপে এক বক্স হবে সেটিও উল্লেখ করা হয়েছে।

Godown বা গুদামঘর বলতে আমরা বুঝি যেখানে পণ্যদ্রব্য মজুত রাখা হয়। অনেক প্রতিষ্ঠান একের অধিক গোডাউন বা লোকেশন ব্যবহার করে থাকে। এক্ষেত্রে কোন গোডাউনে কোন পন্য কতটুকু পরিমানে রয়েছে তা বের করা যায়। অনেক সময় কোন পন্য এক গোডাউন বা লোকেশন হতে অন্য গোডাউন বা লোকেশনে স্থানান্তর করার প্রয়োজন হয়। সেক্ষেত্রে Stock Transfer or Material Transfer Journal ভাউচারের মাধ্যমে সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। যাদের লোকেশন একটিই সেক্ষেত্রে লোকেশন ব্যবহারের প্রয়োজন নেই।Godown বা Location একটি অ্যাডভান্স ডাইমেনশন। তাই এই অপশনটি ডিফল্ট Disable থাকে। এটিকে Enable বা চালু করে নিতে হয়।  

প্রশ্নঃ কিভাবে Godown or Location অপশনটি চালু করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Press F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Inventory Feature-->Inventory Feature স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Maintain Multiple Godowns ? Yes –এর মাধ্যমে চালু করুন।

ধরুন, National Traders-এর দুটি Godown। Godown-A এবং Godown-B. সুতরাং

প্রশ্নঃ কিভাবে Godown বা Location এর নাম তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Godown-->Create-->Godown Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এটি ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্ঠা করুন...

Name: এখানে Godown-এর নাম লিখুন। যেমন, Godown-A.

Alias: এখানে বিকল্প নাম বা কোড লিখতে পারেন।

Under: Primary সিলেক্ট করুন।

Allow Storage of materials? Yes করুন।

Our Stock with Third Party? No করুন।

Third Party Stock with us? No করুন।

Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে তালিকাভুক্ত করুন।

সর্টকাট কীঃ I+D+C

প্রশ্নঃ কিভাবে Godown বা Location এর নাম পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Godown-->Alter-->Godown –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Godown টির নাম পরিবর্তন করতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Godown Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে Accept নির্দেশ আসলে Yes করে সেভ করুন।

সর্টকাট কীঃ I+D+A

প্রশ্নঃ কিভাবে Godown বা Location এর নাম মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Godown-->Alter-->Godown –এর তালিকা দেখাবে। আপনি যে Godown টি মুছে ফেলতে চান তা নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। Godown Alteration স্ক্রীন দেখাবে এখানে Alt+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন Delete অপশন আসবে। Enter অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে মুছে ফেলতে পারেন।

সর্টকাট কীঃ I+D+A

NB: এখানে Main Location একটি ডিফল্ট গোডাউন দেয়া আছে সেটিকে Godown-B নামে পরিবর্তন করে নিবেন।

 


STOCK ITEM (মজুত পণ্য)
 

মজুত পন্য বলতে বুঝানো হয় যে কোন একটি পন্য যেটি ক্রয় বিক্রয় করা হয়ে থাকে অথবা কোন একটি পন্য তৈরীর কাঁচামাল সমূহকে।

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Item তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Stock Items-->Create--> এখানে Stock Item Creation স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Name: এখানে আপনার Stock Item এর নাম লিখুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB

Alias: এখানে আপনি কোড ব্যবহার করতে পারেন।

Under: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে ডানে List of Groups দেখাবে। এখান থেকে Group নির্বাচন করুন। যেমনঃ এখানে আপনি Casing স্টক গ্রুপকে সিলেক্ট করুন।

Units: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে ডানে List of Units দেখাবে। এখান থেকে Units নির্বাচন করুন। যেমনঃ এখানে আপনি Pcs ইউনিট নির্বাচন করবেন।

Rate of Duty (eg5): যদি এই পন্যে Duty Rate বসান তবে Invoice তৈরীর সময় উহা দেখাবে।

Opening Balance: আপনি যখন থেকে বা যেই তারিখ থেকে হিসাব রাখবেন তখন যদি এই পণ্যের প্রারম্ভিক মজুত থাকে তবে এর পরিমান, রেট এবং মুল্য বসাতে হবে। এরপর Accept অপশনের মাধ্যমে আইটেমটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

সর্টকাট কীঃ I+I+C

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Item-কে পরিবর্তন করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Stock Items-->Alter-->List of Stock Items স্ক্রীন দেখতে পাবেন। আপনি যেই Stock Item কে পরিবর্তন করতে চান সেই Stock Item কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Item Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে আপনার প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করে সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে আইটেমটিকে তালিকাভুক্ত করুন।

সর্টকাট কীঃ I+I+A

প্রশ্নঃ কিভাবে একটি Stock Item কে Delete বা মুছে ফেলা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Accounts Info.-->Stock Items-->Alter-->List of Stock Items স্ক্রীন দেখতে পাবেন। আপনি যেই Stock Item কে মুছে ফেলতে চান সেই Stock Item কে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Item Alteration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Alter+D প্রেস করুন অথবা D:Delete বাটনে ক্লিক করুন। Delete অপশন আসবে। মুছে ফেলার জন্য Yes অপশনে ক্লিক করুন। তবে মনে রাখবেন উক্ত Stock Item এর কোন লেনদেন থাকে তবে কখনোই Delete বা মুছে ফেলা যাবে না।

সর্টকাট কীঃ I+I+A

প্রিয় শিক্ষার্থী এখানে ন্যাশনাল ট্রেডারসের জানুয়ারী ০১, ২০১৫ তারিখের সমাপনী মজুত পণ্য নিম্নে দেওয়া হলো। যা Godown-A তে রয়েছে।

এখানে Inventory হল একটি Main Stock Group । Casing, Hard Drive, Mainboard, RAM, Processor, Power Supply, DVD Writer হল Sub Stock Group এবং অন্যান্য সবগুলো Stock Item ।

রেওয়ামিলে প্রারম্ভীক মজুত পণ্যের ব্যালেন্স ১৮,৫৬,০০০/= দেখাবে। যাতে প্রারম্ভীক ব্যালেন্স সমান থাকে সেজন্য একটি Flora Tech নামের পাওনাদার লেজার তৈরী করে সমপরিমান প্রারম্ভীক ব্যালেন্স  দেখাতে হবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Opening Stock Summary রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Stock Summary-->Stock Summary Report দেখতে পাবেন। এখানে Inventory স্টক Group সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-01-2015 to 01-01-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Show Opening Balance? Yes করুন।

Show Closing Balance? No করুন। এবার Enter……প্রেস এর মাধ্যমে Configuration স্ক্রীন থেকে বেরিয়ে আসুন। নিম্নের Opening Stock Summary দেখতে পাবেন।

এভাবে যেকোন সময়ের প্রারম্ভিক মজুত দেখতে পারেন। এছাড়া শুধু Qunantity অথবা শুধু Value দেখতে পারেন।


GOODS PURCHASE (পন্য ক্রয়)

সাধারনত পণ্য দুইভাবে ক্রয় করা হয়ে থাকে। নগদে পণ্য ক্রয় এবং বাকীতে পণ্য ক্রয়। সাধারনত যাদের সাথে ব্যবসায়িক লেনদেন বার বার হয়ে থাকে তাদের সাথে বাকীতে পণ্য ক্রয়ের সম্পর্ক থাকে। নগদে পন্য ক্রয়ের একটি উদাহরন দেখুন_

ধরুন, National Traders দুটি ল্যাপটপ ৭০,০০০.০০ টাকায় Global Computer এর নিকট হতে নগদে ক্রয় করল। এক্ষেত্রে জাবেদাটি হবেঃ

উপরের জাবেদায় দেখা যাচ্ছে পাওনাদারের লেজারে কোন প্রভাব পড়ছে না। এখানে নগদ টাকার পরিমান কমে যাচ্ছে আর পন্যের পরিমান বাড়ছে।

এবারে বাকীতে পন্য ক্রয়ের একটি উদাহরন দেখুন ধরুন, National Traders দুটি ল্যাপটপ ৭০,০০০.০০ টাকায় Global Computer এর নিকট হতে বাকীতে ক্রয় করল। এক্ষেত্রে জাবেদাটি হবেঃ

উপরের জাবেদায় দেখা যাচ্ছে পাওনাদারের লেজারে প্রভাব পড়ছে। এখানে একদিকে পাওনাদার সৃষ্টি হচ্ছে অন্যদিকে পন্যের পরিমান বাড়ছে।

যখন পাওনাদারের পাওনা পরিশোধ করা হবে তখন নিম্নের জাবেদাটি হবেঃ

এক্ষেত্রে পাওনাদারের পরিমান কমলো এবং নগদ অর্থের পরিমাণও কমলো।

প্রশ্নঃ ০১-০৩-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ Global Computers এর নিকট হতে নগদে চেকের মাধ্যমে ক্রয় করলেন

এটি একটি নগদে পন্য ক্রয় লেনদেন। এই লেনদেনটি Purchase Invoice বা Purchase Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F9 অথবা F9:Purchase বাটনে ক্লিক করুন। Purchase Invoice দেখতে পাবেন। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।

No. এখানে Purchase Invoice No বসাবেন। যার মাধ্যমে Purchase রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ PIN # 00001

Date: যে তারিখে পন্য ক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের ক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ 01-03-2015

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। যেহেতু চেকের মাধ্যমে কেনা হচ্ছে সেজন্য এখানে ব্যাংক লেজার সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ DBBL-0200003840990 ।

Purchase Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Purchase Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Purchase ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশনে পণ্যটি রাখবেন তা List of Godown মেনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: কতটি আইটেম তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 3 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 2,200.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। প্রথম আইটেমের জন্য Stock Item Allocation সাব স্ক্রীন এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন।

Invoice Total: Invoice Total Amount-এ আসার পর Enter প্রেস করলে Bank Allocation স্ক্রীন আসবে। এখানে নিম্নের মতকরে পুরন করুন।

Favouring Name: যে নামে চেকটি Draw করা হবে তা লিখুন। যেমনঃ Global Computers.

Transaction Type: Cheque সিলেক্ট করুন।

Cheque Range: Cheque Range অটোমেটিকভাবে আসবে।

Inst. No: Inst. No বা Cheque No অটোমেটিকভাবে আসবে।

Inst: Date: Inst. Date বা Cheque Date অটোমেটিকভাবে আসবে।

Cross Using: A/c Payee সিলেক্ট করুন। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Purchase Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন। আশাকরি, নগদে পন্য ক্রয় লেনদেনটি বুঝতে পেরেছেন।

২। ০২-০৩-২০১৫ তারিখে ১০,০০০.০০ টাকা ব্যাংকে জমা করা হলো। লেনদেনটির জাবেদা নিম্নরূপঃ

এই লেনদেনটি ট্যালীতে Contra Voucher বা Transfer Voucher–এর মাধ্যমে অন্তর্ভুক্ত বা সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F4 অথবা F4:Contra বাটনে ক্লিক করুন। Contra Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করুন এবং Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

প্রশ্নঃ ০২-০৩-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ Global Computers এর নিকট হতে বাকীতে ক্রয় করলেন

এটি একটি বাকীতে পন্য ক্রয় লেনদেন। এই লেনদেনটি Purchase Invoice বা Purchase Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F9 অথবা F9:Purchase বাটনে ক্লিক করুন। Purchase Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।

No. এখানে Purchase Invoice No বসাবেন। যার মাধ্যমে Purchase রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ PIN # 00002

Date: যে তারিখে পন্য ক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের ক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ 02-03-2015

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Global Computers ।

Purchase Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Purchase Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Purchase ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশনে পণ্যটি রাখবেন তা List of Godown মেনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: কতটি আইটেম তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 2 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 2,250.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। প্রথম আইটেমের জন্য Stock Item Allocation সাব স্ক্রীন এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন।

প্রশ্নঃ ০৩-০৩-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ Global Computers এর নিকট হতে বাকীতে ক্রয় করলেন। যেখানে ৪.৫% ভ্যাট ও Carriage Inward ৫০০.০০ টাকা রয়েছে।

এই লেনদেনটি Purchase Invoice বা Purchase Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F9 অথবা F9:Purchase বাটনে ক্লিক করুন। Purchase Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করুন।

No. এখানে Purchase Invoice No বসাবেন। যার মাধ্যমে Purchase রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ PIN # 00003

Date: যে তারিখে পন্য ক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের ক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ 03-03-2015

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Global Computers ।

Purchase Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Purchase Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Purchase ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশনে পণ্যটি রাখবেন তা List of Godown মেনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: কতটি আইটেম তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 2 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 2,100.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। প্রথম আইটেমের জন্য Stock Item Allocation সাব স্ক্রীন এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন।

পুনরায় Name of Item এর ৩য় লাইনে আসুন। এবার আর একটি Enter প্রেস করুন চতুর্থ লাইনে কারসার অবস্থান করবে। Space Bar চাপুন List of Ledger মেনু দেখতে পাবেন। এখান থেকে VAT লেজার সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। কারসার Rate কলামে অবস্থান করবে। এখানে 4.5% লিখে Enter প্রেস করে পুনরায় Name of Item কলামে আসুন। পুনরায় List of Ledger মিনু হতে Carriage Inwards লেজার সিলেক্ট করে Enter প্রেস করে Amount কলামে আসুন এবং এখানে ৫০০.০০ টাকা লিখে Enter প্রেস করুন। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Purchase Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Purchase Register দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Purchase Register-->Month-->Month সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Purchase Register বা ক্রয় বহি দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 03-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Bills Payable রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts--> Outstandings-->Payables-->Bills Payable রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 03-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledgerwise Outstanding রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts--> Outstandings--> Ledgers-->List of Ledger থেকে Global Computers সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Global Computers এর Outstandings রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 03-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Groupwise Outstanding রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts-->Outstandings--> Groups-->List of Group থেকে Sundry Creditors সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Sundry Creditors এর Outstandings রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 03-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ ০৪-০৩-২০১৫ তারিখে Global Computers-এর ১৮,২৭৮.০০ টাকা চেকের মাধ্যমে প্রদান করা হলো।

এই লেনদেনটির ফলেও একদিকে যেমন Liability বা দ্বায় কমলো অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ কমলো। এটি Payment Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন।আপনারা পুবেই Payment Voucher এন্ট্রি করা দেখছেন। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

এখানে Global Computers লেজার সিলেক্ট করলে তা বকেয়া বিল সমূহ দেখাবে। এগুলো সিলেক্ট করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন।

 


GOODS SALES (পন্য বিক্রয়)

সাধারনত পণ্য দুইভাবে বিক্রয় করা হয়ে থাকে। নগদে পণ্য বিক্রয় এবং বাকীতে পণ্য বিক্রয়। সাধারনত যাদের সাথে ব্যবসায়িক লেনদেন বার বার হয়ে থাকে তাদের সাথে বাকীতে পণ্য বিক্রয়ের সম্পর্ক থাকে। নগদে পন্য বিক্রয়ের একটি উদাহরন দেখুন_

ধরুন, National Traders দুটি ল্যাপটপ ৪০,০০০.০০ টাকায় DG Limited এর নিকট নগদে বিক্রয় করল। এক্ষেত্রে জাবেদাটি হবেঃ

উপরের জাবেদায় দেখা যাচ্ছে দেনাদারের লেজারে কোন প্রভাব পড়ছে না। এখানে নগদ টাকার পরিমান বেড়ে যাচ্ছে আর পন্যের পরিমান কমছে।

এবারে বাকীতে পন্য বিক্রয়ের একটি উদাহরন দেখুন_

ধরুন, National Traders দুটি ল্যাপটপ ৪০,০০০.০০ টাকায় DG Limited এর নিকট বাকীতে বিক্রয় করল। এক্ষেত্রে জাবেদাটি হবেঃ

উপরের জাবেদায় দেখা যাচ্ছে দেনাদারের লেজারে প্রভাব পড়ছে। এখানে একদিকে দেনাদার সৃষ্টি হচ্ছে অন্যদিকে পন্যের পরিমান কমছে।

যখন দেনাদারের দেনা গ্রহন করা হবে তখন নিম্নের জাবেদাটি হবেঃ

এক্ষেত্রে দেনাদারের পরিমান কমলো এবং নগদ অর্থের পরিমাণও বাড়লো।

প্রশ্নঃ ০৫-০৩-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ DG Limited এর নিকট নগদে বিক্রয় করলেন

এটি একটি নগদে পন্য বিক্রয় লেনদেন। এই লেনদেনটি Sales Invoice বা Sales Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে। এজন্য

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F8 অথবা F8:Sales বাটনে ক্লিক করুন। Sales Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করুন।

 No. এখানে Sales No বসান। যার মাধ্যমে Sales রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ SI # 00001

Date: যে তারিখে পন্য বিক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের বিক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। যেহেতু নগদে বিক্রয় হচ্ছে সেজন্য এখানে Cash লেজার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Sales Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Sales Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Sales ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশন হতে পণ্যটি সরবরাহ করা হবে তা List of Godown মিনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: আপনি কতটি আইটেম বিক্রয় করা হবে তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 5 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 3,000.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। Stock Item Allocation এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Sales Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ ০৭-০৩-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ DG Limited এর নিকট বাকীতে বিক্রয় করলেন

এটি একটি বাকীতে পন্য বিক্রয় লেনদেন। এই লেনদেনটি Sales Invoice বা Sales Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-> Accounting Voucher-> Press F8 অথবা F8:Sales বাটনে ক্লিক করুন। Sales Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করুন।

No. এখানে Sales No বসান। যার মাধ্যমে Sales রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ SI # 00002

Date: যে তারিখে পন্য বিক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের বিক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ 07-03-2015

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে ক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ DG Limited ।

Sales Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Sales Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Sales ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশন হতে পণ্যটি সরবরাহ করা হবে তা List of Godown মিনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: আপনি কতটি আইটেম বিক্রয় করা হবে তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 5 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 3,100.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। Stock Item Allocation এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Sales Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

আশা করি, বাকীতে পন্য বিক্রয় লেনদেনটি বুঝতে পেরেছেন।

প্রশ্নঃ ০৮-০৩-২০১৫ National Traders নিম্নের পন্যসমূহ DG Limited এর নিকট বাকীতে বিক্রয় করা হলো। এখানে ৪.৫% ভ্যাট ও Carriage Outwards ৭৫০.০০ টাকা যোগ হয়েছে

এটি একটি বাকীতে পন্য বিক্রয় লেনদেন। এই লেনদেনটি Sales Invoice বা Sales Voucher এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F8 অথবা F8:Sales বাটনে ক্লিক করুন। Sales Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করুন।

No. এখানে Sales No বসান। যার মাধ্যমে Sales রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ SI # 00003

Date: যে তারিখে পন্য বিক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের বিক্রয় বিল সমূহকে আলাদ করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মেনু দেখাবে। সেখান থেকে ক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ DG Limited ।

Sales Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Sales Ledger সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Goods Sales ।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Gigabyte GX-F2 BAB । Stock Item Allocation আসবে।

Godown: আপনি যে গোডাউন বা লোকেশন হতে পণ্যটি সরবরাহ করা হবে তা List of Godown মেনু থেকে সিলেক্ট করুন।

Quantity: আপনি কতটি আইটেম বিক্রয় করা হবে তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 4 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 3,000.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। Stock Item Allocation এর কাজ শেষ হলে পুনরায় Name of Item এর ২য় লাইনে আসুন এবং নতুন আইটেম সিলেক্ট করে পূর্বের মত করে পুরন করুন।

পুনরায় Name of Item এর ৩য় লাইনে আসুন। এবার আর একটি Enter প্রেস করুন চতুর্থ লাইনে কারসার অবস্থান করবে। Space Bar চাপুন List of Ledger মিনু দেখতে পাবেন। এখান থেকে VAT লেজার সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। কারসার Rate কলামে অবস্থান করবে। এখানে 4.5% লিখে Enter প্রেস করে পুনরায় Name of Item কলামে আসুন। পুনরায় List of Ledger মিনু হতে Carriage Outwards লেজার সিলেক্ট করে Enter প্রেস করে Amount কলামে আসুন এবং এখানে ৭৫০.০০ টাকা লিখে Enter প্রেস করুন। সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Sales Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Sales Register দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Account Books-->Sales Register--> Month--> Month সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Sales Register বা ক্রয় বহি দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 05-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Bills Receivable রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts--> Outstandings--> Receivables-->Bills Receivable রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 05-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledgerwise Outstanding রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts--> Outstandings--> Ledgers-->List of Ledger থেকে DG Limited সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। DG Limited এর Outstandings রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 05-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Groupwise Outstanding রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Accounts--> Outstandings--> Groups-->List of Group থেকে Sundry Debtors সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Sundry Debtors এর Outstandings রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 05-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ ০৯-০৩-২০১৫ তারিখে DG Limited-এর নিকট হইতে ৫৬,৮৩০ টাকা চেকের মাধ্যমে গ্রহন করা হলো।

এই লেনদেনটির ফলেও একদিকে যেমন Receivable বা দেনা কমলো অন্যদিকে তেমনি নগদ অর্থ বা চলতি সম্পদ বাড়লো। এটি Receipt Voucher বা Creit Voucher –এর মাধ্যমে সম্পন্ন করতে হবে।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->প্রেস F6 অথবা F6:Receipt বাটনে ক্লিক করুন। Receipt Voucher দেখতে পাবেন। আপনারা পুবেই Receipt Voucher এন্ট্রি করা দেখছেন। তাই এখানে আর বিস্তারিত আলোচনা করা হলো না। নিম্নের মত করে পুরন করুন।

   

এখানে DG Limited লেজার সিলেক্ট করলে তা বকেয়া বিল সমূহ দেখাবে। এগুলো সিলেক্ট করুন। Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে লেনদেনটি সম্পন্ন করব।

প্রশ্নঃ কিভাবে Stock Item Register রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Inventory Books-->Stock Item--> List of Stock Items থেকে Gigabyte GX-F2 BAB সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Month সিলেক্ট করে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন Gigabyte GX-F2 BAB আইটেম রেজিস্টার রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে Configuration মাধ্যমে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Groupwise Stock Summary রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Inventory Books-->Group Summary-->List of Stock Groups থেকে Casing Stock Group সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Casing Stock Group-এর সামারি রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Show Opening Balance? Yes করুন।

Show goods inwards? Yes করুন।

Show goods outwards? Yes করুন।

Show Closing Balance? Yes করুন। এবার Enter…… প্রেস এর মাধ্যমে Configuration স্ক্রীন থেকে বেরিয়ে আসুন। নিম্নের Casing Group এর Stock Summary দেখতে পাবেন।

এভাবে যেকোন Stock Group-এর যেকোন সময়ের সামারি দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Godownwise Stock Summary রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Godown-->List of Stock Godown থেকে Godown-A সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Godown-A এর Stock সামারি রিপোর্ট দেখতে পাবেন। এখানে Inventory স্টক Group সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Alt+F1 প্রেস করুন অথবা F1:Detailed  বাটনে ক্লিক করুন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Show Opening Balance? Yes করুন।

Show goods inwards? Yes করুন।

Show goods outwards? Yes করুন।

Show Closing Balance? Yes করুন। এবার Enter…… প্রেস এর মাধ্যমে Configuration স্ক্রীন থেকে বেরিয়ে আসুন। নিম্নের Godown-A এর Stock Detail দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Itemwise Stock Query রিপোর্ট দেখা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Stock Query-->List of Stock Item থেকে Gigabyte GX-F2 BAB সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Query রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

F2 প্রেস করুন অথবা F2:Period বাটনে ক্লিক করুন। Change Period স্ক্রীন দেখতে পাবেন। এখানে From 01-03-2015 to 08-03-2015 লিখুন।

F12 প্রেস করুন অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Configuration ব্যবহার করে বিভিন্নভাবে দেখতে পারেন।


STOCK JOURNAL

Stock Journal এর দুটি অপশন রয়েছে। একটি Source(Comsumption) আর অপরটি Destination(Production)। যখন কোন পন্য বাহির বা ব্যবহার করা হয় তখন Source (Consumption) অংশটিকে ব্যবহার করা হয় আর যখন কোন পণ্য গ্রহন করা তখন Destination(Production) অংশটি ব্যবহার করা হয় । এই Stock Journal শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের  অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য। Source(Consumption) অংশটিকে ব্যবহার করার ফলে পণ্যের মজুতের পরিমান কমে যাবে আর Destination(Producti on) অংশটিকে ব্যবহার করার ফলে পণ্যের মজুতের পরিমান বেড়ে যাবে। এটি পন্যের স্থানান্তরের উপর ভিত্তি করে বিভিন্নভাবে ব্যবহার করা হয়ে থাকে। উদাহরনঃ  

প্রশ্নঃ ০১-০৪-২০১৫ তারিখে Godown-A হতে Godown-B তে নিম্নের দুটি পন্য স্থানান্তর করা হলো।

প্রিয় শিক্ষার্থী, Stock Transfer or Material Transfer মজুতের ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। অনেক প্রতিষ্ঠান একের অধিক গোডাউন বা লোকেশন মেইন্টেইন করে থাকে। এক্ষেত্রে কোন গোডাউনে কোন পন্য কতটুকু পরিমানে রয়েছে তা বের করা যায়। এখানে মোট পন্যের পরিমান ও মুল্যের পরিমানের কোন পরিবর্তন হবে না। শুধু এক জায়গা হতে অন্য জায়গায় পন্য স্থানান্তর করা হচ্ছে। তবে Godown-A এর পন্যের পরিমান কমে যাবে, এবং Godown-B তে পন্যের পরিমান বেড়ে যাবে। এটি দুই ধরনের ভাউচারের মাধ্যমে লেনদেনটি সম্পন্ন করা যায়। একটি সাধারন Stock Journal এবং অপরটি একটি নতুন Stock Transfer Journal তৈরী করে। Stock Journal ডিফল্ট ভাউচার হিসেবে ট্যালীতে দেয়া আছে। যাই হোক, প্রথমে Stock Journal ভাউচারের মাধ্যমে দেখুন_

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F7 অথবা F7:Stk Jrnl বাটনে Click করুন। Stock Journal ভাউচার দেখাবে। 

No: এখানে Stock Journal ভাউচার নাম্বার লিখুন। যেমনঃ SJ # 00001.

Date: Date ফিল্ডে তারিখ লিখুন।

Source (Consumption): Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item এর তালিকা দেখাবে। যে আইটেমটি স্থানান্তর করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Godown এর তালিকা দেখাবে। যে Godown হতে আইটেমটি স্থানান্তর করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: পরিমান লিখুন।

Rate: এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে।

Destination (Production): Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item এর তালিকা দেখাবে। যে আইটেমটি গ্রহন করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Godown এর তালিকা দেখাবে। যে Godown এ আইটেমটি গ্রহন করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: পরিমান লিখুন।

Rate: এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে।

Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করুন। আপনি ইচ্ছে করলে শুধুমাত্র Consumption অংশটি এবং Production অংশটি আলাদা আলাদা Stock Journal এর মাধ্যমে দেখাতে পারেন। ২য় অপশনের মাধ্যমে আমাদের একটি নতুন Stock Transfer Journal তৈরী করে নিতে হবেঃ

প্রশ্নঃ কিভাবে Stock Transfer Journal তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally--> Inventory Info.-->Voucher Types-->Create--> Voucher Type Creation স্ক্রীন দেখাবে।

Name: Stock Transfer Journal লিখুন।

Type of Voucher: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে ভাউচার টাইপের তালিকা দেখা যাবে। এখান থেকে Stock Journal সিলেক্ট করুন।

Mathod of Voucher Numbering? Manual সিলেক্ট করুন।

Prevent Duplicates? Yes করুন।

Use EFFECTIVE Dates for Vouchers? No করুন।

Make ‘Optional’ as Default? No করুন।

Use Common Narration? Yes করুন।

Use as a Manufacturing Journal? No করুন।

Print after Saving Voucher? Yes করুন।

Name of Class: এখানে Transfer লিখে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Use Class for Inter Godown Transfer? Yes করুন।

এরপর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে সেভ করুন। একটি নতুন ভাউচার Stock Transfer Journal তৈরী করা হলো। এবার প্রথম স্ক্রীনে ফিরে যান।

০২-০৪-২০১৫ তারিখে Godown-A হতে Godown-B তে নিম্নের দুটি পন্য স্থানান্তর করা হলো।

প্রশ্নঃ কীভাবে Stock Transfer Journal এন্ট্রি করা যায়। 

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F7 অথবা F7:Stk Jrnl বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Stock Transfer Journal সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Transfer সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Transfer Journal দেখাবে।

No: এখানে Stock Transfer Journal ভাউচার নাম্বার লিখুন। যেমনঃ STJ # 00001.

Date: Date ফিল্ডে তারিখ লিখুন।

Destination Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে Godown-এর তালিকা দেখাবে। যে Godown বা Location-এ পন্য স্থানান্তর করতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Godown-B.

Name of Item: যে পন্যটি স্থানান্তর করতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে পন্যটি কোন্‌ কোন্‌ Godown-এ কতটুকু রয়েছে তা দেখাবে। যে Godown হইতে পন্যটি স্থানান্তর করতে চান তা সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। যেমনঃ Godown-A.

Quantity: কতটি পন্য স্থানান্তর করতে চান তার পরিমান লিখুন।

অন্যান্য ফিল্ড পুরন করার পর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে সেভ করুন।

ধরুন, National Traders এর নিকট একটি প্রতিষ্ঠান দুটি CPU তৈরীর জন্য বলল। এক্ষেত্রে দুটি CPU এর জন্য নিম্নের উপাদানসমূহ লাগবে বা প্রয়োজন হবেঃ

১। দুটি Casing, Gigabyte GX-F2 BAB ,২। দুটি DVD Writer, ASUS DVD Writer

৩। দুটি Hard Drive, Samsung 500 GB SATA ৪। দুটি Mainboard, Gigabyte GA-G41MES2L

৫। দুটি Powersupplier, Gigabyte 450WT, ৬। দুটি Processor, Intel PDC E5200 2.50 GHz

৭। দুটি RAM, 4GB DDR3 Transcend

প্রিয় শিক্ষার্থী, এই সাতটি উপাদানের সমন্বয়ে একটি নতুন পণ্য Standard CPU তৈরী হবে। এখানে এই সাতটি পণ্য বা উপাদান Consumption বা ব্যবহার করব Source(Consumption) অংশটিতে যার ফলে এই উপাদানগুলির মজুতের পরিমান কমে যাবে এবং Standard CPU উপাদানটি Destination(Production) অংশটিতে দেখাব যার ফলে এই পন্যটির মজুতের পরিমান বেড়ে যাবে। আপনারা Stock Journal কে Assembling Journal হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন। আবার এটিকে একটি নতুন Manufacturing Journal তৈরী করেও সমাধান করতে পারেন। যাই হোক আমরা এখানে Stock Journal এর মাধ্যমে সমাধান করার চেষ্টা করবো।

নোটঃ এক্ষেত্রে  CPU একটি নতুন Stock Group এবং Standard CPU একটি নতুন আইটেম তৈরী করে নিতে হবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Stock Journal ভাউচার এন্ট্রি করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->Press Alt+F7 অথবা F7:Stk Jrnl বাটনে Click করুন। Stock Journal ভাউচার দেখাবে।

No: এখানে Stock Journal ভাউচার নাম্বার লিখুন। যেমনঃ SJ # 00002.

Date: Date ফিল্ডে তারিখ লিখুন।

Source(Consumption):

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেম সমুহ ব্যবহার করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Godown এর তালিকা দেখাবে। যে Godown হতে আইটেমটি ব্যবহার করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: পরিমান লিখুন।

Rate: এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে।

Destination(Production):

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেম নতুন তৈরী করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Godown এর তালিকা দেখাবে। যে Godown এ আইটেমটি গ্রহন করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: পরিমান লিখুন।

Rate: Amount এর ফিল্ডে ভাউচার মোট লিখলে এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে। তবে Voucher Total উভয়দিকে সমান হতে হবে।

Accept নির্দেশ আসলে Enter বা Y প্রেস করে অথবা Yes অপশনে ক্লিক করে লেনদেনটি সম্পন্ন করব। আপনারা ইচ্ছে করলে শুধুমাত্র Consumption অংশটি এবং Production অংশটি আলাদা আলাদা Stock Journal এর মাধ্যমে দেখাতে পারেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, উপরোক্ত Stock Journal টিকে আমরা Manufacturing Journal এর মাধ্যমেও সম্পন্ন করতে পারি। ট্যালীতে ডিফল্ট Manufacturing Journal দেয়া নেই। এটিকে তৈরী করে নিতে হয়। যে সমস্থ প্রতিষ্ঠান Assemblling or Manufacturing এর সাথে জড়িত সেখানে এর গুরুত্ব অনেক বেশি। কারন কোন একটি পণ্য উৎপাদন করার সময় Co-Product, By-Product or Scrap Product উৎপাদন হয়ে থাকে। আর এসমস্থ কার্যক্রম Manufacturing Journal এর মাধ্যমে সম্পন্ন করা যায়।  

প্রশ্নঃ কিভাবে Manufacturing Journal তৈরী করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info.-->Voucher Types-->Create--> Voucher Type Creation স্ক্রীন দেখাবে।

Name: Manufacturing Journal লিখুন।

Type of Voucher: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে ভাউচার টাইপের তালিকা দেখা যাবে। এখান থেকে Stock Journal সিলেক্ট করুন।

Mathod of Voucher Numbering? Manual সিলেক্ট করুন।

Prevent Duplicates? Yes করুন।

Use EFFECTIVE Dates for Vouchers? No করুন।

Make ‘Optional’ as Default? No করুন।

Use Common Narration? Yes করুন।

Use as a Manufacturing Journal? Yes করুন।

Print after Saving Voucher? Yes করুন। এরপর Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে সেভ করুন। একটি নতুন ভাউচার Manufacturing Journal তৈরী করা হলো। এবার প্রথম স্ক্রীনে ফিরে যান এবং উপরের যে Stock Journal দিয়েছিলাম তা Manufacturing Journal এর মাধ্যমে সম্পন্ন করুন_

প্রশ্নঃ কীভাবে Manufacturing Journal এন্ট্রি করা যায়। 

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->Press Alt+F7 অথবা F7:Stk Jrnl বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Manufacturing Journal সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Manufacturing Journal দেখাবে।

No: এখানে Manufacturing Journal ভাউচার নাম্বার লিখুন। যেমনঃ MJ # 00001.

Date: Date ফিল্ডে তারিখ লিখুন।

Name of Product: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেম নতুন তৈরী করা হবে তা সিলেক্ট করুন। BoM: Not Applicable থাকবে। Quantity: পরিমান লিখুন।

Source(Consumption):

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেম সমুহ ব্যবহার করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Godown: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Godown এর তালিকা দেখাবে। যে Godown হতে আইটেমটি ব্যবহার করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: পরিমান লিখুন। Rate: এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে।

Co-Product/By-Product/Scrap: Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যদি কোন Co-Product/By-Product/Scrap Product তৈরী হয়ে থাকে তা সিলেক্ট করুন। Quantity: পরিমান লিখুন। Rate: Amount এর ফিল্ডে মোট লিখলে এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে। এখানে Additional Cost যোগ করতে পারবেন। এখানে উৎপাদিত পন্যের Effective Cost এবং Effective Rate দেখতে পাবেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, উপরোক্ত Manufacturing Journal টিকে BoM সেট এর মাধ্যমেও সম্পন্ন করতে পারা যায়। BoM হলো Manufacturing এর জন্য একটি সহজ প্রক্রিয়া। একটি উদাহরণের মাধ্যমে দেখলে বিষয়টি সহজ মনে হবে।

ধরুন, একটি Standard CPU তৈরীর জন্য নিম্নের উপাদানসমূহ লাগবে বা প্রয়োজন হবেঃ

১। একটি Casing, Gigabyte GX-F2 BAB ২। একটি DVD Writer, ASUS DVD Writer

৩। একটি Hard Drive, Samsung 500 GB SATA, ৪। একটি Mainboard, Gigabyte GA-G41MES2L, ৫। একটি Powersupplier, Gigabyte 450WT

৬। একটি Processor, Intel PDC E5200 2.50 GHz, ৭। একটি RAM, 4GB DDR3 Transcend

এক্ষেত্রে আমরা যদি ১টি Standard CPU তৈরীর জন্য BoM সেট করে দিই তবে ৫টি অথবা যেকোন সংখ্যার Standard CPU তৈরীর জন্য যতগুলো উপাদান লাগবে তা অটোমেটিকভাবে নিয়ে নিবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে BoM সেট করা যায়?

BoM একটি Advance Level ডাইমেনশন। তাই এটি Disable থাকে। আমরা এখন এটিকে Enable করে নিবেন। এজন্য দুটি Way আছে। আপনি একটিই অনুসরন করবেন। যেহেতু Standard CPU আইটেমটি তৈরী করা আছে তাই এই আইটেমটিতে Stock Item Alteration এর মাধ্যমে সেট করুন।

Go to Gateway of Tally-->Inventory Info-->Stock Item-->Alter-->Stock Item List দেখাবে-->Standard CPU সিলেক্ট করে-->Stock Item Alteration স্ক্রীন দেখাবে-->প্রেস F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের Stock Item Configuration স্ক্রীন দেখাবে।

Allow Component list details (Bill of Materials)? Yes করুন। Stock Item Creation স্ক্রীনে নতুন অপশন Set Components (BoM)? No দেখাবে।

Name: নতুন আইটেম Prime CPU লিখুন। Under: CPU সিলেক্ট করুন। Units: Pcs সিলেক্ট করুন।

Set Component (BoM)? Yes করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Name of BOM: এখানে Prime CPU BoM-1 লিখুন এবং Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Unit of Manufacture: 1 Pcs লিখুন।

Item: 1 Pcs Standard CPU-এর জন্য যে আইটেম দরকার তা সিলেক্ট করুন।

Godown: সিলেক্ট আইটেম কোন গোডাউন হতে ব্যবহার করা হবে তা সিলেক্ট করুন।

Quantity: 1 Pcs Standard CPU-এর জন্য উক্ত আইটেমটি কতটি দরকার হবে তা লিখুন।

এভাবে উপরের মতকরে সকল প্রয়োজনীয় আইটেম এবং পরিমান বসান এবং সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে সেভ করুন।

আশা করি BoM সেট করা বুঝতে পেরেছেন। এবার এটি কিভাবে কাজ করা হয় তা দেখুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে BoM এর মাধ্যমে Manufacturing Journal এন্ট্রি করা যায়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->Press Alt+F7 অথবা F7:Stk Jrnl বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখতে পাবেন

Manufacturing Journal সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Manufacturing Journal দেখাবে।

No: এখানে Manufacturing Journal ভাউচার নাম্বার লিখুন। যেমনঃ MJ # 00002.

Date: Date ফিল্ডে তারিখ লিখুন।

Name of Product: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে Standard CPU সিলেক্ট করুন। এখানে Standard CPU সিলেক্ট করার সাথে সাথে এটি তৈরীর সকল উপাদান সমূহ Source(Consumption) পাশে চলে আসবে।

BoM: Standard CPU BoM-1 অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। Godown: আপনি যে লোকেশনে Standard CPU গুলো রাখতে চান তা সিলেক্ট করুন। Quantity: আপনি যেকয়টি Standard CPU পণ্য তৈরী করতে চান তার পরিমান লিখুন। যেমনঃ এখানে 2 Pcs দেয়া হয়েছে। এখানে পরিমান দেয়ার সাথে সাথে সকল উপাদানের পরিমান ও মূল্য অটোমেটিকভাবে কেটে রাখবে।

Co-Product/By-Product/Scrap: Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যদি কোন Co-Product/By-Product/Scrap Product তৈরী হয়ে থাকে তা সিলেক্ট করুন। Quantity: পরিমান লিখুন। Rate: Amount এর ফিল্ডে মোট লিখলে এখানে অটোমেটিকভাবে Rate নিবে।এখানে Additional Cost যোগ করতে পারবেন। এখানে উৎপাদিত পন্যের Effective Cost এবং Effective Rate দেখতে পাবেন।


PURCHASE PROCESS

Purchase Process হলো একটি জটিল প্রক্রিয়া। সাধারনত ম্যানুফেকচারিং, তৈরী পোশাক অথবা বড় বড় ট্রেডিং কোম্পানী সমূহ এই প্রক্রিয়াটি অনুসরন করে থাকে। এই প্রক্রিয়াটি মেইন্টেইন করতে কয়েকটি ডিপার্টমেন্ট কাজ করে থাকে। যাই হোক এই প্রক্রিয়াটি ট্যালী সফটওয়্যারে কিভাবে বাস্তবায়ন করা হয়ে থাকে তা আমরা সংক্ষেপে জানার জানার চেষ্টা করব। নিচে আমরা একটি চক্র দেখতে পাচ্ছি।

এই চক্রটিতে পাঁচটি স্টেপ দেখা যাচ্ছে। Purchase Order যেটি ক্রেতা বিক্রেতার নিকট পন্য ক্রয়ের জন্য দাখিল করে থাকে। Receipt Note যার মাধ্যমে ক্রেতা বিক্রেতার নিকট হতে আসা পন্য গ্রহন করে থাকে। Rejection Out যার মাধ্যমে ক্রেতা ত্রুটিযুক্ত পন্য বিক্রেতার নিকট ফেরত দিয়ে থাকে। Purchase যার মাধ্যমে ক্রেতা পন্য ক্রয়ের বিল তৈরী করে থাকে। Payment যার মাধ্যমে ক্রেতা বিক্রেতাকে বিল পরিশোধ করে থাকে। আমরা Purchase এবং Payment ভাউচারের ব্যবহার পূর্বে দেখেছি। Purchase Order, Receipt Note এবং Rejection Out ভাউচারের ব্যবহার এখন দেখব। এগুলো সাধারনত Disable থাকে। এগুলোকে Enable করে নিতে হবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Purchase Order, Receipt Note এবং Rejection Out ভাউচার সমূহ Enable করা হয়।

Go to Gateway of Tally-->প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Inventory Features-->Inventory Feature স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Purchase Order-এর জন্য Allow Purchase Order Processing? Yes, করুন।

Receipt Note-এর জন্য Use Tracking Numbers (Delivery/Receipt Notes)? Yes করুন।

Rejection Out-এর জন্য Use Rejection Inward/Outward Notes? Yes করুন।

আমরা আগে জেনেছি কিভাবে ভাউচারের নাম্বার অটোমেটিক থেকে ম্যানুয়াল করে নিতে হয়। এখন এই তিনটি ভাউচারের ভাউচার নাম্বার মেথডটি ম্যানুয়াল করে নিন।

Purchase Process এর প্রথম স্টেপ হল Purchase Order. Purchase Order হল বিক্রেতা ও ক্রেতার মধ্যে একটি চুক্তিপত্র যেখানে একজন ক্রেতা একজন বিক্রেতাকে কোন পন্য নির্দিষ্ট মুল্যে নির্দিষ্ট সময়ে দেওয়ার জন্য বলে থাকে। Purchase Order শুধুমাত্র একটি ব্যবসায়ীক দলিল। এটির মাধ্যমে ইনভেন্টরির বা হিসাবের কোন পরিবর্তন হয় না। এক্ষেত্রে ক্রেতার সুবিধা হলো কোন অর্ডারের কতগুলো পন্য এসেছে, কতগুলো পন্য আসা বাকী রয়েছে এবং বাকী পন্য সমুহ কবে আসবে তা জানতে পারে। 

০২-০৫-২০১৫ তারিখে National Traders নিম্নের পন্যসমূহ ক্রয় করার জন্য Global Computers –এর নিকট একটি অর্ডার পাঠালো।

প্রশ্নঃ কিভাবে Purchase Order ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Order Voucher-->প্রেস Alt+F4 অথবা F4:Purc. Order বাটনে ক্লিক করুন Purchase Order Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে পুরন করুন।

No. এখানে Purchase Order No বসান। যার মাধ্যমে Purchase Order-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ GRN#00001.

Date: যে তারিখে পন্য ক্রয়ের অর্ডার দাখিল করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন অর্ডার সমূহকে তারিখ অনুসারে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম যেমনঃ Global Computers সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

Supplier’s Details: এই অংশে পন্য সরবরাহকারীর এবং গ্রহণকারীর নাম ও ঠিকানা অটোমেটিকভাবে চলে আসবে।

Order Details: এই অংশে পরিশোধ প্রকৃতি কিরূপ, কোন প্রতিনিধি রয়েছে কিনা এবং পন্য সরবরাহের শর্তাবলি উল্লেখ করা যায়।

Receipt Details: পন্যটি কিসের মাধ্যমে এবং কোথায় পৌছাতে হবে তা উল্লেখ করা যায়।

Purchase Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Purchase Ledger যেমনঃ Goods Purchase সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মেনু দেখাবে সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Stock Item Allocation সাব স্ক্রীন আসবে।

Due On: পন্যটি কত তারিখে গ্রহন করা হবে বা কত তারিখে পৌছাবে তা উল্লেখ থাকে। এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারন এই তারিখের মধ্যে পন্য না পৌছালে Over Due দেখাবে।

Godown: কোন লোকেশনে পন্য গ্রহন করা হবে তা উল্লেখ করুন।

Quantity: আপনি কতটি আইটেম কিনবেন তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 5 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 2,250.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। Enter প্রেস করে পরবর্তী লাইনে যেতে হবে। আরো কোন আইটেম থাকলে পুনরায় পূর্বের নিয়ম অনুসরন করুন এবং সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Purchase Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করুন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledger wise Purchase Order Outstanding পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Purchase Order Outstanding-->Ledger-->List of Ledger দেখাবে। Global Computers সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। Global Computers-এর Purchase Order Outstanding দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে All Purchase Order Outstanding পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Purchase Order Outstanding-->All Orders-->All Purchase Order Outstanding দেখতে পাবেন।

অনুরূপভাবে, Stock Group wise, Stock Item wise, Ledger Group wise  দেখতে পারেন।

Purchase Order-এর পরের স্টেপ হল Receipt Note. ক্রেতা যখন বিক্রেতার কাছে Purchase Order দাখিল করে থাকে তখন বিক্রেতা সেই অর্ডার অনুযায়ী পন্য সরবরাহ করে থাকে। সেই পন্য ক্রেতা এই Receipt Note-এর মাধ্যমে গ্রহন করে থাকে। Receipt Note ইনপুট দেওয়ার ফলে পন্যের মজুত বেড়ে যাবে। একই অর্ডারের পন্য বিক্রেতা এক বা একের অধিকবারেও সরবরাহ করতে পারে।

০৩-০৫-২০১৫ তারিখে Global Computers –এর নিকট হইতে GRN#00001 অর্ডারের পন্যসমূহ গ্রহন করা হলো।

প্রশ্নঃ কিভাবে Receipt Note ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F9 অথবা F9:Rcpt Note বাটনে ক্লিক করুন Receipt Note Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

No. এখানে Receipt Note No বসান। এই Receipt Note No. টি Tracking Number হিসেবে ব্যবহার করা হয়। যার মাধ্যমে আমরা Material Receipt-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়। যেমনঃ GRN#00001

Date: যে তারিখে পন্য গ্রহন করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য গ্রহন আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম যেমনঃ Global Computers সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

উপরে লক্ষ্য করুন Flora Tech সরবরাহকারীকে দেয়া Purchase Order No PON-00001 দেখাচ্ছে। সেটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। ঐ অর্ডারের সমস্থ পন্য অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। উপরের স্ক্রিনটি পাস করার পর যখন Name of Item ফিল্ড পাস করবেন তখন নিম্নের এই স্ক্রিনটি আসবে।

সতর্কতার সাথে Tracking No: -এর জায়গায় Receipt Note No. GRN-00001 টি নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। এখানে শুধু Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত।

প্রশ্নঃ কিভাবে Purchase Order Cleared রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory--> Purchase Order Outstanding-->All Orders-->All Purchase Order Outstanding দেখতে পাবেন। Press F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখাবে। সেখানে Show Cleared Purchase Orders? Yes করুন। Purchase Order Cleared রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Receipt Note এর পরের স্টেপ হলো Rejections Out. তবে এটি প্রতিটি Receipt Note-এর পরে হবে এমনটি নয়। পন্য গ্রহন করার পর অনেক সময় দেখা যায় কিছু পন্য ত্রুটি ধরা পড়ে। তখন ঐ পন্যগুলি ফেরত দেওয়া হয়। এই ফেরত দেওয়ার কাজটি শুধুমাত্র তখনই Rejection Out ভাউচারের মাধ্যমে করা হয়ে থাকে।

ধরুন, GRN-00001 এই Receipt Note-এ একটি Gigabyte GX-F2 BAB ত্রুটি পাওয়া গেছে। এই পন্যটি ০৪-০৫-২০১৫ তারিখে ফেরত পাঠানো হল।   

প্রশ্নঃ কিভাবে Rejections Out ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F6 অথবা F9:Rej Out বাটনে ক্লিক করুন Rejections Out Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

Rejections Out No. এখানে আমরা আমাদের Rejections Out Voucher No বসাবো । যার মাধ্যমে আমরা Rejection Material-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করতে পারি।

Date: যে তারিখে ত্রুটি পন্য ফেরত পাঠানো হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য ফেরত আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করতে পারি।

Ledger Account: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে যে সরবরাহকারীর পন্য ফেরত দিবেন সেই Supplier বা বিক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেমটি ফেরত পাঠাবেন সেটি সিলেক্ট করার সাথে সাথে নিম্নের স্ক্রিনটি দেখাবে।

এই স্ক্রীন হতে যেই Receipt Note-এর পন্যটি ফেরত পাঠানো হবে সেই Receipt Note no. বা Tracking Number দেখাবে। সেখান থেকে উক্ত নাম্বারটি সিলেক্ট করুন। তাহলে পণ্যের Rate অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। আপনারা Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত।

প্রিয় শিক্ষার্থী, Flora Computers-এর নিকট হতে ৫টি Gigabyte GX-F2 BAB গ্রহন করা হয়েছিল। তার মধ্যে ১টি ফেরত পাঠানো হল। এখন Purchase Order Outstanding দেখলে শুধুমাত্র একটি দেখাবে। আসুন পুনরায় দেখি......

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Purchase Order Outstanding-->All Orders-->All Purchase Order Outstanding দেখতে পাবেন।

যখন ত্রুটি পন্যগুলো পুনরায় সরবরাহকারী ক্রেতার নিকট পাঠায় তখন ক্রেতাকে পুনরায় Receipt Note এর মাধ্যমে গ্রহন করতে হয়।

প্রশ্নঃ কিভাবে Re-Receipt Note ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F9 অথবা F9:Rcpt Note বাটনে ক্লিক করুন Receipt Note Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

No. এখানে নতুন Receipt Note No বসাবেন। যার মাধ্যমে আমরা Material Receipt-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পুনরায় পন্য গ্রহন করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য গ্রহন আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

Global Computers সরবরাহকারীকে দেয়া Purchase Order No দেখাচ্ছে। সেটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। ঐ অর্ডারের শুধুমাত্র যে পন্যটি বাকী আছে তাই অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। Name of Item ফিল্ড পাস করবেন তখন নিম্নের এই স্ক্রিনটি আসবে।

সতর্কতার সাথে Tracking No: -এর জায়গায় দ্বিতীয় Receipt Note No. টি নির্বাচন করবেন এর পর Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত।

প্রশ্নঃ কিভাবে Purchase Bill Pending রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Purchase Bill Pending-->Purchase Bill Pending রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, আমাদের এবারের যে ধাপটি তা হলো Purchase Bill বা Purchase Invoice বা Purchase Journal রেকর্ড করা বা এন্ট্রি করা। যদিও এটি আমরা পূর্বে জেনেছি তবুও Purchase Process সম্পন্ন করার জন্য পুনরায় করার চেস্টা করব।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->Press F9 অথবা F9:Purchase বাটনে ক্লিক করুন। Purchase Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।

Purchase No. এখানে Purchase No বসান। যার মাধ্যমে Purchase রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পন্য ক্রয় করা হয়েছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের ক্রয় বিল সমূহকে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Supplier বা বিক্রেতার নাম Global Computers সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

উপরের স্ক্রীনে দুটি Receipt Note No. বা Tracking No. দেখাচ্ছে। যেহেতু দুইবার পন্য গ্রহন করা হয়েছে। এখানে পর পর দুটি নাম্বারই সিলেক্ট করে Enter প্রেস করে আসব।

Purchase Ledger: Goods Purchase অটোমেটিকভাবে চলে আসবে শুধু Enter প্রেস করুন।

অনুরুপভাবে, Name of Item, Quantity, Rate, Amount চলে আসবে। শুধু Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত। আশা করি আপনারা Purchase Invoice ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

আমাদের সর্বশেষ যে ধাপটি তা হলো Payment ভাউচার। পন্য ক্রয়ের ফলে যে পাওনা তৈরী হয়েছে Payment ভাউচারের মাধ্যমে তা পরিশোধ করা।  যদিও এটি আমরা পূর্বে জেনেছি তবুও Purchase Process সম্পন্ন করার জন্য পুনরায় করার চেস্টা করব।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher-->Press F5 অথবা F5:Payment বাটনে ক্লিক করুন। Payment Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করব।


SALES PROCESS

Sales Process হলো একটি জটিল প্রক্রিয়া। সাধারনত ম্যানুফেকচারিং এবং বড় বড় ট্রেডিং কোম্পানী সমূহ এই প্রক্রিয়াটি অনুসরন করে থাকে। এই প্রক্রিয়াটি মেইন্টেইন করতে কয়েকটি ডিপার্টমেন্ট কাজ করে থাকে। যাই হোক এই প্রক্রিয়াটি ট্যালী সফটওয়্যারে কিভাবে বাস্তবায়ন করা হয়ে থাকে তা আমরা সংক্ষেপে জানার জানার চেষ্টা করব। আমরা একটি চক্র দেখতে পাচ্ছি।

এই চক্রটিতে পাঁচটি স্টেপ দেখা যাচ্ছে। Sales Order যেটি বিক্রেতা ক্রেতার নিকট পন্য বিক্রয়ের জন্য তৈরী করে থাকে। Delevery Note যার মাধ্যমে বিক্রেতা ক্রেতার নিকট পন্য সরবরাহ করে থাকে। Rejection In যার মাধ্যমে বিক্রেতা ত্রুটিযুক্ত পন্য ক্রেতার নিকট গ্রহন করে থাকে। Sales যার মাধ্যমে বিক্রেতা পন্য বিক্রয়ের বিল তৈরী করে থাকে। Receipt যার মাধ্যমে বিক্রেতা ক্রেতার নিকট হতে অর্থ গ্রহন করে থাকে। আমরা Sales এবং Receipt ভাউচারের ব্যবহার পূর্বে দেখেছি। Sales Order, Delivery Note এবং Rejection In ভাউচারের ব্যবহার দেখব। এগুলো সাধারনত Disable থাকে। এগুলোকে Enable করে নিতে হবে।

প্রশ্নঃ কিভাবে Sales Order, Delevery Note এবং Rejection In ভাউচার সমূহ Enable করা হয়।

Go to Gateway of Tally--> প্রেস F11 অথবা F11:Feature বাটনে ক্লিক করুন--> Inventory Features-->Inventory Feature স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

Sales Order-এর জন্য Allow Sales Order Processing? Yes করুন।

Delivery Note-জন্য Use Tracking Numbers (Delivery/Receipt Notes)? Yes করুন।

Rejection In-এর জন্য Use Rejection Inward/Outward Notes? Yes করুন।

আমরা আগে জেনেছি কিভাবে ভাউচারের নাম্বার অটোমেটিক থেকে ম্যানুয়াল করে নিতে হয়। এখন এই তিনটি ভাউচারের ভাউচার নাম্বার মেথডটি ম্যানুয়াল করে নিন।

Sales Process Management এর প্রথম স্টেপ হল Sales Order. Sales Order হল বিক্রেতা ও ক্রেতার মধ্যে একটি চুক্তিপত্র যেখানে একজন ক্রেতা একজন বিক্রেতাকে কিছু পন্য একটি নির্দিষ্ট মুল্যে নির্দিষ্ট সময়ে দেওয়ার জন্য বলে থাকে। Purchase Order শুধুমাত্র একটি ব্যবসায়ীক দলিল। এটির মাধ্যমে ইনভেন্টরির বা হিসাবের কোন পরিবর্তন হয় না। এক্ষেত্রে ক্রেতার সুবিধা হলো কোন অর্ডারের কতগুলো পন্য এসেছে, কতগুলো পন্য আসা বাকী রয়েছে এবং বাকী পন্য সমুহ কবে আসবে তা জানতে পারে। 

০৯-০৫-২০১৫ তারিখে DG Limited এর নিকট হইতে একটি Sale Order গ্রহন করলেন। যা নিম্নে দেয়া হল।

প্রশ্নঃ কিভাবে Sales Order ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Order Voucher-->Purchase Order Voucher দেখাবে অথবা প্রেস Alt+F5 অথবা F4:Sales Order বাটনে ক্লিক করুন Sales Order Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলব।

No. এখানে Sales Order No বসান। যার মাধ্যমে Sales Order-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পন্য বিক্রয়ের অর্ডার গ্রহন করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন অর্ডার সমূহকে তারিখ অনুসারে আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Customer বা ক্রেতার নাম যেমনঃ DG Limited সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

Buyer’s Details: এই অংশে পন্য গ্রহণকারীর নাম ও ঠিকানা অটোমেটিকভাবে চলে আসবে।

Order Details: এই অংশে পরিশোধ প্রকৃতি কিরূপ, কোন প্রতিনিধি রয়েছে কিনা এবং পন্য সরবরাহের শর্তাবলি উল্লেখ করা যায়।

Despatch Details: পন্যটি কিসের মাধ্যমে এবং কোথায় পৌছাতে হবে তা উল্লেখ করা যায়।

Sales Ledger: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Saless Ledger যেমনঃ Goods Sales সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Stock Item মিনু দেখাবে যদি না দেখা যায় তবে Space Bar চাপুন। সেখান থেকে Stock Item সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের Item Allocation সাব স্ক্রীন আসবে

Due On: পন্যটি কত তারিখে সরবরাহ করা হবে বা কত তারিখে পৌছাবে তা উল্লেখ থাকে। এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারন এই তারিখের মধ্যে পন্য না পৌছালে Over Due দেখাবে।

Quantity: কতটি আইটেম বিক্রয় করবেন তা উল্লেখ করুন। যেমনঃ 6 Pcs.

Rate: প্রতি Pcs এর দাম কত টাকা করে তা লিখুন। যেমনঃ 3,000.00 টাকা।

Amount: এখানে অটোমেটিকভাবে Quantity এবং Rate এর গুণফল চলে আসবে। Enter প্রেস করে পরবর্তী লাইনে যেতে হবে। আরো কোন আইটেম থাকলে পুনরায় পূর্বের নিয়ম অনুসরন করুন এবং সর্বশেষ Accept নির্দেশ আসলে Enter প্রেস করে Sales Invoice টিকে তালিকাভুক্ত করব। আশা করি Sales Order ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Ledger wise Sales Order Outstanding পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Sales Order Outstanding-->Ledger-->List of Ledger দেখাবে। DG Limited সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। DG Limited-এর Sales Order Outstanding দেখতে পাবেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে All Sales Order Outstanding পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Sales Order Outstanding-->All Orders-->All Sales Order Outstanding দেখতে পাবেন।

অনুরূপভাবে, Stock Group wise, Stock Item wise, Ledger Group wise  দেখতে পারেন।

Sales Order-এর পরের স্টেপ হল Delivery Note. বিক্রেতা যখন ক্রেতার নিকট হতে Sales Order গ্রহন করে থাকে তখন বিক্রেতা সেই অর্ডার অনুযায়ী পন্য সরবরাহ করে থাকে এই Delivery Note-এর মাধ্যমে। Delivery Note ইনপুট দেওয়ার ফলে পন্যের মজুত কমে যাবে। একই অর্ডারের পন্য বিক্রেতা এক বা একের অধিকবারেও সরবরাহ করতে পারে

প্রশ্নঃ কিভাবে Delivery Note ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally > Inventory Vouchers > প্রেস Alt+F8 অথবা F8:Dely Note বাটনে ক্লিক করুন Delivery Note Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

Delivery Note No. এখানে Delivery Note No বসান। এই Delivery Note No. টি Tracking Number হিসেবে ব্যবহার করা হয়। যার মাধ্যমে আমরা Material Delivery-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পন্য সরবরাহ করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য সরবরাহ আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Customer বা ক্রেতার নাম যেমনঃ DG Limited সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

উপরে লক্ষ্য করুন DG Limited এর দেয়া Sales Order No SON-00001 দেখাচ্ছে। সেটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। ঐ অর্ডারের সমস্থ পন্য অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। উপরের স্ক্রিনটি পাস করার পর যখন Name of Item ফিল্ড পাস করবেন তখন নিম্নের এই স্ক্রিনটি আসবে।

সতর্কতার সাথে Tracking No: -এর জায়গায় Delivery Note No. DNN-00001 টি নির্বাচন করে Enter প্রেস করুন। এখানে শুধু Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত। আশা করি আপনারা Delivery Note ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Sales Order Cleared রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Sales Order Outstanding-->All Orders-->All Sales Order Outstanding দেখতে পাবেন। Press F12 অথবা F12:Configure বাটনে ক্লিক করুন। Configuration স্ক্রীন দেখাবে। সেখানে Show Cleared Sales Orders? Yes করুন। Sales Order Cleared রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

Delivery Note এর পরের স্টেপ হলো Rejections In. তবে এটি প্রতিটি Delivery Note-এর পরে হবে এমনটি নয়। পন্য সরবরাহ করার পর অনেক সময় দেখা যায় কিছু পন্য ত্রুটি ধরা পড়ে। তখন ঐ পন্যগুলি ফেরত নেওয়া হয়। এই ফেরত নেওয়ার কাজটি শুধুমাত্র তখনই Rejection In ভাউচারের মাধ্যমে করা হয়ে থাকে।

ধরুন, DNN-00001 এই Delivery Note-এ তিনটি ASUS DVD Writer ত্রুটি পাওয়া গেছে। এ তিনটি পন্য এখন ফেরত এসেছে।   

প্রশ্নঃ কিভাবে Rejections In ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Ctrl+F6 অথবা F6:Rej In বাটনে ক্লিক করুন Rejections In Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

Rejections In No. এখানে আমরা আমাদের Rejections In Voucher No বসাবো । যার মাধ্যমে আমরা Rejection Material-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করতে পারি।

Date: যে তারিখে ত্রুটি পন্য ফেরত এসেছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য ফেরত আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করতে পারি।

Ledger Account: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে যে গ্রহনকারীর পন্য ফেরত এসেছে সেই Customer বা ক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন।

Name of Item: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে আইটেমের তালিকা দেখাবে। যে আইটেমটি ফেরত এসেছে সেটি সিলেক্ট করার সাথে সাথে নিম্নের স্ক্রিনটি দেখাবে।

এই স্ক্রীন হতে যেই Delivery Note-এর পন্যটি ফেরত এসেছে সেই Delivery Note no. বা Tracking Number দেখাবে। সেখান থেকে উক্ত নাম্বারটি সিলেক্ট করুন। তাহলে পণ্যের Rate অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। আপনারা Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত।

আশা করি আপনারা Rejections In ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, DG Limited-এর নিকট 30টি ASUS DVD Writer সরবরাহ করা হয়েছিল। তার মধ্যে ৩টি ফেরত এসেছে। এখন Sales Order Outstanding দেখলে শুধুমাত্র এ তিনটি পণ্যই দেখাবে। আসুন পুনরায় দেখি......

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Sales Order Outstanding-->All Orders-->All Sales Order Outstanding দেখতে পাবেন।

এই রিপোর্টটিতে দেখা যাচ্ছে অর্ডারের পরিমান ছিল 30টি। এখন বাকী আছে 3টি।

যখন ত্রুটি পন্যগুলো সরবরাহকারীর নিকট ফেরত ফেরত আসে তখন বিক্রেতাকে পুনরায় ভালো পন্য Delivery Note এর মাধ্যমে সরবরাহ করতে হয়।

প্রশ্নঃ কিভাবে Re-Delivery Note ট্যালীতে Input দেয়া হয়?

Go to Gateway of Tally-->Inventory Vouchers-->প্রেস Alt+F8 অথবা F8:Dely Note বাটনে ক্লিক করুন Delivery Note Voucher দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালভাবে পড়ে ধাপে ধাপে অনুসরন করে চলুন।

Delivery Note No. এখানে নতুন Delivery Note No বসাবেন। যার মাধ্যমে আমরা Material Delivery-এর রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পুনরায় পন্য সরবরাহ করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখব। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের পন্য সরবরাহ আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Customer বা ক্রেতার নাম সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

DG Limited গ্রহনকারীকে দেয়া Sales Order No দেখাচ্ছে। সেটিকে সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। ঐ অর্ডারের শুধুমাত্র যে কয়েকটি পন্য বাকী আছে তাই অটোমেটিকভাবে চলে আসবে। Name of Item ফিল্ড পাস করবেন তখন নিম্নের এই স্ক্রিনটি আসবে।

সতর্কতার সাথে Tracking No: -এর জায়গায় দ্বিতীয় Delivery Note No. টি নির্বাচন করবেন এর পর Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত। আশা করি আপনারা Re-Delivery ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

প্রশ্নঃ কিভাবে Sales Bill Pending রিপোর্ট পাওয়া যায়?

Go to Gateway of Tally-->Display-->Statements of Inventory-->Sales Bill Pending-->Sales Bill Pending রিপোর্ট দেখতে পাবেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, আমাদের এবারের যে ধাপটি তা হলো Sales Bill বা Sales Invoice বা Sales Journal রেকর্ড করা বা এন্ট্রি করা। যদিও এটি আমরা পূর্বে জেনেছি তবুও Sales Process সম্পন্ন করার জন্য পুনরায় করার চেস্টা করব।

Go to Gateway of tally-->Accounting Voucher-->Press F8 অথবা F8:Sales বাটনে ক্লিক করুন। Sales Invoice দেখাবে। এখানে প্রতিটি অপশন ভালোভাবে পড়ে পুরন করার চেষ্টা করুন।

Sales No. এখানে Sales No বসান। যার মাধ্যমে Sales রেকর্ড সমুহ আলাদা আলাদা খুঁজে বের করা যায়।

Date: যে তারিখে পন্য বিক্রয় করা হচ্ছে সে তারিখ এখানে লিখুন। যার মাধ্যমে বিভিন্ন তারিখের বিক্রয় বিল সমূহকে আলাদা আলাদা করে খুঁজে বের করা যায়।

Party’s A/c Name: এখানে কারসার আসার সাথে সাথে List of Ledger মিনু দেখাবে। সেখান থেকে Customer বা ক্রেতার নাম DG Limited সিলেক্ট করে Enter প্রেস করুন। নিম্নের স্ক্রীন দেখাবে।

উপরের স্ক্রীনে দুটি Delivery Note No. বা Tracking No. দেখাচ্ছে। যেহেতু দুইবার পন্য সরবরাহ করা হয়েছে। এখানে পর পর দুটি নাম্বারই সিলেক্ট করে Enter প্রেস করে আসব।

Sales Ledger: Goods Sales অটোমেটিকভাবে চলে আসবে শুধু Enter প্রেস করুন।

অনুরুপভাবে, Name of Item, Quantity, Rate, Amount চলে আসবে। শুধু Enter প্রেস করে চলে আসুন Accept পর্যন্ত। আশা করি আপনারা Sales Invoice ট্যালীতে ইনপুট দেওয়া বুঝতে পেরেছেন।

প্রিয় শিক্ষার্থী, আমাদের সর্বশেষ যে ধাপটি তা হলো Receipt ভাউচার। পন্য বিক্রয়ের ফলে যে দেনা তৈরী হয়েছে Receipt ভাউচারের মাধ্যমে তা গ্রহন করা।  যদিও এটি আমরা পূর্বে জেনেছি তবুও Sales Process সম্পন্ন করার জন্য পুনরায় করার চেস্টা করব।

Go to Gateway of Tally-->Accounting Voucher--> Press F6 অথবা F6:Receipt বাটনে ক্লিক করুন। Receipt Voucher দেখতে পাবেন। নিম্নের মত করে পুরন করব।


TTL
add1
add1